Eine effektive Einplanung und Terminierung von Technikern für Wartungs- oder andere Arbeiten kann ein ziemliches Puzzle sein.

Es beginnt mit einem guten Verständnis für die Anforderungen vor Ort, um unnötige Fahrten zur Beurteilung der Situation zu vermeiden. Ein auf Vorlagen basierendes Ticket-System erhöht den Prozentsatz der Lösungen im ersten Anlauf, da es die Problempunkte genauer lokalisiert.

Der nächste Schritt ist die Planung und Terminierung der erforderlichen Ressourcen für die Aufgabe.

Arbeitsplanung

Ein Arbeitsplaner berechnet die erforderliche Zeit zur Ausführung der Aufgabe und legt die erforderlichen Fähigkeiten fest. Der Planer führt eine Aufgaben-/Risikoanalyse durch, um die Maßnahmen festzulegen, die für eine sichere Arbeitsausführung erforderlich sind. Er bucht auch die richtigen Ersatzteile, Materialien und Werkzeuge und bestellt alle zusätzlichen Teile, die nicht vorrätig sind.

Dies erfordert eine integrierte Sicht auf verfügbare Vorräte und voraussichtliche Liefertermine. Lagerverwaltungssoftware bietet Einblick in Mengen und Fälligkeitsdatum für Lieferungen, d. h. wann Materialien verfügbar sind.

Nachdem der Planungsprozess das „Was“ und „Wie“ festgelegt hat, kann ein Disponent festlegen, wann und von wem die Aufgabe erledigt wird.

Disposition: Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Lage

Das Finden der richtigen Person für den Job wird bestimmt durch:
– Verfügbarkeit
– Erforderliche Fähigkeiten
– Standort

Um die Verfügbarkeit für eine Intervention zu beurteilen, brauchen Disponenten einen aktuellen Einblick in die Arbeitszeit von Technikern, Zeiten der Nichtverfügbarkeit (Urlaub, Krankenstand, etc.) und ob sie bereits für andere Aufgaben eingeplant wurden. Feedback vom Außendienst in Echtzeit ist für die Disponenten ebenfalls sehr nützlich. Über Apps mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche (bspw. einem einzigen Button zum Starten und Beenden einer Aufgabe) können Außendienstmitarbeiter den Fortschritt automatisiert und in Echtzeit liefern.

Wissen über die Fähigkeiten der Techniker wird idealerweise für jeden automatisiert und über eine Verknüpfung zum HR- oder Ausbildungssystem auf dem neuesten Stand gehalten. Da jede Aufgabe einen bestimmten Satz an Fähigkeiten verlangt, ermöglicht es die Verwendung standardisierter Vorlagen schnell festzulegen, welche Techniker über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, oder bei komplexeren Aufgaben und Projekten, die Fähigkeiten in einem Team zu kombinieren.

Wenn es um den Standort geht, können Sie es mit einem engagierten Team vor Ort oder mit mobilen Technikern, die an verschiedenen Standorte arbeiten zu tun haben. Diese können Ihre eigenen Teams oder Techniker von Subunternehmern sein. Software zur Terminplanung sollte es Ihnen ermöglichen, die Terminkalender verschiedener Teams zu verwalten. Bei mobilen Mitarbeitern können Sie einen geografisches Informationssystem (GIS) benutzen, um Routen zu optimieren und den Standort der Techniker in Echtzeit auf den verschiedenen Standorten zu vergleichen.

Ausfallzeiten minimieren

Die Wartungsabteilung sollte eng mit dem operativen Geschäft kooperieren, um Störungen zu minimieren.

Es macht Sinn, zu versuchen, die regelmäßige Wartung von Maschinen und Anlagen außerhalb der üblichen Betriebszeiten einzuplanen. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie mehrere Wartungsarbeiten zur gleichen Zeit durchführen und so die Ausfallzeit zu minimieren.

Dynamische Planung

In einer idealen Welt müssen FM-Teams in der Lage sein, alle oben genannten Dimensionen dynamisch zu berücksichtigen.

Aufgrund der Komplexität dieses multi-dimensionalen Entscheidungsprozesses benötigen Disponenten zentralisierte, visuelle Planungs- und Terminierungstools, die es ihnen ermöglichen, alle möglichen Ressourcen zuzuweisen und diese sofort über jede Änderung zu informieren – einschließlich Feedback in Echtzeit von den Technikern über Apps.

Das System muss vollständig in die Lagerverwaltung integriert sein, um zu gewährleisten, dass Teile verfügbar sind, ausgewählt und einsatzbereit für den Techniker. Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit einem GIS die Geo-Optimierung der Zeitpläne von mobilen Technikern.

Wenn Sie mehr über Software zur Ressourcenplanung erfahren wollen, kontaktieren Sie das MCS Solutions-Team oder fordern Sie eine kostenlose Demo an.