Die Funktion der Instandhaltung im Facility Management wird oft nicht so gewürdigt, wie sie es verdient hätte. Die Führungskräfte in den Unternehmen betrachten Instandhaltung in der Regel als von geringer strategischer Bedeutung. Solange alles funktioniert, wird sie von der Geschäftsführungsebene und von der Belegschaft im Allgemeinen nicht groß beachtet.

Darüber hinaus haben wir die Tendenz, reaktive Anstrengungen (Reparaturen von Defekten) stärker wahrzunehmen als proaktive (Lösen eines Problems, bevor es überhaupt auftritt). Zugegeben: „Feuerwehr-Einsätze“ sind sichtbarer und können einen „heldenhafteren“ Eindruck vermitteln, aber zu verhindern, dass „Brände“ überhaupt erst entstehen, bietet einen größeren Wert.

Glücklicherweise wächst die Einsicht, dass strategisches Asset-Management und eine proaktive Instandhaltung einen bedeutenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Das Management sollte es daher in den Unternehmensplanungsprozess einbeziehen. Und, dass Instandhaltungsleiter dazu die richtige Software und technischen Tools benötigen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

IPS-System: Integration der Instandhaltung

Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (IPS) ermöglicht es Unternehmen, alle relevanten Daten in strukturierter Form zentral an einer Stelle verfügbar zu haben. Dazu gehören der Typ des Assets, der Zustand, die komplette Wartungshistorie und -kosten, der Standort und die Compliance-Dokumentation. Das System ermöglicht eine bessere Planung und liefert bessere Daten. Dies wiederum trägt dazu bei, den Lebenszyklus und die Kosten des Assets zu optimieren.

Die Einbindung des Immobilien-, Facility- und Arbeitsplatzmanagements ist wichtiger Bestandteil einer proaktiven Strategie. Die Technologie dazu ist vorhanden. IPS als Teil eines fortschrittlichen integrierten Arbeitsplatz-Management-Systems (IWMS) bietet eine effektive Plattform, um Informationen im gesamten Unternehmen zu teilen und hilft der Instandhaltung sich auf die richtigen Ziele zu konzentrieren.

Integration ist hier der Schlüsselbegriff. Die Instandhaltung ist auf vielfältige Art und Weise mit anderen Prozessen und Tätigkeitsbereichen verknüpft. Um nur einige zu nennen: Helpdesk-Support, Servicebereitstellung, Arbeitsplatzkomfort und Produktivität, Immobilienmanagement und Energieeinsparung. Eine Insellösung macht es unmöglich, all diese Verbindungen zu erkennen und deren Auswirkungen zu verstehen.

Kostenkontrolle (Instandhaltungseffizienz)

Instandhaltungsleiter, die mit beachtlichen Budgets (Arbeit, Ersatzteile, Vertragspartner) und konkurrierenden Prioritäten umgehen, brauchen ein modernes Asset-Management-System, um die Instandhaltung kostengünstig planen und durchführen zu können.

Durch die Nachverfolgung von Assets und deren Zustand ist es möglich, Wartungsintervalle zu optimieren. Dies stellt sicher, dass kleine Mängel behandelt werden, bevor sie sich zu gravierenden Problemen auswachsen können. Beispielsweise kann der Ausfall eines kostengünstigen Bauteils zum Ausfall anderer, teurerer Systemkomponenten führen. Ohne vorbeugende Wartung können Reparaturkosten schnell eskalieren.

Eine ungeplante Instandhaltung, die hastig beim Auftreten eines Problems durchgeführt wird, ist teurer und von geringerer Qualität. Kleinere Reparaturen rechtzeitig durchzuführen, verringert die Notwendigkeit für Generalüberholungen oder vollständigen Ersatz, während gleichzeitig die Kosten erfasst und analysiert werden können. Dies hilft dabei zu entscheiden, ob Sie Kosten senken können, indem Sie eine Anlage ersetzen, anstatt Sie ständig zu reparieren.

Langlebigkeit einer Anlage (Instandhaltungseffektivität)

Eine gut konzipierte und geplante Instandhaltung verlängert die Nutzungsdauer von Anlagen und zögert die Notwendigkeit für kostspieligen Ersatz oder eine Überholung hinaus. Sie maximiert auch die Betriebszeit und steigert damit die Produktivität und verbessert die Erfahrungen am Arbeitsplatz.

Proaktive Wartung

Wenn kein effektives IPS-System vorhanden ist, wird in den meisten Fällen die Wartung als reaktive Wartung (Betrieb bis zum Ausfall) durchgeführt. Dank der Nachverfolgung von Assets, Inspektionen und sogar Sensordaten ermöglicht die IPS-Software jedoch eine proaktive Wartung. Sie unterstützt auch eine effektivere Kommunikation zwischen dem Facility-Management-Team und den technischen Dienstleistern.

Das IPS-System verschickt automatisch Benachrichtigungen und generiert automatisch Arbeitsaufträge: Keine Gefahr, das zu vergessen… Ein gutes IPS-System bietet auch dynamische Tools zur Terminplanung, die eine Zuordnung der Ressourcen auf Basis der Fähigkeiten ermöglichen. Das macht es einfach, Aufträge auf Basis des Standorts, der Verfügbarkeit und der Fähigkeiten der Techniker sowie der Verfügbarkeit der benötigten Teile für die Ausführung des Auftrags zu vergeben.

