Was erwartet ein Dienstleister im Facility Management von einem CAFM-Lösung? Heutzutage muss es eine Lösung sein – nicht einfach nur ein Softwarepaket. Der Dienstleister ist oft auf der Suche nach einer breiten Palette von Dienstleistungen, die er verwalten oder mit denen er sein Angebot erweitern kann. Dies kann mit seinen Kerndienstleistungen im Bereich Facility Management anfangen und sich bis hin zu Arbeitsplatzlösungen, Immobilienmanagement und anderen damit verbundenen Dienstleistungen für Unternehmen erstrecken.

Drei Bereiche haben sich als wichtig für eine umfassende CAFM-Lösung herausgestellt:

  • Immobilienmanagement
  • Arbeitsplatzmanagement
  • Facility Management

Aber das allein macht eine CAFM-Lösung nicht einzigartig. Für den Kunden liegt aber der entscheidende Vorteil der besten Softwarelösungen nicht nur in der Software selbst, sondern auch in den Menschen, die dahinter stehen. Hauseigene FM-Berater und Experten für die Software (Projektingenieure) zu haben, ist ein entscheidender Vorteil für einen Anbieter von CAFM-Software. Ein Vorteil, der es ihm ermöglicht, die Unterstützung und Beratung zu bieten, die der Kunde sucht.

Fachspezialisten sind oft unverzichtbare „Dolmetscher“ zwischen der Welt der Software und der der Dienstleister. Der Dienstleister kennt seine Leistungen, ob es sich dabei um alle Facility Management Leistungen oder um einige wenige Spezialdienstleistungen handelt, ob es sich um Immobilienmanagement oder Arbeitsplatz Change Management handelt. Aber das Dienstleistungsunternehmen kennt die Softwarewelt nicht unbedingt so gut wie diese Hybrid-Experten. Dies stellt einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil für einen Anbieter von CAFM Lösungen dar.

Wer behauptet, dass es sich um „Best Practices“ handelt?

Produktmanager, Projektingenieure und Berater können den Ablauf der Implementierung und das laufende Management der CAFM-Lösung bereichern. Anstatt nur innerhalb eines Unternehmens zu arbeiten, arbeiten sie kundenübergreifend und mit externen Fach- und Normungsgremien zusammen. Viele haben, basierend auf langjähriger Erfahrung im Bereich der Service Provider und unter Bezugnahme auf ISO-Normen und lokale Standards, einige dieser Best Practices entwickelt. So kann man sich darauf verlassen, dass sie darauf achten, dass die Software-Lösung immer auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Zum einen kann die Software mit den gesetzlichen Normen und anerkannten Standards für jedes Land vorkonfiguriert werden. Für multinationale Dienstleister kann dies eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bedeuten. Später in der Implementierung geht es auch um die Optimierung der effizientesten und effektivsten Prozesse, die der erfahrene Dienstleister auf den Kundentyp des Endkunden und dessen Unternehmen zuschneiden kann.

Die Berater führen auch ein regelmäßiges Benchmarking durch, um sicherzustellen, dass die Best Practices immer dann aktualisiert werden, wenn neue und bessere entwickelt wurden. Routinemäßig tauschen Sie sich mit den Produktmanagern über Best Practices aus. Infolgedessen fließen diese Best Practices in die Software ein.

Wie beschleunigt die Beratungsfunktion die Implementierung?

Mit einer internen Beratungsabteilung kann ein Anbieter einen Smart Start durchführen, indem er Best Practices implementiert, die in den Setup der Software integriert sind. Ermöglicht wird dies vor allem durch das Fachwissen und die langjährige Erfahrung der Berater.

Es kann eine Vorlage zur Verfügung gestellt werden, die den Kunden bei der Erstellung eines Proof of Concept hilft. Das geht schnell und einfach. Und im Rahmen dieses Proof of Concept kann der Softwareanbieter einen begrenzten Umfang mit eingebetteten Best Practices anbieten. Dies ist der bevorzugte Weg, wenn es um die Dinge geht, die verwendet werden, die auf Erfahrungen und Normen beruhen. Der Kunde kann dann feststellen, ob dieses Konzept für ihn funktioniert.

