Es ist kein Geheimnis: Unsere Arbeitsplätze werden immer intelligenter. Mobil-Technologien, Touchscreens, kabellose Sensoren, Beacons (speziell BLE Sender) und Big Data Analysen revolutionieren die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit Bürogebäuden interagieren und ihre täglichen Aufgaben erledigen.

Der Impuls für diese Veränderungen geht vom Internet der Dinge (IoT) aus. Durch die Schaffung einer viel stärker vernetzten Welt bietet es jede Menge Potenzial für die Planung intelligenter Arbeitsplätze. Es hat jedoch auch seine Herausforderungen und keine Implementierung gleicht der anderen. Eine schlechte Vorbereitung und Umsetzung kann daher zu suboptimalen Ergebnissen oder sogar einer Ablehnung durch die Anwender führen.

Hier sind 8 Schritte, die Sie ergreifen können, um eine erfolgreiche Implementierung einer IoT-fähigen Reservierungssoftware zu gewährleisten.

1. Fokus auf Wert/Mehrwert

Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen: Identifizieren Sie Problembereiche am Arbeitsplatz, legen Sie die Ziele fest und setzen Sie Prioritäten bei den Verbesserungen. Achten Sie darauf, Ihren Ansatz an der Arbeitsplatzstrategie und der HR-Abteilung auszurichten. Achten Sie vor allem darauf, dass alle Projektentscheidungen für das Unternehmen einen echten Mehrwert darstellen.

Nach unserer Erfahrung ist eine Erstellung eines Plans vom Projektbeginn bis zur effektiven Nutzung, um alle Projektentscheidungen mit den Zielen und Kennzahlen (KPIs) des Unternehmens zu verknüpfen, sinnvoll. Damit ist zunächst einmal sichergestellt, dass alle Ziele gut definiert, verstanden und kommuniziert sind. Das stärkt auch den Projektschwerpunkt und erleichtert es, schnelle Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, falls erforderlich.

2. Holen Sie sich einen klaren Überblick über Ihr Portfolio

Skizzieren Sie Ihren Arbeitsbereich. Es ist wichtig, sich ein klares Bild der Räume, Raumarten, ihrer Nutzung, der Zahl der Stühle, der Ausstattung mit Geräten und der angebotenen Dienstleistungen zu machen. Mobile Tools können Sie dabei unterstützen, Räume und Geräte zu inventarisieren. Sie sollten auch die Unternehmensvorschriften und Geschäftsprozesse, die derzeit an verschiedenen Standorten gelten, identifizieren und beurteilen. Darüber hinaus müssen Sie ermitteln, welche Buchungsschnittstellen und -verfahren bereits benutzt werden und von wem (selbst verwaltet, Sekretärinnen von Führungskräften, etc.). Letztendlich sollten Sie sich auch die Finanzdaten ansehen (Kostenzuordnung).

3. Legen Sie fest, was Sie wissen müssen, um Verbesserungen voran zu treiben

Identifizieren Sie die Szenarien, die Sie mit einer sensorbasierten Lösung ermöglichen möchten. Beispielsweise könnten Sie mit Blick auf die Raumbelegung messen:

  • Ob ein Raum besetzt ist oder nicht
  • Wie viele Leute in einem Raum sind
  • Welche Stühle besetzt sind
  • Wer wo sitzt

Dies sind vier verschiedene Situationen mit entsprechenden Auswirkungen auf Hardware-Entscheidungen und Kosten. Während das erste Szenario noch mit einem einzelnen Raumfühler umgesetzt werden kann, erfordert das letzte Szenario die Installation und Konfiguration von Beacons, um die Positionierung der Personen im Raum in Echtzeit zu visualisieren. Die Positionsbestimmung in Gebäuden kann bei einer Evakuierung außerordentlich nützlich sein. Oder aber auch dafür, ein Team-Mitglied in einer Büroumgebung mit freier Sitzplatzwahl schnell zu finden. Sie kann aber auch Bedenken bezüglich der Privatsphäre hervorrufen. Mit anderen Worten: Technologieentscheidungen und Nutzungsmodalitäten sollten auch auf die Arbeitsplatz- und Personalpolitik und -bestimmungen hin überprüft werden.

Sobald Sie diese abgedeckt haben, können Sie damit beginnen, Ihre IoT-Lösung und Ausgabegeräte (Mobil, Web, Besprechungsraum-Displays, Kioske, Chatbots usw.) zu definieren.

