Traditionell war die Personalabteilung in den meisten Unternehmen hauptsächlich auf die Personalverwaltung, die Einstellung von Mitarbeitern, deren Schulung und auf Gehälter und Sozialleistungen fokussiert. Erfahrungen am Arbeitsplatz und Zusammenarbeit standen nie im Vordergrund. Aber das ändert sich. Immer mehr Experten auf dem Bereich HR beteiligen sich an Entscheidungen über die physische und digitale Arbeitsumgebung.

Die wichtigsten Treiber dieser Entwicklung sind:

  • Der Kampf um Talente – Unternehmen finden es immer schwieriger, Fachkräfte mit stark nachgefragten Fähigkeiten zu rekrutieren. Daher wird ein attraktiver Arbeitsplatz zu einem wichtigen Aktivposten, um die richtigen Talente anzuziehen, zu halten und zu binden.
  • Die sich wandelnde Natur der Arbeit – das Wachstum einer Wirtschaft auf Basis von temporären Kurzzeit-Jobs (auftragsbezogene Beschäftigung) erfordert mehr projektbezogene Zusammenarbeit von lose miteinander verbundenen Personen. Dadurch findet die Arbeit in einem dynamischen Ökosystem statt, das über die Grenzen einer juristischen Person hinausgeht.
  • Die sich wandelnden Erwartungen der Arbeitnehmer – die Fähigkeit von online arbeitenden Fachkräften, von überall her zu arbeiten, verändert die Funktion des Büros. Es wird vor allem zu einem Ort der Begegnung, der Zusammenarbeit und um Kontakte zu knüpfen. Die Menschen suchen nach einem komfortablen und anregenden Arbeitsumfeld mit guten Annehmlichkeiten, wie es von der wachsenden Zahl von Coworking Spaces angeboten wird.

Wer führt den Wandel in der neuen Ära des Arbeitsplatzmanagements an?

Die Idee vom Facility Manager als führend bei Arbeitsplatzthemen hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt. Aber wir sehen auch, dass das Personalwesen Interesse zeigt, sowie sie sich stärker auf die Erfahrungen am Arbeitsplatz konzentrieren. In einer kürzlich durchgeführten Studie Personalwesen in Zukunft mehr Verantwortung für das physische Büro tragen wird.

Beide Bereiche (FM & HR) können zusammenarbeiten, indem sie jeweils ihre eigene Perspektive einbringen und die neuesten Technologien nutzen, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Menschen erfolgreich sein und ihren Beitrag leisten können.

Die Produktivität am Arbeitsplatz ist niedrig… und die Arbeitgeber unterschätzen die Rolle des physischen Umfelds

Die Gallup State of the Global Workplace Studie 2017 macht deutlich, dass Unternehmen nicht schnell genug mit den neuen Anforderungen Schritt halten. Veränderungen sind erforderlich, weil zu viele Menschen nicht in der Lage sind, so zu arbeiten, wie sie es möchten. Daher fühlen sie sich nicht wirklich produktiv. Forschungen durch Leesman zeigen auch, dass viele Arbeitgeber die Auswirkungen des physischen Arbeitsplatzes auf die Produktivität stark unterschätzen.

Die durchschnittliche Person verbringt rund 90.000 Stunden ihres Lebens bei der Arbeit, wird aber durch die physische Umgebung eingeschränkt. In diesem Sinne, wie können Sie Ihren Mitarbeitern eine bessere Arbeitsplatzerfahrung bieten? Der Schlüssel liegt darin, zu verstehen, was die Menschen für ihre Arbeit brauchen und wie der Arbeitsplatz ihre Tätigkeit unterstützt oder behindert. Innovative, IoT-bezogene Technologien machen es heute möglich, die Treiber der Arbeitsplatzerfahrung zu erfassen und positiv zu beeinflussen.

