Ein vertrautes Szenario für Inspektionsrunden ist dieses: Teams gehen regelmäßig durch die Einrichtungen und notieren die Auffälligkeiten und Schäden an der Infrastruktur. Dies wird oft mit einem Clipboard in der Hand gemacht und mit Papierformularen, auf denen Kästchen angekreuzt oder ausgefüllt werden. Anlageinspektoren fügen in der Regel handgeschriebene Notizen hinzu, beschreiben mögliche Reparaturmaßnahmen und machen Fotos, wenn sie es als nützlich erachten.

Ineffizient und langsam

Nach den Inspektionsrunden werden die Checklisten wahrscheinlich manuell in ein digitales System (Tabelle/Spreadsheet oder eine kleine Datenbank) eingetragen und anschließend in eine Softwareanwendung exportiert, um Arbeitsaufträge oder Wartungsintervalle zu terminieren.

Wenn Inspektionsrunden so durchgeführt werden, können wir die folgenden Probleme erwarten:

  • Personal lässt Inspektionspunkte aus, übersieht Mängel oder weist auf Probleme hin, über die bereits berichtet wurde
  • Verlorene oder unleserliche Informationen, Engpässe bei der Datenverarbeitung und Eingabefehler
  • Korrekturmaßnahmen verzögern sich

Der gesamte Prozess ist ineffizient, weil das Ausfüllen von Formularen, die Eingabe von Daten, das Anhängen von Fotos und das Auslösen von Aktionen manuell durchgeführt werden. Darüber hinaus gibt es einen offensichtlichen Mangel an Führung bei den Aufgaben und in der Qualitätskontrolle.

Können mobile Technologien helfen?

Eine erste Idee könnte sein, das Papier-und-Bleistift-System zu digitalisieren und auf ein mobiles Gerät umzuschalten: Handheld-PC, Tablet oder Handy. Aber das ist nur eine Teillösung. Es ist weder benutzerfreundlich, noch löst es einige kritische Punkte:

  • Orientierungssysteme: dem Personal zeigen, wohin zu gehen und was zu prüfen ist
  • Planung der Inspektions-Sequenz
  • Klare Arbeitsabläufe und Anweisungen, wie eine Inspektion durchzuführen ist
  • Vor-Ort-Zugang zu Informationen: die Möglichkeit, Details oder Bilder von Inspektionspunkten abzurufen
  • Doppelte Buchungen: Hat jemand anderes bereits das Problem gemeldet? Wurde ein Protokoll angefertigt?
  • Die Möglichkeit, Arbeitsaufträge an Ort und Stelle aufzugeben, sodass Probleme schneller gelöst werden können
  • Völlige Integration in übergeordnete Software (z.B. Instandhaltungsmanagement, Reporting).

Ein erweiterter Ansatz ist der Einsatz einer mobilen Anwendung (App) für Inspektionsrunden.

App für Inspektionsrunden

Eine mobile App ermöglicht den Mitarbeitern vor Ort nicht nur, vollständig papierlose Inspektionen durchzuführen. Die Software wird ebenfalls den gesamten Inspektionsprozess unterstützen, von der Aufstellung von Inspektionspunkten sowie Planung und Zuteilung von Ressourcen bis zur Identifizierung von Standorten und Anlagen, um Schäden zu erfassen und Arbeitsaufträge mit einem Smartphone oder Tablet zu vergeben.

Was sind die wichtigsten Vorteile?

Zeitgewinn

Ohne die Notwendigkeit, Informationen einzugeben/neu zu schreiben, nachdem die Runde abgeschlossen ist, verringert eine App in hohem Maße die Zeit, die durch manuelle Eingabe verschwendet wird.

Planer können eine vordefinierte Abfolge von Inspektionspunkten vorbereiten; und Inspektoren haben einen klaren Blick auf die Route, der sie zu folgen haben. In Kombination mit automatisierten Arbeitsabläufen und visueller Aufgabenführung führt dieses zu effizienteren Inspektionsrunden. Auch gibt es keine Notwendigkeit, die Inspektionen aufgrund verlorener oder unvollständiger „Papier“-Informationen zu wiederholen. Vollständige Integration mit dem Arbeitsauftragsmanagement spart noch mehr Zeit und beschleunigt die Problemlösung.

Schnelle Korrekturmaßnahmen

Inspektoren können sofortige Korrekturmaßnahmen auslösen, die dann direkt an die entsprechenden Teams weitergeleitet werden. Darüber hinaus können sie leicht die Gefahr der Doppelbuchungen vermeiden, indem sie durch Prüfung an Ort und Stelle herausfinden, ob ein Problem bereits gemeldet worden ist oder ein Arbeitsauftrag bereits erstellt wurde. Dies kann visuell durch Überprüfen der Bilder sowie durch die Anwendung von hochmodernen Filtern getan werden.

Weniger Fehler und eine bessere Qualität

Eine App bietet die Standardisierung der Arbeitsabläufe und minimiert die manuellen Fehler, die ein Inspektor machen kann. Vor Ort bietet sie reichhaltige Informationen, die direkt in einem einzigen Punkt zugänglich sind. Dies beinhaltet Details des Inspektionspunktes, Fotos, Arbeitsaufträge, die bereits gebucht sind, Bedienungsanleitungen, etc. Bei der Buchung von Arbeitsaufträgen können Inspektoren vorkonfigurierte Vorlagen benutzen. Eine App wird auch den Verlust von Informationen oder die Eingabe unrichtiger Daten nach der Inspektionsrunde verhindern.

Visuelle Informationen über Inspektionspunkte auf einer App

Stärkung der Inspektoren

Eine gute Inspektions-App macht das Leben der Inspektoren mit klaren Anweisungen und Bilder von Standorten und Anlagen, die es zu prüfen gilt, leichter. Sie entlastet sie davon, manuelle Verfahren anzuwenden, und kann ihnen sogar ermöglichen, ihre eigenen Runden zu erstellen. Dank eines standardisierten Ansatzes wird sie den Lernprozess beschleunigen. Sie kann auch die Option anbieten, automatisch die Runde einem weiteren Überprüfer zuzuweisen, nachdem der Inspektor fertig ist.

Rückverfolgbarkeit und relevante Erkenntnisse

Die App und die zugrundeliegende Datenbank sammeln relevante Informationen von allen Inspektionsrunden. Führungskräfte erhalten so einen Einblick in die Schlüsselparameter und wichtigsten Problempunkte, der es ihnen ermöglicht, den Inspektionsprozess zu verbessern.

Wie führen Sie Inspektionsrunden durch? Verwenden Sie mobile Technologien? Welchen Herausforderungen sehen Sie sich gegenüber? Kontaktieren Sie uns, um uns Ihre Kommentare mitzuteilen oder mehr über unsere mobilen Lösungen zu erfahren.