Ein gut konfiguriertes und genutztes IPS-System ist ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen, um die Instandhaltungseffektivität zu verbessern. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, sich für eine Software-Lösung zu entscheiden, die Ihre Anforderungen erfüllt. Aber das ist nicht alles. Ebenso wichtig ist der Prozess der IPS-Implementierung.

Eine schlechte Vorbereitung und Implementierung von Instandhaltungssoftware kann zu Frustrationen und Ablehnung seitens der Anwender führen. Dies wiederum führt zu ungenauen Daten und einem unzuverlässigen Reporting.

Um den größten Mehrwert aus Ihrem IPS-System herauszuholen, empfiehlt es sich daher, die Fähigkeiten des Anbieters zur Implementierung zu überprüfen. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren?

1. Konzentration auf Wert/Mehrwert

Jedes Projekt zur IPS-Implementierung sollte mit einer Bedarfsanalyse beginnen und strategische Ziele definieren, um sicherzustellen, dass alle Projekt-Entscheidungen dem Unternehmen einen Mehrwert bringen. Dies beinhaltet, neben der Festlegung messbarer Ziele und der Ermittlung adäquater Leistungskennzahlen, die Definition Ihres Wartungskonzepts, das Vorbereiten von schriftlichen Standards und Prozessen, die auf Ihre Organisation zugeschnitten sind, und die Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten.

Ohne ein entsprechendes Wertesystem mit den richtigen Metriken, endet die IPS-Implementierung oft als Asset-Verzeichnis mit Helpdesk für reaktive Instandhaltung. Nach unserer Erfahrung ist ein Projekt-zu-Wert-Mapping um alle Projektentscheidungen mit den Zielen und Kennzahlen (KPIs) des Unternehmens zu verknüpfen, sinnvoll. Damit ist gewährleistet, dass alle Ziele gut definiert, verstanden und kommuniziert sind und es verbessert den Fokus auf das Projekt. Es bildet auch die Basis für ein Performance-Dashboard, mit welchem Sie die KPIs des Projekts verfolgen und im Bedarfsfall schnelle Korrekturmaßnahmen ergreifen können

Denken Sie groß, aber beginnen Sie klein: arbeiten Sie in Stufen, um zu vermeiden, dass die ersten Ergebnisse lange auf sich warten lassen. Sie können von Ihrem Partner für die IPS-Implementierung erwarten, dass er Aufstellungen für KPI-Werte mitbringt und Sie durch den Prozess führt.

2. Kontrolle des Umfangs

Das Management des Projektumfangs ist eine der größten Herausforderungen bei Transformationsprojekten. Die Ist-Situation in Verbindung mit den Wünschen und Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen, kann ohne Nutzung der neuen Funktionen, die ein modernes IPS-System bietet, zu einem Tsunami von Anforderungen führen.

Beginnen Sie, indem Sie vorhandene Systeme, Datenquellen, Wartungsverträge und Prozesse überprüfen. Werfen Sie aber auch einen Blick in andere Bereiche, die von einer Automatisierung profitieren könnten. Bestimmen Sie, ob Arbeitsabläufe verbessert werden können, und optimieren Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage der Best Practices der Branche. Überprüfen Sie, ob ein Anbieter über Instandhaltungskenntnisse verfügt und – wenn ja -, ob Best Practices in die Software integriert wurden.

Es empfiehlt sich, den Projektumfang vor dem Kauf einer Lösung zu definieren, da er Auswirkungen auf den Auswahlprozess haben kann. Fragen Sie sich, was Sie heute brauchen, aber denken Sie auch an zukünftige Anforderungen und Integrationsbedürfnisse.

3. Datenerfassung

Ohne vollständige und genaue Asset-Daten kann ein IPS-System seine Ziele nicht erreichen. Deshalb ist es wichtig, bei der Datenerfassung alles richtig zu machen. Schauen Sie sich an, welche Daten Sie bereits haben, was fehlt und wie Sie diese erfassen wollen. Machen Sie einen Projektplan und sichern Sie sich ein Budget, um alle Daten vor dem Go-Live in das System zu bringen. Denken Sie daran: Ihre Asset-Strategie ist nur so gut, wie die Daten, die Sie nutzen.

Fragen Sie Ihren Software-Anbieter, ob er Ihnen Anleitungen und Tools zur Verfügung stellen kann. Bei der Implementierung einer neuen IPS-Lösung müssen große Datenmengen importiert werden. Die Plattform sollte über ein benutzerfreundliches Tool zur Datenmigration verfügen, um eine große Bandbreite an Daten (Assets, Ressourcen, Standorte, Verträge, etc.) schnell und strukturiert aus Excel zu importieren. Außerdem müssen Sie Daten, Layouts und Geometrien aus CAD/BIM-Systemen importieren können. Bei fehlenden oder veralteten Asset-Informationen – was praktisch immer der Fall ist – können Apps für Mobilgeräte den Zeitbedarf für die Dateneingabe (Asset-Bestand und Zustand, Inspektionen, Lagerbestände) deutlich reduzieren und deren Genauigkeit verbessern.

