Viele Teams im Facility Management verfolgen und organisieren ihre Arbeit noch per E-Mail, über Tabellenblätter und eigenständige Anwendungen, die nicht für Gebäude- und Facility Management entwickelt wurden. Dies macht die Verfolgung von Tickets und die Ausführung von Arbeiten umständlich und unmöglich die Leistung zu messen.

Integrierte FM-Software (auch als CAFM oder FMIS bezeichnet) befasst sich mit diesen Punkten. Im Folgenden diskutieren wir die typischen Komponenten von Computer Aided Facility Management (CAFM) Software und die Probleme, die damit gelöst werden:

ASSETVERFOLGUNG

  • Den Überblick über Ihre installierte Basis zu behalten, ist, wegen der ständige Veränderungen vor Ort, ein Kampf.
  • Apps zu haben, die nicht nur das Anlagenverzeichnis ständig auf dem aktuellen Stand halten, sondern auch den derzeitigen Zustand der Anlagen bewerten, ist ein wertvoller Beitrag zur Instandhaltungsplanung und -budgetierung.

HELPDESK

  • Die Erfassung von Tickets und Anfragen dauert länger, als sie sollte. Die schlechte Erfassung der Tickets führt zu Zeitverschwendung bevor die Arbeit tatsächlich beginnen kann
  • Ein auf Vorlagen basierendes Selbstbedienungsportal für das Web und Apps verbessert die Genauigkeit und spart Zeit, sodass Tickets schneller gelöst werden können.

ARBEITSAUFTRÄGE

  • Arbeitsaufträge werden ohne ausreichende Informationen und Zugriff auf relevante Daten verschickt. Das Vertrauen auf das Wissen der FM-Mitarbeiter führt zu menschlichen Fehlern und die Arbeiter vor Ort ohne Mobil-Anwendungen planen ihre Arbeit auf Basis veralteter Informationen.
  • Der Versand von Aufgaben mit Checklisten an interne und externe Techniker über eine Mobil-Anwendung (App) ermöglicht es diesen, schneller und besser zu arbeiten. Sie können auch die Zeiten an den Einsatzorten erfassen und leistungsbezogene Kosten auf Basis eines Katalogs managen.

BETRIEBSMITTELZUTEILUNG

  • Die Arbeitsplanung und -vorbereitung an mehreren Einsatzorten kann komplex sein. Wie soll man, mit sich verändernden Ressourcen und Fähigkeiten, Öffnungszeiten von Gebäuden und der geografischen Nähe zu Einsatzorten, auf dem Laufenden bleiben?
  • Moderne Ressourcenplanungstools können diese Informationen automatisch verarbeiten und Planern dabei helfen, die optimale Ressource für jede Aufgabe zu finden.

LAGERVERWALTUNG

  • Ohne eine gute Übersicht über die Lagerbestände eines Gebäudes ist es schwer, die Vorräte auf einem ausreichenden Niveau zu halten und Techniker verlieren Zeit, weil Ersatzteile nicht dann verfügbar sind, wenn sie sie brauchen.
  • Lagerverwaltungssoftware ermöglicht es den Teams des Gebäudemanagements, Lager zentral zu verfolgen und zu verwalten – mit einem Minimum an Bürokratie – und gibt Technikern bequemen Zugriff auf die notwendigen Materialien. Mit dem Einsatz einer App kann dies sogar auf unbemannte oder virtuelle Lager, wie die Fahrzeuge der Techniker, ausgeweitet werden.

COMPLIANCE

  • Um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, müssen Techniker standardisierte Abläufe befolgen. Zu oft verlassen sich Unternehmen auf das Wissen des Technikers.
  • Die Bereitstellung von Standard-Checklisten, die für den Techniker einfach zu benutzen sind, hilft Ihnen dabei, Vorschriften, Normen und Best Practices zu entsprechen.

QUALITÄTSÜBERWACHUNG

  • Ein großes Problem ist es, wenn man nicht in der Lage ist, die Ausführung der Arbeit mit vertraglich festgelegten SLAs abzugleichen.
  • CAFM-Software ermöglicht es Ihnen, KPIs und Service Level Agreements (SLAs) zu konfigurieren und zu überwachen und Berichte zur Verfolgung von Leistungen und zur SLA-Einhaltung auszustellen.

ANWENDER-FEEDBACK

  • Facility Managern fehlt das regelmäßige Feedback der Anwender. Jährliche allgemeine Zufriedenheitsbefragungen reichen nicht aus, um die Anwenderzufriedenheit zu überwachen und Probleme dann zu lösen, wenn sie entstehen.
  • Facility Manager können Feedback auf Anwenderebene (zufrieden oder nicht) mit Apps und im gesamten Gebäude verteilten Touch-Screens häufiger erfassen.

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