Die Nachverfolgung von Assets spielt eine wichtige Rolle dabei, die höchste Rendite auf die Investition des Unternehmens in Gebäude und Anlagen zu erzielen. Der erste Schritt im Umgang mit materiellen Werten besteht darin, ein zentrales Verzeichnis aller Assets, die Wartungen erfordern, aufzubauen.

Nachverfolgung von Assets: Ein zentrales Repository bietet eine einheitliche Sicht auf alle Vermögenswerte

Es ist wichtig, gut strukturierte Asset-Daten an einem Ort zu haben. Das bietet Ihnen eine einheitliche Sicht auf alle Ihre Assets. Es bietet Ihnen auch verwandte Informationen, wie die Wartungshistorie und Inspektionen, Compliance-Anforderungen, derzeitiger Zustand, Standort und Kosten.

Baumstruktur des Inventars

Der beste Weg Ihre Assets zu strukturieren, ist der Aufbau einer doppelten Baumstruktur, um Ihre installierte Basis zuzuordnen. Eine solche Struktur stellt eine Hierarchie dar und zeigt die Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen.

Zuerst kommt die Struktur nach Standort: Mit dieser Struktur können Sie sich von geografischen Regionen zu Standorten, zu Gebäuden, zu Stockwerken, zu Räumen etc. bewegen.

Als zweites kommt die Anlagenstruktur die alle Vermögenswerte eines Gebäudes umfasst, wie HLK, Elektroinstallation, das Gebäude selbst und den Brandschutz. Diese können dann in weitere untergeordnete Systeme aufgebrochen werden. Den Bereich HLK können Sie bspw. in Segmente wie Klimageräte, Heizungsanlagen und Kühlaggregate aufteilen. Jede einzelne Anlage kann in weitere Sub-Elemente aufgeteilt werden. In einem Klimagerät können wir bspw. die Filteranlage, den Ventilator, den Luftbefeuchter, die Kühlschlange, die Heizschlange etc. unterscheiden. Auf jeder Ebene sollte es möglich sein, eine Stückliste, die die wichtigsten Ersatzteile enthält, mit dem entsprechenden Gerät zu verknüpfen. Dies hilft Technikern dabei schnell die Teile, die sie benötigen, abzurufen.

Die Baumstruktur für die Anlagen und die Baumstruktur für die Standorte sind unterschiedlich. Idealerweise werden sie nicht zusammengeführt, sondern miteinander verknüpft. Jedes Asset kann dann flexibel mit einem Standort verknüpft werden. So ist es möglich, Anlagen von einem Standort zu einem anderen zu verlegen, ohne die Anlage umzubenennen und somit ihre Wartungshistorie zu verlieren.

Anlageninventar: Detailgenauigkeit

Wie detailliert sollte eine Baumstruktur sein?

Als Faustregel versuchen Sie es, den Detaillierungsgrad zu begrenzen. Je mehr Details Sie in Ihrer Struktur haben, umso länger und aufwändiger ist es, diese aktuell zu halten und Ihre Assets zum Zweck der Nachverfolgung zu beschriften.

Die Hinzufügung einer Detaillierungsstufe ist gerechtfertigt, wenn es für die Compliance erforderlich ist. Ein weiterer Grund könnte sein, dass Sie die Instandhaltungshistorie oder die Kosten verfolgen möchten. Als Beispiel: Sie möchten die Kosten für alle Luftbefeuchtungssysteme in Ihrem Gebäude kennen.

Kategorisierung der Assets

Um die Identifizierung von Assets zu vereinfachen, benutzen Sie eine Standard-Systematik, bspw. OmniClass oder Uniformat, welche die technischen Anlagen und Komponenten kategorisieren.

Das Auffinden und der Umgang mit Assets über CAD und BIM

Ein IPS-System kann Ihnen dabei helfen, mittels CAD- und BIM-Systemen als Quellen ein Asset-Verzeichnis anzulegen. Außerdem ermöglicht es Ihnen, Räume und Anlagen auf Grundrissen oder in einem 3D-BIM Modell zu suchen und zu visualisieren. Sie können nach Assets nach Kategorie oder anderen Kriterien suchen. Und Sie können die Ergebnisse visualisieren, indem Sie sie auf Grundrissen oder sogar in einem 3D Modell highlighten.

Dabei bietet die Software eine räumliche Orientierung für Wartungsarbeiten oder den Austausch von Assets. Nehmen wir einmal an, dass ein Hersteller ein bestimmtes Element zurückruft, dann ermöglicht die Software es Ihnen, alle diese Elemente in Ihrer Umgebung zu finden.

Ein IPS-System, wie myMCS, importiert Layouts/Geometrien aus CAD und BIM Systemen und speichert alle räumlichen Informationen als intelligente Datenbank-Objekte. Wenn die Daten auf den Grundrissen/3D Modellen verändert werden, werden die Änderungen sofort in der Datenbank widergespiegelt. Durch eine enge Integration im BIM (eingebettetes BIM), können Sie Ihre Assets jederzeit schnell suchen und visualisieren.

Nachverfolgung und Management von Assets

Zum Zweck der Nachverfolgung sollten Sie jedes Asset in Ihrem Inventar mit einem Etikett kennzeichnen. Ziehen Sie QR-Codes oder Barcodes in Betracht: Diese Codes können bei jeder Aktivität mit einer App sehr einfach gescannt werden. Ein Techniker scannt den Code, wenn er mit einem Eingriff beginnt. Der damit verbundene Arbeitsauftrag wird dann automatisch mit dem Asset auf dem richtigen Level verknüpft. Alle Aktivitäten werden automatisch in Arbeitsaufträge eingetragen und mit der entsprechenden Anlage verknüpft. Dies ermöglicht dem Manager volle Kontrolle sowohl über die Kosten, als auch über die technische Historie.

Tracking und Management von Assets

Das Tracking von Assets legt den Grundstein für das Wartungs- und Immobilienmanagement

Ein IPS-System kann Ihnen dabei helfen zu inventarisieren und Assets nachzuverfolgen. Möchten Sie mehr erfahren oder brauchen Sie eine Anleitung für Best Practices? Kontaktieren Sie Ihr MCS Solutions Team.