Es endet jedoch nicht mit einem einmaligen Datenim- und -export. Wartungsarbeiten und Assets generieren jeden Tag eine große Datenmenge. Machen Sie es Technikern und Endanwendern einfach, über ein Smartphone oder Tablet, Defekte zu melden und Betriebsdaten von unterwegs zu verfolgen. Sie können auch QR-Codes oder Barcodes an Assets und Standorten befestigen. Wenn diese mit einer App gescannt werden, erhalten Ihre Techniker vor Ort und autorisierte Dritte direkten Zugriff auf die Asset-Informationen und können diese in Echtzeit aktualisieren. Eingriffe können einfach protokolliert und Lagerbestände können automatisch angepasst werden.

4. IPS-Integration

Um den größtmöglichen Nutzen aus einer IPS-Software zu ziehen, ist die Integration der Schlüssel. Wenn Ihr IPS-Modul Teil einer übergreifenden IPS-Plattform ist, wird die Integration mit anderen Modulen, wie bspw. Energie, zum Standard.

Es ist wichtig, dass Ihr Anbieter auch eine Integration mit externen Systemen, wie bspw. Finanzsoftware, ERP-Software, Gebäudemanagement Systemen (BMS) und IoT-Sensornetzen, gewährleisten kann. Eine derartige Integration ermöglicht es den Daten, durch die verschiedenen Plattformen und Touchpoints zu fließen und bietet den Benutzern damit eine nahtlose Datenverarbeitung. Außerdem können Sie einen Einblick in den gesamten Asset-Lebenszyklus gewinnen und Sie profitieren von einem zuverlässigen Ende-zu-Ende Reporting der Leistung.

Wenn Sie Instandhaltungsarbeiten an einen Dritten vergeben, sollte der Vertragspartner idealerweise auch an das IPS-System angebunden werden. So können alle Beteiligten Daten über eine einzige Plattform austauschen. Dies kann Teil der Verhandlungen sein, wenn Sie eine Fremdfirma beauftragen.

5. Software-Konfiguration, nicht Anpassung

Unternehmen verzichten zunehmend auf stark angepasste, anbieterabhängige Modelle zugunsten flexibler Self-Service Modelle. Heute bevorzugen Instandhaltungsprofis eine Standardsoftware, die durch den Endanwender konfigurierbar ist und in der die Best Practices bereits integriert, Teil der Lösung, sind. Wenn die Anwender den Eindruck haben, dass die Software zu starr ist und nicht zu ihrer Arbeitsweise passt, werden sie sie ignorieren und weiterhin veraltete Prozesse und Tools verwenden.

Konfigurierbare Vorlagen und Prozessabläufe sind daher der Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung eines IPS-Systems. Bewerten Sie Ihre Anforderungen, da die Konfigurationsmöglichkeiten sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.

6. Benutzerakzeptanz und Change Management

Die Einführung eines IPS-Systems ist ein Veränderungsprozess, Sie sollten daher Widerstände erwarten. Ganz egal, wie wunderbar Ihre neue Lösung ist, sie wird den erwarteten Mehrwert nicht bringen, wenn Sie die Menschen nicht dazu bringen können, sie zu akzeptieren und richtig zu benutzen.

Berücksichtigen Sie daher die Unternehmenskultur und kommunizieren Sie an alle, warum Sie das Projekt durchführen, bevor Sie es den Benutzern zur Verfügung stellen. Achten Sie besonders auf Key-User, die als Botschafter und als erste Support-Ebene fungieren werden. Zeigen Sie allen Beteiligten, wie sie von der neuen Software profitieren.

Ein intelligenter Ansatz mit vorkonfigurierten Vorlagen, einem direkt einsetzbarem Berichtswesen und benutzerfreundlichem eLearning hilft dabei, die Anwender schnell einzuarbeiten und verringert Dauer und Tiefe des „Tals der Tränen“.

 

CMMS implementation - change cycle

ÄNDERUNGSPHASE

 

7. Laufende Schulungen und Support

Achten Sie darauf, dass Sie die Anwender vor dem Go-Live gründlich schulen. Das ist wichtig, um Demotivation und suboptimale Nutzung der Software zu vermeiden. Behalten Sie ein laufendes Angebot an flexiblen Schulungsmöglichkeiten bei.

Interaktives eLearning ist großartig, um die Akzeptanz der Anwender zu erhöhen, um Anwendern die Möglichkeit zu geben, ein hohes Maß an Kompetenz zu erwerben und um einen Verlust an Know-how zu verhindern.

CMMS Implementation: eLearning

Nutzen Sie eLearning, um die Akzeptanz bei den Anwendern zu erhöhen und um einen Know-how Verlust zu vermeiden

Wenn Sie die oben genannten Aspekte einer Implementierung berücksichtigen, wird sich Ihre Investitionen in ein IPS-System schneller auszahlen.

MCS verfolgt bei der Gebäudeinstandhaltung einen integrierten Ansatz mit hauseigenen Experten für Instandhaltung, Software mit nachgewiesenen Best Practices und dynamischen Projekt-Ingenieuren. Wenn Sie mehr erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.