Die Implementierung einer einzigen Softwarelösung für mehrere Aufgaben, kann in verschiedenen Bereichen eines Gebäudes Zeit sparen. Damit das Hospitality-Management reibungslos funktioniert, muss es mit Anwendungen verschmolzen werden, die historisch gesehen, eigenständige Anwendungen waren: Besuchermanagement und Reservierungsmanagement. Durch die Entscheidung für eine einzige Lösung können Sie Übergänge automatisieren und Unsicherheiten beseitigen, was zu einem spürbar glatteren Prozess für alle führt.

Besuchererfahrung

Zur Zeit ist der Empfang von Besuchern in vielen Büros ein umständlicher Vorgang, der eine Abstimmung zwischen mehreren Abteilungen erfordert. Eine Einzelperson oder ein Gruppe könnten ankommen, ohne zu wissen, wo sie parken sollen oder sie sind nicht in der Lage, einen freien Platz zu finden. Sie könnten dann Probleme damit haben, die Rezeption zu finden und sobald sie dort ankommen, könnten sie Probleme haben, sich anzumelden.

Der Mangel an Wertschätzung könnte noch verstärkt werden, indem sie darauf warten, dass jemand sie empfängt. Oder noch schlimmer, sie müssten den Weg zum Besprechungszimmer oder anderen Räumlichkeiten ohne entsprechende Anleitung finden. Diese Erfahrung tritt allzu häufig auf, ist aber sowohl für die Besucher als auch für das Unternehmen frustrierend. Der Gast fühlt sich nicht wertgeschätzt und der Prozess dauert länger als er sollte und verschwendet wertvolle Zeit.

Eine gute Hospitality-Management-Lösung sollte daher darauf abzielen, ein konsistenter Orientierungspunkt für das gesamte Besucher- und Reservierungsmanagement zu sein. Eine einzelne durchgängige Lösung macht dies zu einem weit zuverlässigeren Prozess.

Vereinfachtes Buchen

Wenn Sie einen Termin in Ihrem E-Mail-Client (MS Outlook, Google Calendar, Lotus Notes) eintragen, sollte das Reservierungsmanagement bereits mit im Spiel sein. Mittels einer Integration mit der Software für das Reservierungsmanagement können Sie bspw. aus Outlook heraus bereits Räume reservieren. Sie können Ihre Besprechung planen und einen geeigneten Raum und die entsprechende Ausstattung und Geräte buchen, ohne dass Sie zwischen den Anwendungen wechseln müssen. Und, wenn Sie die Besprechung in Outlook stornieren, wird der gebuchte Raum automatisch wieder als verfügbar angezeigt.

Dieser nahtlose Ansatz mit einer einzigen Lösung bietet umgehenden Zugriff auf alle Buchungsdaten für jeden, der sie braucht. Der Veranstalter und die Gäste haben die Daten als Orientierungspunkt während der Empfang eine Liste der bevorstehenden Ankünfte sieht.

Der Einsatz von Parksensoren ermöglicht es dem Empfang, besetzte Parkplätze zu erkennen und den ankommenden Gästen Parkplätze zuzuweisen. Das Empfangspersonal kann dann mit den ankommenden Gästen sprechen, um sie auf den vorgesehenen Parkplatz zu leiten.

Der Gast kann sich über einen öffentlichen Kiosk anmelden und das Empfangspersonal und den Gastgeber über eine Benachrichtigung informieren. Namensschilder oder Abzeichen werden auf der Stelle gedruckt. Über eine interaktive Beschilderung ist es sogar möglich, den Gast direkt vom Eingang zum richtigen Empfang, Flur oder Raum zu führen.

Dieser Ansatz ist mehr als ein einfaches Erinnerungssystem. Software für das Reservierungsmanagement ist ein gemeinschaftliches Tool, genutzt von mehreren Abteilungen, welches dem Hospitality-Team eine effizientere Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Dienstleistern bietet.

Super-Sensoren

Sensoren zeigen an, wenn ein Raum nicht genutzt wurde und stellen ihn wieder für Buchungen zur Verfügung, wenn niemand ankommt, um einzuchecken. Reinigungspläne werden an die Raumbelegung angepasst und Umweltfaktoren werden entsprechend persönlicher Präferenzen geändert. Erfrischungen und technische Geräte können zusammen mit dem Meeting gebucht werden. Aufträge werden dabei so rechtzeitig erteilt, dass sichergestellt ist, dass der Raum vorbereitet ist.

Prozesse, die normalerweise auf mehrere Personen aufgeteilt wären und damit einen entsprechenden Abstimmungsaufwand erforderlich machen, werden vereinfacht und vereinheitlicht. Mögliche Kommunikationspannen und Vergessen werden vermieden. Von der Buchung, über die Ankunft, bis zum Ende des Meetings, der gesamte Prozess wird wie am Schnürchen ablaufen.

Den richtigen Eindruck hinterlassen

Die Vorteile dieses integrierten Ansatzes im Hospitality-Management werden in allen Bereichen spürbar. Am offensichtlichsten ist die Zeiteinsparung: Die Kommunikation zwischen Personen und Abteilungen ist automatisiert und es wird keine Zeit damit verschwendet, nach einem freien Raum zu suchen, an der Rezeption zu warten oder auf der Jagd nach einem verfügbaren Beamer zu sein. Dafür bleiben den Organisatoren des Meetings, der Rezeption und den Servicekräften mehr Zeit für andere Aufgaben.

Allerdings sollten auch die „weichen“ Vorteile nicht ignoriert werden. Der reibungslose Ablauf eines Besuchs spricht für die Verwaltung des Unternehmens und dessen Image als Ganzes. Faktoren, die einen negativen Eindruck bei Besuchern hinterlassen, wie eine langsame Anmeldung, ein Mangel an Parkplätzen und ähnliches werden oft als unvermeidlich angesehen.

Diese erfolgreich zu vermeiden, lässt Ihre Mitarbeiter als bestens vorbereitet erscheinen, obgleich die Software einen großen Teil übernimmt. Dies kann die Gesprächsatmosphäre des Meetings und Ihre Beziehung zu einem Kunden stark beeinflussen. Der erste Eindruck zählt und die Verschmelzung des Reservierungsmanagements mit den Empfangsdiensten ist ein guter erster Schritt.

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