Über Facebook zu Outlook – Software neigt dazu, mehrere Funktionen in einer einzigen Umgebung zusammenzufassen. Das Streben nach Effizienz und Vertrautheit hat Entwickler dazu gebracht, sich an beliebte Dienste anzudocken um ihre eigene Softwarefunktionalität in diese zu integrieren und ihre bestehenden Anwender zu bedienen.

Es gibt offensichtlich eine treibende Kraft bei Software den Verbraucher an diese Software zu binden. Facebook ist ein Paradebeispiel für ein blühendes, multifunktionale Ökosystem. Facebook bietet Dienste, wie Nachrichten, Videos und Live-Streaming an. Aber Unternehmen greifen ebenfalls die Idee von Collaboration-Tools, die den Bedarf von Schnittstellen zwischen verschiedenen Softwareumgebungen reduzieren, auf.

Integration in die Arbeitsabläufe

Für Unternehmen ist die Messaging-Suite Slack beispielhaft. Slack macht nichts besser, als frühere Software. Slack trägt die Handschrift von Chat-Clients, die bereits seit den 1990er Jahren bestehen. Aber, die Zusammenlegung eines einfachen Chatraums und Systems für Konferenzgespräche mit zahlreichen Plug-Ins – Unterstützung für Skype, SurveyMonkey, Memo und viele mehr – hat es zu einer zentralen Anlaufstelle für Unternehmen gemacht.

Mit der Entwicklung von Skype for Business folgt Skype diesem Beispiel. Seine Netzwerkverbindungen ermöglichen Funktionen, wie bspw. Einbindung von konventionellen Telefonaten in Telefonkonferenzen und die Integration mit MS-Office. Wir können heute Zimmerreservierungen zu dieser Liste an Funktionen hinzufügen.

Indem wir unsere Besprechungs- und Reservierungslösung mit Skypes Chat-Schnittstelle verknüpfen, haben wir den Buchungsablauf nahtlos mit Skypes Funktion als Tool für die tägliche Geschäftskommunikation verbunden. Unser Chatbot Sumi greift auf ständig aktualisierte Daten in der Cloud zurück, um Gebäudenutzer über eine Konversation zu unterstützen.

Lernen Sie Sumi kennen

Sumi bietet eine dialogorientierte Erfahrung

Der Ablauf einer Buchung durch die virtuelle Assistentin ist einfach. Beispielsweise würde sie auf die Aufforderung „Erzähle mir etwas über Raum X“ mit den aktuellen Daten dieses Raumes antworten. Wenn Sie sich dazu entschließen diesen Raum zu buchen, können Sie mit dem Befehl „Buche Raum X“ antworten. Sumi wird Sie dann auffordern, eine Zeit für den Beginn und das Ende der Besprechung anzugeben. Danach können Sie die Buchung bestätigen.

Sumi kann zahlreiche Anfragen verstehen. Anwender erfahren mehr über ihre Möglichkeiten, indem Sie den Befehl „Hilfe“ benutzen. Sie können sich einen Plan vom Standort des Raums, ein Bild des Raums, den aktuellen Belegungsplan und vieles mehr ansehen. Interaktive Elemente, wie anklickbare Schaltflächen für „Ja“ und „Nein“, Möglichkeiten, um zwischen Räumen auszuwählen, tragen dazu bei, dass dieser Ablauf vertrauter wirkt und die Buchung wird beschleunigt. Und, wenn Sumi eine bestimmte Anfrage nicht versteht, wird sie es Ihnen sagen.

Das primäre Ziel mit Sumi war die Beseitigung des Übergangs zwischen Softwareumgebungen. Skype ist heutzutage praktisch überall vorhanden und viele Menschen im Geschäftsleben sind fast permanent online. Wenn sie eine Besprechung einrichten wollen, können sie Sumi einfach nach verfügbaren Besprechungsräumen fragen. Sie könnten Sumi auch nach Ihren geplanten Meetings fragen („meine Besprechungen heute?“) oder nach dem Standort eines Besprechungsraums, vorhandene Ausstattung und Umgebungsbedingungen, alles aus Skype heraus.

Ein weiteres Beispiel: Support-Mitarbeiter, die Skype benutzen, um mit Kunden zu telefonieren oder Meetings zu organisieren, können jetzt ganz schnell aus der gleichen Oberfläche heraus buchen. Vom Gespräch mit einem Kunden über das Meeting können Sie einfach auf das Sumi-Profil wechseln und die erforderliche Anfrage abschicken. Nach der Buchung können Sie dann sofort die Einzelheiten an den Kunden weitergeben.

Gespräch mit Sumi

Zunehmend personalisiert und nützlich

Sumi kann auch Live-Daten, wie Temperatur und andere Daten zum Komfort, aktuelle Buchungsdaten und Karten als Wegbeschreibung anbieten. Der Chatbot hat auch die Fähigkeiten für eine kontinuierliche Verbesserung bei der Erkennung von Anfragen und der Anzeige von Daten. Der Einsatz des maschinellen Lernens im Facility Management sorgt dafür, dass das Gespräch mit einem Chatbot zunehmend dem Gespräch mit einem Menschen ähnelt, einschließlich personalisierter Antworten und Buchungspräferenzen für jeden Anwender.

Wo Sumi wirklich glänzt ist bei der Umsetzung unseres „Smart Start“: Das Streben danach, Unternehmen bei der Implementierung von Software zu entlasten. Die vertraute menschliche Schnittstelle einer virtuellen Assistentin fungiert als perfekte Einführung in den Buchungsprozess. Durch die Verwendung einer sprachgesteuerten Schnittstelle bietet Sumi die am besten zugängliche Funktion der sechs Hauptbuchungsmethoden. Die Integration eines Chatbots mit Skype ergänzt unsere bestehenden Kanäle perfekt. Er bietet eine Möglichkeit, Buchungen vom Desktop oder dem Mobilgerät mit einem Tool durchzuführen, das die Leute bereits gewohnt sind.

Danke, Sumi

Das Potenzial des maschinellen Lernens (Machine Learning)

Sumi ist auch eine Roadmap für zukünftige Entwicklungen im Bereich Anwender/Software-Interaktionen. Das Ziel jeder Software-Anwendung ist es, die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, während die Funktionen beibehalten werden. Ein virtueller Assistent ist ein konkreter Schritt in Richtung menschlicher Interaktionen mit Computern, aber es ist unwahrscheinlich, dass er der letzte ist. Die Technologie zur Sprachsteuerung ist mit Geräten wie Alexa von Amazon inzwischen sehr beliebt geworden, während Sensoren große Mengen an Live-Daten liefern.

Dieser Strom an neuen Informationen ist der Schlüssel, nicht nur zur Analyse von Benutzergewohnheiten und der Effizienzsteigerung, sondern auch zur Verbesserung der Software. Chatbots bieten ein noch unerschlossenes Potenzial für das maschinelle Lernen, mit Anfragen, die verwendet werden, um das Verständnis des Computers für die natürliche Sprache zu verbessern. Dies bedeutet persönlichere Gespräche und auch realistischere. Das Erlernen der Vorlieben jedes einzelnen Benutzers kann es dem Chatbot ermöglichen Buchungsentscheidungen vorwegzunehmen und sollte die Zeit, die es braucht, um eine Anfrage zu beantworten, weiter verringern.

Da Arbeitsverfahren und Büroumgebungen immer flexibler werden, müssen Reservierungs- und Hospitality-Lösungen Schritt halten. Sumi stellt einen weiteren Schritt in der Kette, die die Benutzer über alle Unternehmensszenarien hinweg verbindet, dar und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf von wo auch immer Sie buchen.

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