Einen freien Besprechungsraum zu finden, ist der Fluch vieler Bürogebäude. Selbst dann, wenn es einen offiziellen Prozess dafür gibt, ist dieser oft unzuverlässig. Die Besprechungsteilnehmer kommen verspätet an und überziehen, sodass sie sich mit anderen Besprechungen überschneiden. Und, wenn Sie dann endlich im Besprechungsraum ankommen, ist er möglicherweise für Ihre Besprechung nicht richtig ausgestattet. Der Verlust an kostbarer Zeit und die Frustration können erheblich sein. Und die Erinnerung an ein schlechtes Meeting kann Gästen von außerhalb des Unternehmens lange im Gedächtnis bleiben.

Das Aufkommen intelligenter Raumbuchungen adressiert all dies und mehr. Angefangen bei der Reservierung eines Besprechungsraumes bis hin zur Besprechung selbst, haben Sie über eine Reservierungs- und Hospitality-Lösung einen einzigen Ansprechpartner. Die Fähigkeit sowohl aktuelle als auch potenzielle Nutzer auf dem neuesten Stand zu halten und gleichzeitig andere Dienstleistungen zu integrieren, ermöglicht umfassende Effizienzsteigerungen.

Intelligente Raumbuchungen und Anwendererfahrungen

Ein intelligenter automatisierter Buchungsprozess ist für den Nutzer ganz offensichtlich von Vorteil. Die Bereitstellung von verschiedenen Touchpoints ermöglicht eine flexible Buchung, während die Beschränkung auf einen einzigen Lösungsansatz Konflikte zwischen Buchungen verhindert.

Wesentlich für eine intelligente Raumbuchungslösung, ist, dass Benutzer über eine App auf ihrem Weg zur Arbeit buchen können. Bei der Ankunft können sie den Raumstatus über einen aufgestellten Kiosk überprüfen. Oder Sie können von ihrem Mail-Client aus buchen und gleichzeitig Einladungen verschicken. Sie wissen, dass der Raum pünktlich zur Verfügung steht und die Ausstattung ihren Anforderungen entspricht.

Allerdings sind die organisatorischen Vorteile im „Backend“ genau so wichtig. Die Daten, die aus diesen Buchungen und der Raumnutzung erhoben wurden, helfen bei der Bereitstellung von Dienstleistungen. Sie helfen dem Facility Manager und der Geschäftsführung auch bei der Entscheidungsfindung.

Eine unmittelbare Auswirkung gibt es auf die Zusatzleistungen bei Meetings. Die Gastgeber bzw. Veranstalter von Meetings benötigen häufig IT Services und Geräte, wie Beamer und Kabel. Auch Erfrischungen sind ein Muss, angefangen bei frischen Speisen bis hin zu Krügen/Flaschen mit Wasser oder sogar einer tragbaren Kaffeemaschine.

Hierbei handelt es sich nicht nur um Verbesserungen der Anwendererfahrung, sondern oft um die Grundlage zur Durchführung einer erfolgreichen Besprechung. Für Abteilungen, wie Catering oder IT, ist die Standardisierung und Automatisierung dieser Anforderungen von unschätzbarem Wert.

Die Lösung für das Reservierungsmanagement kann einen Serviceauftrag zu einem festgelegten Termin vor der Sitzung erzeugen. Der Versand einer Bestellung rechtzeitig vor dem Termin erlaubt es den Abteilungen sich vorzubereiten. Auch die Zeitpläne für die Reinigung können anhand der tatsächlichen Nutzung angepasst werden; häufigere Reinigung an besonders arbeitsreichen Tagen.

Hospitality-Management und Servicebereitstellung

Der Einsatz eines Reservierungsmanagements zusammen mit einer Lösung für das Besuchermanagement hilft dem Personal am Empfang und verbessert die Besuchererfahrung. Eine Liste der erwarteten Besucher und automatisierte Benachrichtigungen ermöglichen es den Mitarbeitern am Empfang, die Gäste zu begrüßen. Eine gleichzeitig an den Gastgeber verschickte, automatische SMS benachrichtigt diesen über das Eintreffen. Da die Anmeldung auch über einen Kiosk/ein Anmeldeterminal möglich ist, hat das Empfangspersonal Zeit, zusätzliche Wegbeschreibungen zu geben oder andere Aufgaben zu übernehmen.

