Nachdem Arbeitsplatz- und Facilitymanagement seit Jahrzehnten mehr oder weniger unverändert geblieben sind, rücken sie jetzt immer mehr in den Mittelpunkt der Entscheidungen bei globalen Unternehmen. Dennoch hinken viele Unternehmen bei der Implementierung der notwendigen Systeme, die das Meiste aus der Funktion des Facility Managers herausholen würden, hinterher.

Das Problem: Manuelle Ineffizienz im digitalen Zeitalter

Moderne Technologien ermöglichen es uns, zahlreiche Prozesse, die an der Verwaltung eines Gebäudes beteiligt sind, zu digitalisieren und zu automatisieren. Während andere Geschäftsbereiche seit langem die Vorteile eines Upgrades der Hardware und eines Wechsels der Gewohnheiten für sich entdeckt haben, wird das Facility Management zu oft übersehen.

Anfragen zur Durchführung von Maßnahmen werden oft immer noch telefonisch angenommen und dann händisch auf Papier oder in einer rudimentären Tabelle protokolliert. Auch Arbeitsaufträge und Abläufe werden ausgedruckt oder diktiert, während Pannen es oft erfordern, dass ein Ingenieur den Bereich prüft, bevor er das Problem behebt.

Das ist nicht nur eine Verschwendung der Zeit des FM-Teams, sondern auch ein Verlust von Informationen, die sie hätten sammeln könnten. Durch die zentrale Verfolgung von Assets, Ressourcen und Vorgängen können Facility Manager Berichte und den Betrieb weit effizienter durchführen.

Was wie die banale Realität der Aufsicht über eine Immobilie klingt, kann eine direktere Auswirkung auf die Geschäftsentwicklung haben als viele Menschen denken. Effektives Facility Management kann zu messbaren Verbesserungen vieler Metriken führen.

CAFM steigert die Produktivität durch zentrale Datenhaltung

Ein wichtiges Merkmal eines CAFM-Systems ist die automatisierte Datenerfassung in einer zentralen Datenbank. Ohne ein CAFM-System sind Daten in der Regel im ganzen Unternehmen verstreut. Dies führt zu widersprüchlichen Daten, fehlerhaften Berichten und zu diskrepanten und ineffizienten Prozessen.

Ein CAFM speichert und strukturiert diese Daten und bietet Unternehmen eine „Single Source of Truth“. Facility Manager erhalten Einblick in das Verzeichnis der Anlagen, deren Nutzung und Zustand und können bessere Entscheidungen rund um Asset-Wartung und -Ersatz treffen. Die Software unterstützt auch eine effektivere Ressourcenplanung und -zuweisung, was umgehend zu Vorteilen bei der Produktivität und dem Personalbestand führt. Digitales Buchen und automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen reduzieren die Mannstunden für die Verwaltung und verbessern die Effizienz der Außendienstmitarbeiter.

Proaktive Wartung

Wenn kein effektives CAFM-System vorhanden ist, wird in den meisten Fällen die Wartung als reaktive Wartung (Betrieb bis zum Ausfall) durchgeführt. Dank der Nachverfolgung von Assets, Inspektionen und sogar Sensordaten ermöglicht die CAFM-Software jedoch eine proaktive Wartung. Sie unterstützt auch eine effektivere Kommunikation zwischen dem Facility-Management-Team und den technischen Dienstleistern.

Die Möglichkeit, dass Wartungspersonal seine Arbeit mit einer App von unterwegs managt, steigert die Produktivität deutlich. Das Tracking von Aktivitäten auf einem Mobilgerät in Echtzeit ansteller späterer aufzuzeichnen, führt auch zu einer besseren Datenqualität.