Kunden benötigen keine großen Erfahrungen in der IT, das System ist vorkonfiguriert. Sie können es benutzen und es funktioniert für alle Dienstleistungsbereiche. Später, wenn der Kunde eine besser maßgeschneiderte Konfiguration benötigt, kann diese ergänzt werden….aber am Anfang stehen die Basisdienste.

Smart Start mit einer CAFM-Lösung

Schnell loslegen, dann nach Bedarf ausbauen

Die meisten Softwareanbieter können nicht schnell, heute, loslegen. Aufgrund von Anpassungen kommt es immer zu Verzögerungen. Aber mit den meisten modernen CAFM-Lösungen können Kunden fast sofort mit einer schrittweisen Roll-out-Strategie beginnen, die mit einem begrenzten Umfang (Gebäude, Assets, Vorlagen) beginnt.

Es bietet Vorteile, die vorkonfigurierte Software nicht zu sehr zu verändern. Mit einem „Smart Start“ kann der Kunde sehr schnell produktiv gehen und sicherstellen, dass die Reporting-Tools das liefern, was er will. Der Kunde kann dann später einige Anpassungen hinzufügen, aber oft wird es gar nicht als notwendig erachtet.

CAFM-Lösungsanbieter benötigen einen flexiblen Ansatz, um den Erfahrungen des Kunden zu entsprechen

Mit der neuesten konfigurierbaren Software muss der Kunde die Software nicht mehr „programmieren“. Es ist möglich, jede Menge Anpassungen auf der Grundlage von Kundenanforderungen durchzuführen. Dies kann durch Projektingenieure des Software-Lösungsanbieters erfolgen. Oder, wenn der Kunde technisch fortgeschrittener ist, können es seine eigenen Leute tun. Diese sehr flexible Lösung ist unerlässlich.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die meisten Leute, die vor Ort sind, nicht über das nötige Fachwissen verfügen, um die entsprechenden Anpassungen selbst durchzuführen. In diesen Fällen kann es schwierig sein, die Anpassungen durchzuführen – daher ist der Support des Lieferanten sehr wertvoll.

Einige Kunden, die von anderen Softwareanbietern wechseln, haben möglicherweise mehr Erfahrung mit Anpassungen und wünschen sich bestimmte Funktionen. Diese brauchen vielleicht weniger Hilfe. Nach Schulungen können sie Anpassungen selbst vornehmen.

Kunden brauchen Hilfe, um nicht zu viel Geld für die Anpassung auszugeben

Bei einem „Smart Start“ wird die Anfangskonfiguration bewusst beschränkt. Aus Sicht des Budget wird sie auf Wochen und nicht auf Monate beschränkt. In dieser kurzen Zeit vor Ort kann das Team ein funktionierendes CAFM-System mit Reporting innerhalb des definierten Rahmens liefern.

Ohne „Smart Start“ beginnen die meisten Softwareanbieter mit einem Konfigurationsbedarf von mindestens 20 Arbeitstagen. All das ist gegenüber dem Kunden abrechenbare Zeit, so dass sich durch den vorkonfigurierten Ansatz große Einsparungen ergeben.

Die einzigen Daten, die vom Kunden benötigt werden, werden in Excel-Dateien gesammelt und durch ein Tool für den schnellen Import (bspw. den MCS Data Enhancer) geleitet. Damit ist für den Kunden möglich, sofort mit dem System zu arbeiten.

Das Implementierungsteam wird daher keine großen Mengen an Datenobjekten importieren. Vielmehr geht es darum, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, so schnell wie möglich mit der Software zu arbeiten und schnell Ergebnisse zu sehen. Das System mag an dieser Stelle noch nicht in vollem Umfang zur Verfügung stehen, aber der Kunde kann einiges an Funktionalität schnell erhalten. Das bedeutet, dass die Arbeit früher organisiert werden kann und Verbesserungen schneller erfolgen, als dies bei einer langwierigen Implementierungsphase der Fall wäre.

