Beschwert sich schon wieder ein Mieter über fehlerhafte Rechnungen am Telefon? Verschwenden Sie kostbare Zeit damit, die erforderlichen Daten zu suchen? Oder sind Sie im Allgemeinen überlastet mit der Verwaltung Ihrer Pacht- und Mietverträge?

Mit diesen Problemen stehen Sie nicht alleine da. Ein isolierter Ansatz bei der Mietverwaltung – mit mehreren Tabellen oder nicht integrierten Softwarehilfsmitteln, die viele manuelle Eingriffe erfordern – führt zwangsläufig zu Fehlern und Unwirtschaftlichkeiten.

Sehen wir uns also die 5 wichtigsten Probleme an, die Sie – auf integrierte Art und Weise – lösen müssen, um die Verarbeitungsmenge zu steigern:

  1. Vollständige Kontrolle über die gesamte Laufzeit des Vertrags (aufsetzen, verlängern, aussetzen)

    Damit Sie das Mietvertragsmanagement vollständig unter Kontrolle haben, müssen Sie alle Vertragsdaten an einem Ort speichern, abrufen und zentral verwalten. Das Vertragsmanagement sollte von einem zugrunde liegenden System gestützt werden, das anpassbare Arbeitsabläufe, Status und Benachrichtigungen enthält. Dadurch können Sie Sicherheitsmechanismen einbauen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn Verträge fällig sind. Außerdem können Sie auf diese Benachrichtigungen sofort reagieren (Erneuerung, Verlängerung, Übertragung, Verbrauchsmessungen, Rückzahlung der Kaution usw.).

  2. Rechnungsstellung für festen und variablen Mietzins, Indexierung und Dienstleistungskosten

    Damit Sie auch Herr der Lage bleiben, ist es wichtig, die Finanzen zu optimieren. Erstellen Sie einen automatischen Vorgang zur Rechnungsstellung basierend auf vordefinierten Kostenzuweisungen. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl mit festem als auch variablem Mietzins arbeiten können, wobei der letztgenannte auf vielen verschiedenen Kriterien wie Umsatz, Laufkundschaft usw. basieren kann. Automatisieren Sie die Berechnung und automatische Anpassung von Mietzahlungen anhand eines Richtwerts (z. B. Verbraucherpreisindex). Automatisieren Sie die Begleichung von Dienstleistungskosten durch Aufteilen der Immobilien in Einheiten (z. B. leerstehend, nutzbar oder Gemeinschaftsräumlichkeiten), um die Kostenaufteilung zwischen den Mietern und Eigentümern zu bestimmen.

  3. Manuelle Fehler und zeitaufwendige Streitigkeiten vermeiden

    Menschliche Fehler (Mietrechnungen, Begleichung von Dienstleistungskosten usw.) führen zu Mieterbeschwerden. Wenn Sie keinen schnellen Zugriff auf die entsprechenden Informationen haben, kann dies zu zeitraubenden Diskussionen führen. Durch automatisierte Verfahren können Sie potenzielle Risiken sowie menschliche Fehler rechtzeitig erkennen und ausschalten. Speichern Sie alle Vertragsdaten zentral und sorgen Sie dafür, dass die Daten problemlos aktualisiert und abgerufen werden können. Zuverlässige und einfach zugängliche Daten sorgen dafür, dass zeitraubende Diskussionen mit Mietern der Vergangenheit angehören.

  4. Vertraglich relevante Aufgaben (Inventur, Energiemessungen, Reparaturen usw.) effizient ausführen

    Zum Gebäudemanagement und zur Mietverwaltung gehören viele Aufgaben. Eine umfassende Lösung zur Mietverwaltung sollte Ihnen daher ein integriertes Work-Order-Management ermöglichen. Auf Vorlagen basierende, anpassbare Work-Orders, die auf Mobilgeräten abgerufen werden können und maßgeschneiderte Checklisten enthalten, werden es Ihrem Team sehr viel einfacher machen, alle mit der Immobilienbewirtschaftung verbundenen Aufgaben, wie Reparaturen, Inventur, Energiemessung usw. durchzuführen.

  5. Mit Verträgen verknüpfte Projekte (Wiederherstellung, Renovierung) verwalten

    Besonders zum Ende eines Mietvertrags können Aufgaben zu Projekten werden, die Planung, Verfolgung und Reporting erfordern. Die Immobilienbewirtschaftung sollte daher das Vertragsmanagement mit dem Projektmanagement verbinden, damit Renovierungsprojekte oder die Wiederherstellung eines Gebäudes bei Vertragsende effektiv geplant und verfolgt werden können.

Das ergibt unter dem Strich: Integrierte Immobilienbewirtschaftung – durch Automatisierung und mehr Transparenz hinsichtlich der Verträge – hilft Ihnen dabei, erfolgreich viele Mietverträge in weniger Zeit zu bearbeiten, damit Sie mehr Zeit für das haben, was wirklich wichtig ist: Steigerung der Gewinne und Ihrer Belegung.

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