Viele Veränderungsprojekte (Change Management) oder Initiativen zur Leistungsverbesserung erreichen, wegen schlechter Implementierung, ihre ursprünglichen Ziele nicht.

Dies gilt auch für die Implementierung von Facility-Management-Software. Wenn die Ergebnisse enttäuschend sind, liegt es wahrscheinlich daran, dass der Wert/Nutzen bei verschiedenen Phasen der Implementierung verloren geht.

Um den größtmöglichen Nutzen aus Computer Aided Facility Management (CAFM) zu erhalten, ist es daher ratsam, sich die Implementierungsfähigkeiten der Anbieter anzusehen. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren?

1. Konzentration auf Wert/Mehrwert

Jedes Projekt zur CAFM-Implementierung sollte mit einer Bedarfsanalyse beginnen und strategische Ziele definieren, um sicherzustellen, dass alle Projekt-Entscheidungen dem Unternehmen einen Mehrwert bringen. Die Abwesenheit eines klaren Wertekatalogs kann zu einer strategischen Fehlausrichtung, Silo-Denken und einer nicht abgestimmten Entscheidungsfindung führen. Viel zu oft endet eine CAFM-Implementierung lediglich als ein Anlagenverzeichnis mit Helpdesk.

In diesem Zusammenhang ist ein Projekt-zu-Wert Mapping, um alle Projekt-Entscheidungen mit den Zielen und Kennzahlen (KPIs) des Unternehmens zu verknüpfen, nützlich. Damit ist gewährleistet, dass alle Ziele gut definiert, verstanden und kommuniziert sind und es verbessert den Projektfokus. Es bildet auch die Basis für ein Performance-Dashboard, mit welchem Sie die KPIs des Projekts verfolgen und im Bedarfsfall schnelle Korrekturmaßnahmen ergreifen können.

Sie können von Ihrem Partner für die CAFM-Implementierung erwarten, dass er Aufstellungen für KPI-Werte mitbringt und Sie durch den Prozess führt.

2. Kontrolle des Umfangs

Das Management des Projektumfangs ist eine der größten Herausforderungen bei Transformationsprojekten. Die Ist-Situation in Verbindung mit den Wünschen und Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen, kann, ohne Nutzung der neuen Funktionen, die eine moderne CAFM-Suite bietet, zu einem Tsunami von Anforderungen führen.

Beginnen Sie, indem Sie vorhandene Systeme, Datenquellen und Prozesse überprüfen. Werfen Sie aber auch einen Blick in andere Bereiche, die von einer Automatisierung profitieren könnten. Legen Sie fest, welche Funktionen und Abläufe verbessert werden können und optimieren Sie Prozesse auf Basis von Best Practices der Branche.

Arbeiten Sie stufenweise, um eine lange Wartezeit bis zum ersten Erfolg zu vermeiden.

Prüfen Sie, ob ein Anbieter tiefgreifende FM-Kenntnisse hat und, falls ja, ob Best Practices in die Software eingeflossen sind.

3. Software-Konfiguration, nicht Anpassung

Unternehmen verzichten zunehmend auf stark angepasste, anbieterabhängige Modelle zugunsten flexibler Self-Service Modelle. Es ist wichtig, eine Standard-Software zu finden, die Best Practices integriert hat und durch den Endanwender konfigurierbar ist. Wenn die Anwender den Eindruck haben, dass die Software zu starr ist und nicht zu ihrer Arbeitsweise passt, werden sie sie ignorieren und weiterhin veraltete Prozesse und Tools verwenden.

Konfigurierbare Vorlagen und Prozessabläufe sind daher der Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung von CAFM. Bewerten Sie Ihre Anforderungen, da die Konfigurationsmöglichkeiten sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.

