Es ist nichts als gesunder Menschenverstand eine zentrale Reservierungsmanagement-Software einzusetzen, um die Effizienz bei der Buchung von Besprechungsräumen zu verbessern. Aber während die kurzfristigen Vorteile weitestgehend in der Zufriedenheit der Anwender liegen, liegt die langfristige Ausrichtung eher bei Effizienzgewinnen.

Infolgedessen sind Raumsensoren oft ein Schlüsselelement der Zukunftsplanung, mit der Absicht, die Belegung und die Raumauslastung durch die Sammlung von verschiedenen Sensordaten zu verbessern. Dieses Entwerfen von Szenarien und gewünschten Ergebnissen ist ein zentrales Element bei der Einführung von Geräten des Internet der Dinge (IoT). Und es macht spannende neue Entwicklungen bei der Datenanalyse und im Machine Learning möglich.

Was jedoch viele Unternehmen nicht erkennen, ist, wie einfach sie eine Vielzahl von Szenarien umsetzen können. Die Vorteile eines Sensortyps können, unter Verwendung der gleichen Infrastruktur, mühelos nach oben skaliert werden und liefern dann eine deutlich höheren Return on Investment (ROI), mit geringem zusätzlichen Aufwand.

Die Notwendigkeit von Raumfühlern

Vom Flächenmanagement bis hin zum Energiesparen, die Optimierung der Belegung steht im Facility Management an vorderster Front. Der notwendige und sinnvolle Schritt, um diese zu verbessern, ist die Installation von Raumfühlern. Eine mit umfangreichen Funktionen ausgestattete CAFM-Software und die sich entwickelnde Datenwissenschaft (Data Science) können diese Daten effektiver aufzeichnen und analysieren als jemals zuvor. Muster können hervorgehoben und eindeutige Ziele aufgestellt werden.

Lösungen für das Besprechungs- und Reservierungsmanagement profitieren davon enorm. Der Einbau von Sensoren/Raumfühlern zur Erfassung von Raumdaten liefert wichtige Informationen für die Raumbuchung, sowohl Fern- als auch Direktbuchung. Informationen, wie aktuelle Raumbelegung und Umgebungsdaten, können erhebliche Auswirkungen auf die Entscheidungsfindung des Benutzers haben. Es hilft Arbeitsplatzmanagern auch dabei, Sitzungsräume zu optimieren.

Verbesserungen in der Funktechnologie, bei Mikrochips und beim Stromverbrauch bedeuten, dass Unternehmen leistungsfähige und kompakte Sensoren überall einbauen können. Diese Sensoren sammeln und übertragen verschiedenste Daten in Echtzeit. Allerdings erfordert das kabellose Sammeln dieser Daten neue Netzwerkstandards. Standards, die auf eine minimale Datenübertragung hin optimiert sind, was eine größere Autonomie der Sensoren zur Folge hat.

Arten von Raumfühlern

1- Kamera zur Personenzählung, die alle ein- und ausgehenden Personen zählt.
2- Funksensor, der die Belegung eines Parkplatzes erkennt.
3- Näherungssensor, der Nähe und Berührungen misst.
4- Durchgangszähler, der zählt, wie oft eine Tür geöffnet wird.
5- Passiver Infrarotsensor (PIR), der die Raumbelegung im Allgemeinen misst.

Personen und Geräte verbinden

Speziell für dieses Netz von vernetzten Geräten, als Internet der Dinge (IoT) bekannt, wurden neue Wireless-Standards entwickelt. Die Low-Power-Wide-Area-Network (LPWAN) Technologie ermöglicht es batteriebetriebenen Sensoren, mit minimalem Stromverbrauch, Daten über große Entfernungen zu übertragen.

Während dicke Wände und elektronische Störungen (Elektrosmog) den Einsatz eines WLAN verhindern können, können die niederfrequenten Signale eines LPWANs kleine Datenmengen von einer Vielzahl angeschlossener Geräte auch ohne direkten Sichtkontakt übertragen. Darüber hinaus ermöglichen sie eine sichere und bidirektionale Kommunikation. Dies ermöglicht beispielsweise die Festlegung von Schwellenwerten, die Warnungen auslösen, wenn sie überschritten werden.