Ein Reservierungsmanagement hat auch einen immensen Wert bei der Kostenberechnung. Eine Integration mit einem bestehenden ERP-System kann diese Daten exportieren, oder es kann als eine unabhängige Funktion der Software verwendet werden.

Die Kosten können vollautomatisch bei Erbringung der Leistungen belastet werden, während gleichzeitig Lagerbestände berechnet und aktualisiert werden. Diese Nachverfolgung von Ressourcen aktualisiert, was im Raum vorhanden ist, erfasst, wohin Geräte geliefert wurden, und was noch auf Lager ist.

Die Datenfülle ist ganz offensichtlich nützlich für den Facility Manager. Erweitert um ähnliche Datensammlungen von anderen Gebäudesensoren und Dateneingaben, können diese Daten analysiert werden, um Nutzungskosten und -muster zu ermitteln.

Flächenmanagement

Wenn ein Raum nicht so häufig genutzt wird, wie ein anderer, könnte es interessant sein, festzustellen, warum das so ist. So etwas einfaches, wie wiederholte Bestellungen für einen zusätzlichen Beamer oder Bildschirm können darauf hinweisen, dass die Standard-Ausstattung des Raums geändert werden muss. Ein noch häufigeres Szenario ist, dass ein Besprechungsraum, der bspw. Platz für 12 Personen bietet, häufig nur für die Hälfte an Personen gebucht wird.

Diese Daten ermöglichen es Ihnen, Muster zu erkennen und bietet die Möglichkeit zum Experimentieren. Dies ist besonders wertvoll für das Flächenmanagement. Die Lösung für das Reservierungsmanagement bietet eine detaillierte Übersicht über die Entwicklung der Raumbelegungen im Laufe der Zeit.

Eine Visualisierung dieser Daten zeigt Trends und Anomalien. Maßnahmen auf der Grundlage dieser Daten können so einfach sein, wie der Hinweis an Mitarbeiter, Räume zu buchen, die von der Größe her besser passen. Und langfristig gesehen, könnte es sinnvoll sein, den großen Raum in zwei kleinere Besprechungszimmer aufzuteilen.

intelligente Raumbuchung

Eine Heatmap stellt die Raumbelegung bildlich dar

 

Die gleichen Prinzipien können auf Umweltdaten angewandt werden. Wenn Leute ständig die Temperatur in einem Raum auf einen ähnlichen Wert ändern, könnte dies ein Zeichen für eine Veränderung im ganzen Gebäude sein. Ein Besprechungszimmer, das oft kälter ist als die anderen und außerdem seltener benutzt wird, braucht evtl. eine bessere Heizung. Zufriedenheitswerte, die nach dem Verlassen eines Raums abgegeben werden, können durch eine FM-Analyse und maschinelles Lernen mit einer Reihe von Faktoren korreliert werden und zu interessanten Rückschlüssen führen.

Einige dieser Fazetten können automatisch erkannt und in Abhängigkeit der Bedingungen verändert werden. Beleuchtung und Heizung können automatisch abgeschaltet werden, wenn der Raum nicht benutzt wird und Empfehlungen zur Bestellung von zusätzlicher Ausstattung können anhand der Nachfrage ausgesprochen werden. Die sich ändernde Beliebtheit von ganz bestimmten Erfrischungen könnte zu Veränderungen in der Bevorratung und Vorbereitung von bestimmten Speisen oder der dauerhaften Installation einer Kaffeemaschine führen.

Intelligentes Arbeiten

Die Kombination von Sensoren und aktiven Anwendungen hat die Buchungen bereits revolutioniert und treibt auch weiterhin Innovationen im Facility Management voran. Die Mobilfunktechnologie, die Nachverfolgung und die Möglichkeit große Datenmengen analysieren zu können, verändern den Umgang der Angestellten mit dem Gebäude und wie sie ihre täglichen Aufgaben durchführen.

Mit dem Internet der Dinge (IoT) gerade erst am Anfang der Entwicklung und mit Unternehmen, die die Personalisierung der Anwender ernster nehmen, könnte die Zukunft einen noch größeren Schub an Effizienz- und Produktivitätssteigerung bringen.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über sensorgetriebene, intelligente Reservierungen und Flächenoptimierung erfahren möchten.