Treiber der Arbeitsplatzerfahrung

Treiber der Arbeitsplatzerfahrung

Werfen wir doch einmal einen genaueren Blick auf 4 Schlüsselfaktoren für die Erfahrung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz:

1. Komfort

Zahlreiche Studien haben den Zusammenhang zwischen körperlichem Komfort am Arbeitsplatz und Produktivität belegt. Komfort ist kein Motivationsfaktor, sondern ein Hygienefaktor. So wie in Maslows Hierarchie der Bedürfnisse, in der die Grundbedürfnisse (Nahrung, Unterkunft, Sicherheit) befriedigt werden müssen, bevor den übergeordneten Bedürfnissen Aufmerksamkeit geschenkt wird. Das bedeutet, dass die Überwachung und Behandlung von Fragen des Komforts am Arbeitsplatz – wie Luftqualität, Lärm und Temperatur – daher einen unmittelbaren und signifikanten positiven Einfluss auf die Produktivität haben kann.

2. Bequemlichkeit

Büros mit festen Räumen und abgeschotteten Arbeitsplätzen werden durch fließendere Büro-Layouts ersetzt, die die Zusammenarbeit fördern. Um das Beste daraus zu machen, benötigen die Mitarbeiter intelligente Unterstützung durch verschiedene Touchpoints (Web, Smartphone, Kiosk, Buttons, Chatbot). Das macht es einfach, Teammitglieder zu finden, einen freien Platz zu buchen, Dienstleistungen anzufordern oder sofortiges Feedback zu geben. Die Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass das Facility Management proaktiv die Bedürfnisse ahnen oder sogar vorhersagen kann.

Touchpoints zur Verbesserung der Arbeitsplatzerfahrung

Touchscreen-Schnittstellen zur Verbesserung der Arbeitsplatzerfahrung

3. Produktivität

Laut einer aktuellen Umfrage verbringen 4 von 10 Büroangestellten bis zu 60 Minuten pro Woche damit, nach Kollegen und nach freien Schreibtischen oder Konferenzräumen zu suchen, die ihren Bedürfnissen oder persönlichen Vorlieben entsprechen.

Indem wir die Raumbuchungen mit der tatsächlichen Belegung korrelieren, können wir „no-shows“ erkennen und den Raum zur Verfügung stellen, um diese Verschwendung von Raum und Zeit zu vermeiden. Intelligente Arbeitsplatztechnologie kann dabei helfen, indem sie Echtzeitdaten von Präsenzsensoren auf interaktiven Etagenplänen anzeigt. Die Mitarbeiter sehen dann freie Plätze in der Nähe sofort auf ihrem Smartphone (oder einem Touchscreen-Kiosk in einem stark frequentierten Bereich).

4. Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der eigentliche Grund, warum Menschen heutzutage ins Büro kommen. Dies ist auch der Hauptgrund dafür, dass sich die Personalabteilung zunehmend um die Gestaltung von Arbeitsplätzen kümmert. Die Überwachung der Flächennutzung und der Tätigkeiten legt den Grundstein für eine effektivere Raumaufteilung, eine verbesserte zukünftige Belegungsplanung und intelligentes Arbeiten.

Der zukünftige Arbeitsplatz und HR

Immer mehr Unternehmen kämpfen mit den Herausforderungen des Fachkräftemangels. Um die besten Fachkräften anzuziehen und zu gewinnen, wird eine flexible und befähigende Arbeitsplatzerfahrung zu einem wichtigen Pluspunkt. Ein führendes Dienstleistungsunternehmen beispielsweise sieht in der Arbeitswelt eine Möglichkeit, die durchschnittliche Mitarbeiterbindung um 20 % zu erhöhen.

In den meisten Unternehmen ist „Workplace Leader“ keine dedizierte Rolle. Die Verantwortlichkeiten für den Arbeitsplatz sind auf verschiedene Abteilungen wie FM, Immobilienmanagement und IT verteilt. Aber auch Personalverantwortliche richten ihr Augenmerk zunehmend auf Arbeitsplatzgestaltung und -erfahrung.

MCS Solutions ist ein Technologie- und Beratungsunternehmen, das im Bereich der Arbeitsplatzoptimierung tätig ist. Wenn Sie mehr erfahren möchten kontaktieren Sie uns bitte.