LoRa (low power – long range) ist eine der vorherrschenden Technologieoptionen für den Aufbau drahtloser IoT-Netze, neben Alternativen wie Sigfox, Ingenu, Mobilfunk und WLAN. Jeder IoT-Anwendungsfall ist im Grundsatz ein Kompromiss zwischen der Übertragungsentfernung, Übertragungsgeschwindigkeit, Bandbreite, dem Stromverbrauch und vielem mehr. Unternehmen werden diese Kriterien in verschiedenen IoT-Szenarien unterschiedlich priorisieren, was dazu führen kann, dass jeweils unterschiedliche Technologien am besten passen.

Es gibt eine große Zahl von Ansätzen für die Konnektivität. Denken Sie daran, dass eine zukunftssichere IoT-Plattform die Flexibilität bieten muss, um verschiedene Hardwareoptionen zu unterstützen.

Mehrere Szenarien

In der Praxis bedeutet dies, dass ein neues kabelloses Netzwerk mehrere Arten von Sensoren unterstützen kann. Das Netzwerk ist in der Lage, einfach eine Metrik zu überwachen, wie bspw. Belegungsdaten für eine Gruppe von Besprechungsräumen. Das liefert qualitativ hochwertige Daten für das entsprechende Szenario, sodass Schlüsse aus der Benutzung gezogen werden können. Jedoch kann es sein, dass ohne zusätzliche Sensordaten (bspw. Temperatur) als Querverweis bei der Nutzung nicht sofort offensichtliche Muster existieren können.

Der Vorteil der Installation von Hardware zur Unterstützung von kabellosen Sensoren ist, dass es einfach ist, zusätzliche Szenarien zu implementieren. Die gleiche Technologie und Infrastruktur, die zur Messung der Belegung verwendet wird, ist auch in der Lage, Daten zu Temperatur und Luftfeuchtigkeit zu sammeln. Zusätzliche Sensoren sind relativ günstig und einfach zu installieren und Sie können die meisten CAFM-Systeme ganz einfach dahingehend konfigurieren, neue Datenquellen zu erkennen und korrekt zu interpretieren. Außerdem gibt es eine wachsende Tendenz, Büromöbel (Schreibtische, Stühle, etc.) vorab mit Sensoren auszustatten. Selbst Fußmatten werden inzwischen mit Sensoren zur Zählung der Passanten ausgestattet.

Positionsbestimmung in Gebäuden

Die Positionsbestimmung in Gebäuden – Verfolgung von Menschen oder Assets durch bspw. WLAN oder Bluetooth – fügt eine weitere Dimension hinzu. Dadurch können weitere Szenarien für Endbenutzer, bspw. schnelles Auffinden von Mitarbeitern in einer Umgebung mit freier Arbeitsplatzwahl oder eine Benachrichtigung darüber, wenn ein Team-Mitglied das Gebäude betritt, ermöglicht werden. Dies ermöglicht es den FM-Teams, Location Based Services anzubieten und ist in Notfällen oder bei Evakuierungen von unschätzbarem Wert. Natürlich sollten Unternehmen derartige Lösungen zur Positionsbestimmung in Gebäuden nur unter Beachtung der Privatsphäre und gesetzlicher Regelungen einführen. Der einzelne Mitarbeiter sollte die Möglichkeit zum Opt-out oder zur Anonymisierung seiner Daten haben.

Eine Umgebung, die Produktivität unterstützt

Die Sensordaten bieten sowohl neue Einblicke für Facility Manager, können aber auch auf Touchpoints für die Endanwender angezeigt werden. Den Anwendern Daten zu den Bedingungen im Raum in Echtzeit anzubieten, verbessert die Benutzerfreundlichkeit und erleichtert einen nahtlosen Übergang von der Buchung bis hin zum Eintreffen im Besprechungszimmer. Managements können aus Analysen Erkenntnisse gewinnen und die Arbeitsbereiche so anpassen, dass sie zur Teamdynamik und der Zusammenarbeit passen.

Sensor-Technologie macht es den Mitarbeitern möglich, flexibler und effizienter zu arbeiten – inner- und außerhalb des Büros. Mitarbeiter können sich an Tagen, an denen das Büro besonders voll ist, dazu entscheiden, von zu Hause aus zu arbeiten. Oder sie überprüfen die Verfügbarkeit von Parkplätzen oder freien Besprechungsräumen, noch bevor Sie ankommen. Sie können aus der Ferne den bequemsten Raum prüfen und sehen, wann er verfügbar sein wird und sogar die Zimmertemperatur anpassen.

