Die Optimierung der Flächen für Arbeitsplätze ist für die meisten Unternehmen eine Herausforderung. Neue Arbeitsweisen, erhöhte Mobilität und neue Rechnungslegungsvorschriften für Leasingverträge (IFRS 16) kommen noch hinzu.

Weltweit nutzen Unternehmen, an einem typischen Arbeitstag, durchschnittlich 30-40 % ihrer vorhandenen Büroflächen nicht aus. Das Verbesserungs- und Einsparpotenzial ist also enorm. Denken Sie an Miete, Energie und Dienstleistungen.

Überwachung von Kennzahlen (KPIs) und Benchmark-Performance von Flächen für Arbeitsplätze

Aber das ist noch nicht alles: Die Faustregel für Immobilien, 3-30-300, besagt, dass die typischen Kosten pro Quadratfuß und Jahr $3 für Versorgungsunternehmen, $30 für Miete und $300 an Gehaltskosten betragen. Dies bedeutet, dass eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 1 % eine weitaus größere finanzielle Auswirkung hat als eine Verringerung der Miete oder eine Erhöhung der Energieeffizienz um denselben Prozentsatz. Die Optimierung der Effektivität des Arbeitsplatzes ist daher von entscheidender Bedeutung, und Unternehmen sollten diese zu einem Schwerpunkt bei der Definition von KPIs für Flächen für Arbeitsplätze machen. Sehen wir uns an, wie wir dies am Besten erreichen.

Die Basis muss stimmen: Ein aktuelles Inventar der Flächen/Räume.

Das erste, was Sie brauchen, ist ein genaues, aktuelles Inventar all Ihrer Räume und Flächen. Das klingt nach einer gewaltigen Aufgabe, durch die Integration von CAD-Plänen in die Software für das Facility Management (CAFM/IWMS) ist dies aber viel einfacher geworden. Moderne Software zur Verwaltung von Flächen/Räumen wandelt Pläne in raumbezogene Daten um. So haben Arbeitsplatzprofis jetzt schnellen Zugriff auf interaktive und dynamische Grundrisse. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass diese Pläne problemlos von FM-Teams gemeinsam genutzt und aktualisiert werden können – ganz ohne CAD-Schulung oder Lizenzen.

Ebenso wichtig ist, dass Sie Flächen nach einem Flächenstandard definieren und messen, wie bspw. der Europäischen Norm EN 15221-6. Ohne Standardisierung sind Vergleiche unzuverlässig und ein Benchmarking unmöglich.

Definition von KPIs für Arbeitsplatzflächen zur Steigerung der Effizienz

Als nächstes müssen Sie KPIs (Key Performance Indicators) definieren. Bei der Suche nach den besten KPIs berücksichtigen Sie Ihre Ziele und die Beweglichkeit Ihres Arbeitsplatzes. Herkömmliche Kennzahlen wie Brutto/Nutzfläche, Kosten/m² oder m²/Schreibtisch können als Basisgröße dienen und Ihnen bei Vertragsverhandlungen eine gewisse Hebelwirkung verschaffen, aber deren Nützlichkeit beim Voranbringen von Veränderungen ist begrenzt. Preiswertere Fläche ist möglicherweise am Ende gar nicht verfügbar und mehr Schreibtische in die bestehende Fläche zu quetschen, könnte sich als kontraproduktiv erweisen.

Es ist einfach heutige Realität, dass Schreibtische nicht den ganzen Tag bzw. jeden Tag benutzt werden und die meisten Menschen – gelegentlich oder häufig – von verschiedenen Orten aus arbeiten. In diesem Zusammenhang kann der Ersatz dedizierter Arbeitsplätze durch einen Mix aus gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitern nach Bedarf genutzt werden (auch bekannt als ABW: Activity Based Working), die Kosten wesentlich effektiver senken, als noch mehr fest zugewiesene Schreibtische in die vorhandene Fläche zu quetschen. In einer agilen Umgebung ist es wichtig, die Belegung im Auge zu behalten und die Kosten der Fläche pro Person zu betrachten. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist eine weitere wichtige, zu überwachende, Kennzahl.

Erfassung von Daten und Berechnung von Kennzahlen

Sobald Sie Ihre KPIs für den Arbeitsplatz kennen, können Sie ermitteln, welche Daten Sie benötigen und wie Sie diese erfassen werden. Um die richtigen Erkenntnisse zu gewinnen, müssen Sie höchstwahrscheinlich Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und korrelieren:

  • Personalabteilung/HR (Mitarbeiterdaten, Befragungsergebnisse)
  • Software (Gebäudeperformance, raumbezogene Daten, Reservierungen)
  • Sensoren und mobile Geräte (Daten zur Belegung und zum Komfort in Echtzeit, sofortiges Anwender-Feedback)

Der Überblick über diese großen Datenmengen (Big Data) in einer Tabellenkalkulation ist praktisch unmöglich. Mit einem IoT-fähigem IWMS-System können Sie Folgendes automatisieren:

  • Datenerfassung in Echtzeit in einer einzigen Plattform
  • Berechnung von Kennzahlen (z. B. mittlere Belegung, Spitzenbelegung und die Häufigkeit von Spitzen)
  • Visualisierung auf Grundrissen und Dashboards

Benchmarking und Verbesserung der Flächenleistung

Zur Auswertung der von der Software berechneten Kennzahlen werden Referenzpunkte benötigt. Wenn Sie ein großes Gebäudeportfolio verwalten, können Sie internes Benchmarking durchführen, um die kritischen Punkte und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Oder Sie profitieren vom Beratungskompetenz, um Ihre Arbeitsplatzstrategie zu entwickeln, KPIs zu definieren und einen globaleren Bezugsrahmen zu schaffen. Denken Sie immer daran, dass es keine „Einheitsgröße für alle“ gibt und das die Ziele abhängen können von:

  • Dem Arbeitsplatzkonzept
  • Der Branche (Arbeitsstil und Beweglichkeit)
  • Den Raumtypen (Büros oder spezialisierte Räume)
  • Dem Gebäude (neu oder renoviert)

Arbeitplatz-Experten unterstützen Sie auch bei der Definition eines Maßnahmenplans und beim Change Management.

MCS Solutions kombiniert Beratungskompetenz, IWMS-Software und intelligente Technologien, um den Arbeitsplatz zum Wohle der Mitarbeiter und des Unternehmens zu optimieren. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr erfahren möchten.