4. Plan für die Integration

Integration steigert den Nutzen, errichten Sie daher keine isolierten IoT-Netzwerke. Sie sollten von Ihrem Lieferanten erwarten, dass er Sie bezüglich der Maximierung der bestehenden Systeme und der Nutzung der bereits vorhandenen Daten berät. Wenn Ihr Gebäude ein BMS hat, können Sie es in Ihre IoT-Plattform integrieren, um mehr und aussagekräftigere Daten zu erhalten. Sie können die Benutzerfreundlichkeit auch verbessern, indem Sie ein integriertes Besucher- und Reservierungsmanagement einsetzen. Noch besser wäre der Einsatz eines umfassenden IWMS-Systems, das von Grund auf entwickelt wurde, um genau diese Art von Integration anzubieten.

5. Treffen Sie Entscheidungen zur Hardware und führen Sie die physische Installation durch

IoT-Lösungen für Besprechungsräume integrieren in der Regel eine Vielzahl an Geräten und Technologien und beinhalten eine Backend-Infrastruktur sowie eine Datenanalytik. Lassen Sie sich von einem Partner beraten, der mit dem sich entwickelnden IoT-Ökosystem vertraut ist, über solide Software-Kompetenz verfügt und die Dynamik eines modernen Arbeitsplatzes versteht. Der Partner muss in der Lage sein, Sie bei der Auswahl der richtigen Anzahl und Typen von Sensoren für Ihre Zwecke zu beraten und wie Sie sie am besten an Ihren Standorten installieren. Wussten Sie, dass einige Büromöbel bereits mit vormontierten Sensoren geliefert werden?

Um Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung zu erhöhen, verwenden Sie eine skalierbare, Ende-zu-Ende Lösung. Benutzen Sie standardisierte Geräte, die eine einheitliche Benutzeroberfläche und Bedienung für alle Touchpoints bieten.

6. Setzen Sie das Reporting auf

Richten Sie das Reporting ein, um die Entscheidungsträger mit Daten zu versorgen. Dies reicht vom operativen Reporting bis hin zu High-Level-Dashboards für CFOs und andere Mitglieder der Geschäftsleitung. Sie können ein Standard-Reporting benutzen, um die wesentlichen Arbeitsplatzparameter (bspw. Raumbelegung, Umgebungsbedingungen, Benutzerzufriedenheit) im Auge zu behalten. Wenn die Ergebnisse von den Erwartungen abweichen, analysieren Sie die zugrunde liegenden Ursachen und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor. Standard-Software sollte Ihnen auch die Flexibilität geben, schnell maßgeschneiderte Berichte, die auf Ihre Geschäftsumgebung und Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, zu erstellen.

IoT-fähige Reservierungssoftware - bietet Erkenntnisse, um Arbeitsplatz-Dienstleistungen effektiver erbringen zu können

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7. Bereiten Sie das Unternehmen auf die Einführung vor

Planen Sie für den Roll-Out und kommunizieren Sie deutlich die Vorteile der Implementation für das Unternehmen und die Endanwender. Kommunizieren Sie an alle, warum Sie das Projekt durchführen, bevor Sie es den Benutzern zur Verfügung stellen. Überwachen Sie die Zufriedenheit der Anwender und organisieren Sie Feedbackgespräche nach dem Go-Live. Machen Sie es den Anwender leicht, Bedenken zu äußern und Fragen zu stellen.

Eine gute Lösung für Reservierungen hat eine intuitive Benutzeroberfläche und erfordert sehr wenig Schulungen für die Endnutzer. Key-User, wie bspw. Assistenten der Geschäftsleitung (Vorrangige Anwender des E-Mail-Clients) können mit eLearning unterstützt werden. Für Admins, die die Stammdaten verwalten und das System konfigurieren, sollte ein umfangreicheres Training angeboten werden, in der Regel eine Kombination aus Schulung im Schulungsraum und eLearning.

8. Kontinuierliche Verbesserung

Eine Sensor-basierte Arbeitsplatzplanung ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall her freie Plätze zu sehen und zu buchen. Für die Endanwender bietet das einen sofort nutzbaren Vorteil. Allerdings sollten die längerfristigen Vorteile nicht übersehen werden. Eine Analyse-Plattform, die die im Laufe der Zeit anfallenden Daten aggregiert, ermöglicht eine Datenauswertung und Mustererkennung, die über die erwarteten Ergebnisse hinausgeht. Sie erlaubt sogar Verbesserungen durch maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz.

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