Eine BIM-Integration ermöglicht die Betrachtung von detaillierten 3D-Modellen innerhalb des CAFM-Systems. Hier werden mit Overlays dynamische Informationen angezeigt. Dies ermöglicht eine einfache Identifizierung von Problembereichen und die Erkennung von lokalen Ressourcen und Hindernissen, ohne die Notwendigkeit, den Bereich vor Ort in Augenschein zu nehmen. Probleme mit Systemen können frühzeitig durch Analysen und Korrelation mit Umgebungsfaktoren erkannt werden. Dies hilft dabei, die Probleme zu bewältigen, bevor sie sich zu Wartungsproblemen entwickeln.

BIM integriert mit CAFM

Eine BIM-Integration ermöglicht die Betrachtung von detaillierten 3D-Modellen innerhalb des CAFM-Systems

Durch die Nachverfolgung von Reparaturanforderungen und die Asset-Nutzung können die Wartungsintervalle optimiert werden. Es wird Zeit eingespart und die offensichtlichste Auswirkung von besserer Wartung ist, die Lebenserwartung des Assets zu erhöhen. Kleinere Reparaturen durchzuführen, wie sie benötigt werden, kann die Notwendigkeit für einen vollständigen Ersatz vermindern, während gleichzeitig die Kosten erfasst und gemessen werden können. Dies hilft bei der Entscheidung, ob es kostengünstiger ist, ein Asset zu ersetzen anstatt es zu behalten und ständig zu reparieren.

Bessere Einblicke in die Leistung

Die Verwendung einer einzigen Plattform, um mehrere Datenströme zu managen, eröffnet zahlreiche Möglichkeiten für die Datenanalyse. Das Aufkommen von Big Data und die Einführung des IoT und andere vernetzte Geräte verbinden diese nur. Live-Sensordaten aus Zimmern, Check-in und Workstations bieten Ihnen Unmengen an Informationen, die nicht nur zur Verbesserung der Arbeitsumgebung benutzt werden können, sondern auch um der ersten Führungsebene bessere Entscheidungsvorlagen präsentieren zu können.

Die Nutzung von Big Data zusammen mit Machine Learning ermöglicht es CAFM-Systemen, Daten intelligenter zu sortieren und zu analysieren und dabei Muster zu erkennen, die menschliche Beobachter übersehen würden. Die Analyse von Gebäudedaten über längere Zeit kann sowohl die zukünftige Nutzung vorhersagen als auch bei der Früherkennung von Problem helfen und so frühzeitig die Ressourcennutzung optimieren.

Die Zentralisierung all dieser Daten ist unglaublich nützlich. Gegenwärtig verwenden verschiedene Abteilungen (und sogar Menschen in diesen Abteilungen) oft getrennte Datenquellen, während Vertragspartner sogar eigene Datensätze haben können. Ein gutes CAFM-System bietet eine einheitliche Lösung für alle Beteiligten, indem es alle Änderungen verfolgt und überschreibt. Dies führt zu einer verbindlichen und zuverlässigen Informationsquelle und macht den Prozess der Berichterstattung deutlich einfacher.

Prozesseffizienz durch Automatisierung

Ein gut integriertes CAFM-System bietet eine Ende-zu-Ende Prozessunterstützung. Angefangen bei Service-Anfragen, über die Erstellung von Arbeitsaufträgen, die Planung und Terminierung von Ressourcen, die Lagerverwaltung, Verfolgung von Zeiten und Kosten, bis hin zur Qualitätsüberwachung und dem Compliance Reporting. Das System ermöglicht es Ihnen, Lager im Gebäude zu verwalten, bspw. mit automatischen Benachrichtigungen und Bestellanforderungen, um sicherzustellen, dass keine zu hohe oder zu niedrige Bevorratung auftritt. CAFM überwacht und berichtet auch über Leistungskennzahlen (KPIs) und die SLA-Einhaltung bei ausgelagerten Dienstleistungen.

Das soll nicht heißen, dass man sich darauf verlassen kann, dass ein CAFM-System die ganze Arbeit für die Menschen macht. Die Vorteile kommen erst dann zum Tragen, wenn jeder die Automatisierung und deren Effizienz akzeptiert und mit trägt. Die Best Practices, die in der Software enthalten sind, setzen den Standard, den Endanwender annehmen und einhalten müssen.