Darüber hinaus ermöglicht die Software den Unternehmen die Erstellung mehrjähriger Budgets und Planungen und eine Abschätzung der notwendigen Investitionen.

Reaktive Instandhaltung

Nicht jede Reparatur oder Austausch sollte proaktiv durchgeführt werden. Der Teil der Instandhaltungsarbeiten, der am besten reaktiv ausgeführt wird, kann durch eine enge Integration mit dem Helpdesk und der Lagerverwaltung von Ersatzteilen verbessert werden.

Einfach zu benutzende Helpdesk-Software, die alle Anfragen zentral verwaltet und Vorlagen auf Basis von Best Practices pro Anforderungsart bietet, kann die Zahl der Fälle, die im ersten Anlauf gelöst werden, erhöhen und die Durchlaufzeit für Tickets deutlich verkürzen.

Zweitens ermöglicht ein Modul zur Lagerverwaltung die zentrale Verwaltung des Instandhaltungslagers, die Verfolgung und das Einhalten eines angemessenen Lagerbestands und es gibt den Technikern einen einfachen Zugriff auf benötigtes Material. Das ist sogar über ein Smartphone möglich.

Schließlich wird die automatische Nachverfolgung von SLAs Sie darüber informieren, ob die Vertragspartner die vereinbarten Leistungsparameter einhalten.

Einsatz eines IPS-Systems, um Aktivitäten zu automatisieren und den Arbeitsablauf zu optimieren

Einsatz eines IPS-Systems, um Aktivitäten zu automatisieren und den Arbeitsablauf zu optimieren

Produktivität der Servicetechniker

Es gibt wenige Bereiche, in denen der Einsatz mobiler Tools einen größeren Unterschied machen können als im Instandhaltungsmanagement. Apps, die in das IPS-System integriert sind, steigern die Produktivität durch:

  • Direktzugriff auf alle relevanten Informationen von unterwegs, von einem Smartphone oder einem Tablet aus
  • Ersatz von „Papier und Bleistift“ durch digitale Anwendungen für die Zustandsbewertung, Schadensprüfungen, Inventur, Bestandsmanagement und vieles mehr
  • Funktionen zur Nutzung unterwegs, um Tickets und Arbeitsaufträge zu erstellen, was zur schnelleren Problemlösung führt
  • Anleitungen und standardisierte Arbeitsabläufe aus Basis der Best Practices der Branche
  • Datenerfassung in Echtzeit (bspw. Zeiten, Kosten) und damit einhergehend eine Verbesserung der Genauigkeit und die Vermeidung von Doppelarbeit
  • Schnellen Zugriff auf Asset-Daten (Standort, Bilder, Spezifikationen, etc.) durch Scannen von QR-Codes
  • Verbesserung der Qualitätskontrolle bspw. durch GPS-Koordinaten und digitale Abzeichnung durch den Kunden

Asset-Tracking und Compliance

Eine IPS-Software bietet sowohl die Möglichkeit über BIM oder CAD Assets zu lokalisieren und mit ihnen zu interagieren als auch den Assets Standorte, Abteilungen, Veranstaltungen etc. zuzuordnen. Die Software erlaubt es Ihnen, alle Asset-bezogenen Daten in einer „einzigen Quelle der Wahrheit“ (Single Source of Truth) zu verfolgen und bietet Ihnen einen einfachen Zugriff auf die Ergebnisse von Audits und Inspektionen und die Optimierung des Compliance-Reporting.

Integration von BMS- oder IoT-Sensordaten mit dem IPS-System

Unternehmen können jetzt problemlos drahtlose Sensoren in Gebäuden installieren und in das IPS-System integrieren. Solche Sensoren liefern Echtzeitdaten auf Mikro-Ebene über Umgebungsbedingungen und den Status von Geräten, anhand derer Warnungen ausgelöst und Arbeitsaufträge erstellt werden können. Im Laufe der Zeit zeigen die gesammelten Daten Trends und Muster, die zur Verbesserung der Anlagenwartung beitragen.

Reporting und kontinuierliche Verbesserung

Mit einem IPS-System können Sie Daten (bspw. Aktivitäten, Kosten, Zeiten, Verbräuche, Qualität, Verfügbarkeit,…) erfassen, diese Daten in umsetzbare Informationen umwandeln und die daraus resultierenden Erkenntnisse zur Optimierung des Asset-Managements nutzen.

Die automatische Überwachung von Kennzahlen (KPIs) erleichtert die Nachverfolgung von Service Level Agreements und hilft Ihnen bei der ergebnisorientierten Instandhaltungsstrategie. Durch das Einbetten von Best Practices und Standards, Berichte und Dashboards des IPS-Systems gewinnen Sie an Sichtbarkeit, Vergleichbarkeit und Sie verbessern die Leistung.

MCS Solutions unterstützt Unternehmen dabei, die Leistung von Immobilien durch die Synergie zwischen Beratung und innovativer Software zu verbessern. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr erfahren möchten.