Gelegentlich steht diese gefürchtete Besprechung an – Sie wissen schon, die bei der Ihnen schwere Fragen wie diese gestellt werden:

  1. Wie viele m² hat unser Unternehmen?
  2. Wie viele m² benötigen wir tatsächlich?
  3. Wie hoch sind unsere Flächenkosten und können diese gesenkt werden?

Die Antworten sind sehr wichtig – trotz der steigenden Telearbeit und der wachsenden Integration von physikalischen und virtuellen Umgebungen gehören die Immobilien weiterhin zu den teuersten Aktiva. Und vielen Unternehmen fällt es schwer, ihre Gebäudebestände und Standorte an den sich ständig ändernden Geschäftsstrategien und Arbeitsweisen auszurichten.

Natürlich sind Ziegelsteine auch nicht gerade beweglich. Trotzdem müssen Immobilienmanager in Unternehmen sicherstellen, dass die Gebäude den Kernanforderungen des Unternehmens entsprechen und sie müssen Agilität am Arbeitsplatz einführen, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Wie fangen Sie am besten an?

Es fängt damit an, dass es bereits eine Herausforderung ist, die Anzahl an m² zu kennen – nicht nur, da es häufig Abweichungen zwischen den offiziell gemieteten und tatsächlichen Flächen gibt, sondern auch, da weltweite Unternehmen häufig verschiedene Einheiten verwenden und globales Reporting mit verschiedenen Flächeneinheiten nicht möglich ist.

Damit Sie Ihre Flächen kennen, müssen Sie also alle Flächendaten in einer standardisierten Form (z. B. ISO, EN, BOMA) erfassen, an einem Ort speichern (Single Source of Truth) und diese Daten dann zentral verwalten.

Datenvisualisierung ist der Schlüssel dazu, Einblicke in die Flächennutzung zu erhalten: Dazu können Sie CAD-Zeichnungen in räumliche Daten umwandeln (das kann anhand von Grundrissen dargestellt werden) und – wenn Sie noch einen Schritt weitergehen möchten – mit BIM (Building Information Models, Gebäudedatenmodellen), GIS (Graphical Information Systems, grafischen Informationssystemen) und Sensornetzwerken integrieren.

Wie bestimmen Sie Ihren Flächenbedarf?

Wenn Sie wissen, was Sie haben, wie bestimmen Sie dann objektiv, was Sie benötigen?

Das erfordert eine Kombination aus verschiedenen Arten von Informationen:

Belegungsmessungen: Erfassen der Belegung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen usw.
Personenplanung und geplante Arbeitsplätze aufgrund der Personalstrategie
Desk-Sharing-Quoten: eine intelligente Arbeitsstrategie zielt darauf ab, diese Quote zu verringern, ohne dabei Komfort und Produktivität zu senken
Fläche pro Arbeitsplatz, was hauptsächlich davon abhängt, für welches Bürodesign Sie sich entscheiden

Durch die Integration dieser Daten können Immobilienmanager den Flächenbedarf und die Flächennutzung eines Unternehmens verfolgen und optimieren.

Einblick in die Gesamtwohnkosten bekommen

Jetzt wissen Sie, wie viel Fläche Sie haben und benötigen – wie viel kostetet diese Fläche jedoch (insgesamt)?

Indem die erfassten Daten in Quoten wie Brutto/Netto/nutzbare m² und Kosten/FTE umgewandelt werden, können Immobilienmanager die Flächenkosten objektiv bewerten und Richtwerte aufstellen.

Die Gesamtkosten für Gebäude sind natürlich höher als nur die Mietverbindlichkeiten der gemieteten Flächen: Sie umfassen Miete, Gebühren, Dienste, Energie, Wartung, Projekte usw. Nur, wenn Sie diese Kosten alle berücksichtigen, können Sie die Gesamtwohnkosten ermitteln. Im nächsten Schritt müssen Richtwerte für die Ergebnisse mit marktgängigen Gebäuden aufgestellt werden, damit Sie die Gebäudeperformance ermitteln können.

Anhand dieser Einblicke können Sie sich dann das Potenzial der Leistungsverbesserung im aktuellen Bestand ansehen oder Alternativen untersuchen und bewerten, die sich Ihnen auf dem Markt bieten.

Möchten Sie mehr über das Erfassen und Verwalten von Flächen erfahren? Lesen Sie hier mehr.