FM-Software dehnt sich zunehmend über das Facility-Management-Team hinaus aus, sodass andere Mitarbeiter Gebäudedaten eingeben und erhalten können. Allzu oft wird jedoch die Benutzerfreundlichkeit nicht berücksichtigt und die Software ist umständlich und kompliziert in der Bedienung. Dies kann auch für das Reservierungsmanagement zutreffen, bei dem die Software auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt sein sollte.

Anstatt alle verfügbaren Daten direkt auf einen Bildschirm zu schütten, ist ein interaktiver Ansatz sinnvoller. Ein effektives Reservierungssystem benutzt eine Kombination aus vielschichtigen Informationen und Optionen, die für Touchpoints geeignet sind sowie ein intelligentes grafisches Design. Das macht das Buchen eines Raums so einfach, wie eine Interaktion zwischen Menschen, während gleichzeitig die Effizienz eines automatisierten Prozesses erhalten bleibt.

Glatter Übergang von einem Touchpoint zum nächsten

Das Internet der Dinge (IoT) setzt einen neuen Schwerpunkt bei Bedienerfreundlichkeit und Personalisierung Sensoren in und an einem Gebäude ermöglichen die Erhebung von mehr Daten. Diese Daten können dann den Gebäudenutzern in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Dies bedeutet, dass alltägliche Vorgänge, wie Buchung eines Raums, Zugang zum Gebäude oder eine Anpassung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit den Endanwendern immer zur Verfügung stehen.

Mit Blick darauf, es den Menschen komfortabler zu machen, ist das großartig. Aber, wenn diese Technologien nicht korrekt implementiert werden, kann es passieren, dass sie die gewünschten Ergebnisse nicht erreichen. Technologien von verschiedenen Anbietern lassen sich nicht gut miteinander kombinieren. Überlegen Sie es sich also zweimal, bevor Sie ein Sammelsurium von Lösungen bereitstellen. Ein Mangel an Integration wird wahrscheinlich den natürlichen Ablauf stören und Probleme mit der Benutzerakzeptanz verursachen. Infolgedessen gehen mögliche Effizienzsteigerungen verloren und die Nutzerzufriedenheit sinkt.

Mit der Entscheidung für eine Komplettlösung mit verschiedenen Funktionen für jeden Touchpoint, können Sie alle Wünsche abdecken. Diese Touchpoints ermöglichen betriebliche Flexibilität und sind nutzbar für die unterschiedlichsten Anwender mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen. Wo auch immer im Gebäude Sie sich befinden, Sie werden eine Möglichkeit finden, die zu Ihnen passt. Die Interaktion mit einem Chatbot wird zunehmend beliebter. In diesem Beitrag betrachten wir interaktive Reservierungen über Touchscreen-Displays und Telefon.

Interaktive Reservierungen von unterwegs aus

Für Fahrten zum und vom Büro bietet eine App (Android/iOS/Windows 10) höchstmögliche Flexibilität. Solche Apps werden entwickelt, um großen Datenmengen auf eine benutzerfreundliche Oberfläche zu reduzieren. Das macht sie ideal für den Einsatz von unterwegs sowie für Situationen, in denen man sich verspätet und eine Buchung auf einen späteren Termin verschieben muss.

Farblich gekennzeichnete Grundrisse zeigen auf einen Blick freie und belegte Räume oder Schreibtische, damit man sofort buchen kann. Anwender können mit den Fingern rein- und rauszoomen und für weitere Informationen auf einen Raum tippen. Die Funktion eines persönlichen Assistenten dient als erweiterte Schnellsuche, um Räume mit bestimmten Merkmalen zu finden und diese auf dem Grundriss hervorzuheben. Ein ziehbarer Schieberegler ermöglicht es den Anwendern, schnell den Zeitraum zu verändern, den sie buchen wollen.

interaktive Reservierungen: App

Verschiedene Ansichten, die auf einer App dargestellt werden

 

Dieser interaktive Ansatz zur Buchung bietet höchste Benutzerfreundlichkeit und wird vielen Situationen gerecht. Die Anwender der App können die Informationen schnell analysieren und von überall buchen, innerhalb oder außerhalb der Anlage.