Höchste Flexibilität

Das ist nicht nur für das Sammeln von Sensordaten nützlich. Unterstützende Technologien können dabei helfen, diese neuen Daten zu normalisieren und zu unterstützen. Konferenzraumdisplays, die die derzeitige und die zukünftige Belegung anzeigen, können mit einem „Emoji“ basierten System auch dazu benutzt werden, zusätzliches Feedback zu erfassen. Unternehmen können dann diese Zufriedenheits- oder Unzufriedenheitswerte in Bezug setzen, zu Daten zur Belegung und damit Probleme für eine tiefergehende Untersuchung hervorheben.

Diese Kombination von kabellosen Geräten in einem einzigen Netzwerk bietet höchste Flexibilität. Ein Konferenzraumdisplay kann Live-Daten seines Besprechungsraums anzeigen, Sie können es aber auch dazu benutzen, einen Auftrag zur Reinigung oder zur Wartung zu verschicken.

Jedes Display, vom Empfangskiosk bis hin zu an der Wand befestigen Digitalanzeigen kann umgebaut werden, um Echtzeit-Daten über dieses Funknetzwerk zu empfangen. Die angezeigten Informationen könnten morgens auch den Speiseplan der Kantine für mittags enthalten oder nachmittags Wetter- und Verkehrsinformationen.

Sensoren im Besprechungsraum erkennen, wenn ein gebuchter Raum leer ist. Und, Sie können die Software ganz einfach so konfigurieren, dass sie den Besprechungsraum freigibt, wenn die Sensoren niemanden entdecken. Bevor dies passiert, erhält der Gastgeber eine Push-Nachricht (oder eine E-Mail), um ihn darüber zu informieren, dass seine Reservierung in Kürze storniert wird.

In naher Zukunft wird es möglich sein, dass Sensoren erkennen können, wenn etwas verschüttet wurde und dann automatisch den Reinigungsplan ändern oder ein Ticket auslösen, wenn etwas zerbrochen wurde. Mit der Installation der Technologie um Sensoren einsetzen zu können, sind Sie bei der Bereitstellung von weiteren Szenarien mehrere Schritte im voraus.

Maximierung der Wertschöpfung

Der mögliche ROI bei der Implementation eines kabellosen Netzwerks liegt in drei Punkten. Die unmittelbare Rendite liegt im Bereich Benutzerproduktivität und -zufriedenheit. Mitarbeiter bekommen ein Tool, das es ihnen ermöglicht, die Raumbelegung zu visualisieren und damit die Suche nach einem passenden Besprechungsraum und dessen Reservierung einfacher macht. Die Palette der möglichen Implementierungen in Bezug auf Komfort sowie die künftigen Auswirkungen der Speicherung der individuellen Benutzerdaten für zukünftige Buchungen, wird die Produktivität und das Wohlbefinden verbessern.

Arten von Raumfühlern für IoT-Szenarien

 
Der mittelfristige Ertrag betrifft die Auswirkungen auf die Dienstleistungen. Durch das Sammeln von Daten über die Raumnutzung und deren Anwendung können Unternehmen sowohl ihre Reinigungs- und Wartungspläne optimieren als auch die Bereitstellung von Erfrischungen und Geräten automatisieren. Dies spart Geld und Zeit für eine unnötige Prüfung von Geräten oder Reinigung von Räumen, die kaum benutzt wurden.

Die langfristigen Vorteile ergeben sich aus allgemeinen Trends, die aus großen Datenmengen herausgelesen werden können. Die Anwendung des maschinellen Lernens, von Algorithmen und Analysen kann Muster identifizieren und zu Lösungen führen. Leute benutzen einen Raum vormittags seltener, weil die Standardtemperatur zu niedrig ist. Oder Sie könnten sich dazu entschließen, einen großen Raum, der ständig von kleinen Gruppen gebucht wird, in zwei kleine Räume aufzuteilen. Während dies bereits für ein Szenario sinnvoll ist, können weitere Szenarien mehr Daten liefern, um Muster zwischen verschiedenen Metriken zu erkennen.

Bereits die Einführung eines IoT gestützten Netzwerks für ein einzelnes Szenario ist daher kurz- und mittelfristig sinnvoll. Wenn die Benutzer erst einmal mit der Software vertraut sind, ist die einfache Implementierung neuer IoT Geräte äußerst kostengünstig. Die zunehmenden Fähigkeiten dieser Sensoren und die weiträumige Vernetzung des LPWAN Standards scheint auch zukünftig alle möglichen Arten von Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

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