Es hat sich gezeigt, dass ohne diese standardmäßige Vorkonfiguration von Best Practices, viele Kunden großen Mengen an Datenobjekten importieren wollen, die später gar nicht effektiv genutzt werden. Das ist für den Kunden Zeit- und Geldverschwendung.

Integration von Sensordaten

Sensoren sind ein wachsender Teil dessen, was eine CAFM-Lösung leistet. Anders ausgedrückt, es gibt ein integriertes System, das Daten vom Sensor überträgt, um Arbeitsaufträge (oder „Tickets“) zu erstellen. Die Daten fließen in ein zentrales Repository, wo sie einen Arbeitsauftrag auslösen (oder auch nicht).

Der „Smart Start“ kann diese Tools implementieren und verbinden, bspw. inklusive:

  • Komfort
  • Belegung
  • Dienstleistungen

Für Belegung und Komfort basiert der Service auf Sensoren, die Echtzeitdaten an eine Analyseplattform liefern.

Im Servicebereich können die Sensordaten in ein Ticket umgewandelt werden, das dann verlasst, dass eine Person vor Ort eine Dienstleistung erbringt oder eine Maßnahme durchführt. So kann bspw. eine Drucktaste (Sensor) den Auftrag für die Lieferung von Kaffee an das Catering-Team veranlassen. Über eine entsprechende Codierung im Sensor ist bekannt, wo sich dieser Sensor befindet und der Arbeitsauftrag führt den Mitarbeiter in den richtigen Raum. Ein anderes Beispiel wäre eine „Footfall Kamera“, die die Anzahl der Personen zählt, die einen bestimmten Bereich (bspw. den Empfang) passiert haben und einen Arbeitsauftrag erzeugt, wenn eine bestimmte Anzahl Personen diesen Bereich passiert haben.

Natürlich gibt es auch weiterhin alle gängigen Möglichkeiten, Service anzufordern, per E-Mail und Telefon sowie die Online-Erstellung von Vorlagen. Die Integration der Sensordaten ist jedoch ein zusätzlicher „Kanal“ für die Gebäudenutzer, über den sie Anfragen durchgeben können.

Verbesserter Kundenservice und Feedback

Die CAFM-Lösung und neue Ergänzungen, wie bspw. die Sensorik, werden die Dienstleistungen für die Nutzer des Gebäudes kontinuierlich verbessern. Manche Aufgaben werden immer nur „Hygienefaktoren“ sein, d. h. sie werden die Kunden als solche nicht zufriedenstellen, sondern nur ein Element möglicher Unzufriedenheit beseitigen. Aber in zunehmendem Maße verbessert das schnelle Reporting und die genaue Zuordnung der Mitarbeiter an die richtigen Stellen den Service. Darüber hinaus kann die Überwachung durch Sensoren dazu führen, dass Dienstleistungen erbracht werden, bevor sich irgendjemand die Mühe machen muss, ein Problem zu melden.

In der heutigen Zeit wird die Kundenzufriedenheit immer wichtiger. Und die von Ihnen implementierte CAFM-Lösung hat einen erheblichen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Mit Sensoren stehen Daten sofort, in Echtzeit, zur Verfügung statt, sagen wir einmal alle 6 Monate über eine Umfrage. Es ist auch notwendig, die Sensibilität der Nutzer für einen bestimmten Service-Level zu verstehen und somit über ein System zu verfügen, das sich an die Bedürfnisse verschiedener Kundengruppen und unterschiedlicher betrieblicher Anforderungen anpassen lässt.

Die größte Teil der Arbeit ist bereits erledigt…alles, was Sie tun müssen, ist zu sagen: „Smart Start“

Ist es wirklich möglich, eine CAFM-Lösung zu bekommen, die auf die Bedürfnisse verschiedener Gruppen anpassbar ist, aber schnell und effizient implementiert werden kann, um einen „Smart Start“ zu erreichen? Können wir eine Anwendung wirklich innerhalb weniger Wochen aufsetzen und in Betrieb nehmen? Die Antwort darauf lautet definitiv „Ja“. Kontaktieren Sie uns und wir zeigen Ihnen genau, wie…