Produktivität am Arbeitsplatz

Ein CAFM-System kann auch die Erfahrungen der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und die Mitarbeiterbindung verbessern. Die Buchung von Räumen über das Web, Mobilgeräte, Skype oder einen Kiosk mit Touchscreen sorgt dafür, dass die Leute weniger Zeit mit der Suche nach einem Besprechungsraum verschwenden.

CAFM und IoT

Ein CAFM-System kann Sensordaten integrieren, um die Performance eines Gebäudes und die Arbeitsplatzproduktivität zu verbessern

Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch kommen und ein Gebäude besuchen, das sichtlich gut organisiert ist, werden ein positiveres Bild vom Unternehmen haben. Infolgedessen könnten sie eher geneigt sein, den Job anzunehmen. Schaltflächen, um Feedback von Anwendern zu erfassen (zufrieden oder nicht?), machen sichtbar, dass das Facilitymanagement sich um die Zufriedenheit der Mitarbeiter kümmert.

Kosten

Die Kosten für ein CAFM-System setzen sich zusammen aus:

  • Lizenzen: Kauf/Miete/Software as a Service (Saas) – Unterschieden wird zwischen erfahrenen Anwendern (FM-Team) und anderen Benutzern
  • Hardware: Diese Kosten können mit einer gehosteten Lösung/Cloud-Lösung (SaaS) vermieden werden
  • Projekt zur Implementierung: Konfiguration, Daten einlesen und Schulung

Sie müssen evtl. auch Mittel für die Integration der Software mit Systemen anderer Abteilungen oder des unternehmensweiten ERP-Systems einplanen. Es ist wichtig, sich nicht nur auf die unmittelbaren Kosten zu konzentrieren, sondern auch die Kosten zukünftiger Änderungen zu betrachten. Die Wahl eines stark angepassten CAFM-Systems kann zu Bedenken hinsichtlich Veralterung und kostspieliger Upgrades führen. Es ist daher empfehlenswert, eine Standardlösung zu wählen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren können. Der Schlüssel, um für zukünftige Trends gerüstet zu sein, ist die Wahl eines CAFM-Systems, das mit dem Internet der Dinge (IoT) und Gebäude-Informations-Modellen (BIM) integriert werden kann.

Einige Elemente der Kalkulation und des ROI eines CAFM-Systems sind immateriell. Sanfte, qualitative Verbesserungen am Arbeitsplatz, wie Komfort und eine Verbesserung der Anlagen können die Effizienz und Bindung verbessern, aber eine harte Zuordnung ist schwierig. Andere Faktoren, wie die Verringerung von Krankheitstagen, effizientere Wartungs- und Reinigungsabläufe sind besser quantifizierbar.

Realistisch betrachtet, um den ROI an Ihren CFO zu verkaufen, konzentrieren Sie sich auf die datengetriebenen Einsparungen. Ein effektives CAFM-System verbessert die Effizienz der Aufgaben der Mitarbeiter. Dies wird durch Delegation, die Bereitstellung brauchbarer Daten und Beschleunigung der täglichen Verwaltungsvorgänge erreicht.

Risiken

Ein CAFM-System verändert die Rolle des Facility Managers und die Art und Weise wie seine Mitarbeiter arbeiten, grundlegend. Die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, hilft die Risiken zu minimieren und sorgt für eine reibungslose Periode der Umsetzung.

Software-Installationen haben den Ruf, störend zu sein. Unweigerlich wird es Tests und Schulungen geben. Genauso wie die kurzfristigen Hürden, die mit der Einführung und Annahme im großen Maßstab einhergehen, haben Sie auch die längerfristigen Auswirkungen eines unbekannten Systems. Es ist daher wichtig, einen Anbieter zu wählen, der durch diesen Prozess führen kann und sicherstellt, dass Facility Manager mit der Konfiguration von Prozessen und der Datenanalyse im CAFM-System vertraut werden.

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