4. Integration

Um den größtmöglichen Nutzen aus Facility-Management-Software zu ziehen, ist es wichtig, eine Integration der verschiedenen Bereiche zu erreichen, von FM zu Immobilien, Energie, Fläche und Wartung. Sie sollten eine CAFM-Software in Stufen implementieren. Beginnen Sie mit den Schwerpunktbereichen und erweitern Sie die Lösung, wenn Ihr Unternehmen dafür bereit ist. Eine modulare, gut integrierte Plattform mit Apps, die sich ebenfalls in die Plattform einklinken, ermöglicht es Ihnen, aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Ebenso wichtig ist die Integration mit externen Systemen, wie bspw. Collaboration-Tools für Teams, Finanz- und ERP-Software, BIM/GIS, Building Management Systeme (BMS) oder Sensornetzwerke (IoT). Eine derartige Integration ermöglicht es den Daten durch die verschiedenen Plattformen und Touchpoints zu fließen und bietet den Benutzern damit eine nahtlose Datenverarbeitung. Dies ermöglicht es Ihnen auch, von einem zuverlässigen, Ende-zu-Ende Performance-Reporting zu profitieren.

Wenn Sie Angebote vergleichen, prüfen Sie, ob die Anbieter leistungsstarke Funktionen zur Integration, wie bspw. Standard-Web-Services und eine Integrations-Cloud (IPaaS) anbieten.

5. Data Governance

Wenn Sie eine neue CAFM-Software implementieren, müssen große Datenmengen, einschließlich Gebäude-Portfolios, technischer Anlagen, einem Servicekatalog etc., importiert werden. Die Plattform sollte ein benutzerfreundliches Tool zur Datenmigration bieten, welches ein breites Spektrum an Daten schnell und in strukturierter Form importieren kann.

Es hört jedoch nicht beim Im- und Export von Daten auf. Zu den häufigen Herausforderungen im Datenmanagement gehören inkonsistente Datendefinitionen, unklare Datenzuordnungen (wem gehören die Daten) und unerwünschte Auswirkungen von Änderungen auf verbundene Prozesse oder die Qualität des Reporting.

Eine schlechte Datenqualität kompromittiert die Leistung und die Verfolgung von Ergebnissen. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er die Rolle als Datenverwalter übernehmen kann.

6. Benutzerakzeptanz und Change Management

Die Einführung von CAFM ist ein Veränderungsprozess, Sie sollten daher Widerstände erwarten. Ganz egal, wie wunderbar Ihre neue Lösung ist, sie wird den erwarteten Mehrwert nicht bringen, wenn Sie die Menschen nicht dazu bringen können, sie zu akzeptieren und richtig zu benutzen.

Berücksichtigen Sie daher die Unternehmenskultur und kommunizieren Sie an alle, warum Sie das Projekt durchführen, bevor Sie es den Benutzern zur Verfügung stellen. Achten Sie besonders auf Key-User, die als Botschafter und als erste Support-Ebene fungieren werden. Zeigen Sie allen Beteiligten, wie sie von der neuen Software profitieren.

Ein intelligenter Ansatz mit vorkonfigurierten Vorlagen, einem direkt einsetzbarem Berichtswesen und benutzerfreundlichem eLearning hilft dabei, die Nutzer schnell einzuarbeiten und verringert Dauer und Tiefe des „Tals der Tränen“.

ÄNDERUNGSPHASE

7. Laufende Schulungen und Support

Um eine Ablehnung und suboptimale Nutzung der Software zu vermeiden, achten Sie darauf, dass Sie die Anwender vor dem Go-Live gründlich schulen. Behalten Sie ein laufendes Angebot von flexiblen Schulungsmöglichkeiten bei.

Interaktives eLearning ist großartig, um die Akzeptanz der Anwender zu erhöhen, um Anwendern die Möglichkeit zu geben, ein hohes Maß an Kompetenz zu erwerben und um einen Verlust an Know-how zu verhindern.

Richten Sie nach dem Go-Live ein Sonderteam für den Endanwender-Support ein. Kommunizieren Sie in dieser entscheidenden Phase klar deren Unterstützungsrolle und Verfügbarkeit für die Endanwender. Organisieren Sie Feedback-Runden und machen Sie es den Anwendern einfach, Bedenken zu äußern und Fragen zu stellen.

Fazit: Wenn Sie die oben genannten Aspekte bei der Implementierung beachten und Ihren Anbieter sorgfältig auswählen, wird sich Ihre Investition in CAFM-Software schnell rentieren – zum Nutzen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.