Interaktive Grundrisse in Echtzeit

Bei Ankunft in einem Gebäude oder einer Etage könnte Ihr nächster Anlaufpunkt ein Kiosk sein. Dieses freistehende Gerät ist so entworfen, dass es in stark frequentierten Bereichen, wie der Bereich der Fahrstühle oder im Empfangsbereich aufgestellt werden kann. Es dient mehreren Zwecken: Es kann den Anwendern die Möglichkeit geben, Besprechungsräume zu betrachten und zu buchen, Unternehmen können es aber auch einsetzen, um die Besucheranmeldung zu automatisieren.

interaktive Reservierungen - Kiosk-Display

Kiosk: Direkte Buchung auf einem großen, interaktiven Grundriss, ideal für stark frequentierte Bereiche

 

Ein Kiosk ist nicht nur eindrucksvoll anzusehen, er bietet auch praktische Vorteile. Der größere Bildschirm bietet die Möglichkeit, größere und detailliertere Karten abzubilden, ohne das man reinzoomen muss. Und die Tastatur im Display macht es leichter, etwas zu suchen. Damit werden Funktionen eines Desktops und eines Touchscreens kombiniert und machen den Kiosk zu einer leistungsfähigen und sofortigen Option, um Buchungen durchzuführen.

Ein Kiosk mit Touchscreen ist nicht nur für Mitarbeiter, die das Gebäude betreten geeignet. Er eignet sich auch für Gäste, die nach einer bestehenden Buchung suchen. Während ein öffentliches Display auch benutzt werden kann, um anstehende Besprechungen anzuzeigen, bietet ein Kiosk zusätzliche Informationen zu den räumlichen Gegebenheiten und der aktuellen Belegung. Damit ist der Kiosk für alle Ankommenden ideal, um zu prüfen, ob ein Meeting begonnen hat und wer angekommen ist.

Direkte Buchung

Wenn Sie am Besprechungszimmer ankommen, könnten Sie über eine Konferenzraumanzeige begrüßt werden. Dabei handelt es sich um einen Touchscreen, der direkt außerhalb von jedem Besprechungszimmer installiert ist. Standardmäßig zeigt er eine Liste der kommenden Sitzungen mit farbigen Slots, die anzeigen, ob sie belegt sind. Farbige LEDs an der Seite des Bildschirms zeigen auf einen Blick, ob das Zimmer gerade frei ist oder nicht.

interaktive Reservierungen - Bildschirm außerhalb der Besprechungsraum

Bildschirme außerhalb der Besprechungsräume eignen sich für die kurzfristige Buchung

 

Der Bildschirm ist so aufgebaut, dass er umgehende Orientierung bietet, optimal für kurzfristige Buchungen. Wenn Veranstalter und Teilnehmer nicht auftauchen, wird das System den Raum nach 5 Minuten (oder einem anderen, konfigurierbaren, Zeitraum) wieder freigeben. Durch die optische Kenntlichmachung, wo verfügbare Räume sind, können diejenigen, die kurzfristigen Bedarf haben, geeignete Besprechungsräume leichter finden. Dies vermeidet eine Kultur der Überbuchungen.

Durchgängig einheitliche Bildsprache

Das Design und die Farbgebung der Grundriss-basierten Buchungen sind in den Displays konsistent: Rot für gebucht und besetzt, Orange für gebucht, aber leer und Grün für verfügbar. Und was passiert, wenn ein Raum belegt ist, ohne gebucht worden zu sein? Anwesenheitssensoren können dies erkennen und auf dem Grundriss durch ein zusätzliches Symbol darstellen: Eine Silhouette an der Position des Sensors.

Diese Einstellung und Mischung von Funktionen soll den Wechsel zu Touchpoints ganz natürlich machen. Benutzern, die sich mit einem Touchpoint vertraut gemacht haben, stehen sofort eine große Zahl an Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, sodass sie von jedem Standort aus buchen können.

Flächenoptimierung

Der Touchscreen hat sich als besonders benutzerfreundliche Oberfläche durchgesetzt, vom Handy zum Geldautomaten und anderen alltäglichen Aufgaben. Der Einsatz bei einem Reservierungssystem mit einer einheitlichen Bildsprache über alle Touchpoints hinweg, schafft schnelle Akzeptanz und beendet Unterbrechungen und Konflikte über Besprechungen. Dies verbessert nicht nur die Produktivität am Arbeitsplatz. Die erhobenen Daten geben den Teams des Facility Managements die Informationen, die sie brauchen, um Dienstleistungen zielgerichteter bereitzustellen und die Nutzung der vorhandenen Flächen zu optimieren.

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