Während die Aufgaben der Facility Manager sich schnell verändern, betrachten viele die Position selbst noch als eine, die vergleichbar mit einem hemdsärmligen Feuerwehrmann ist. Dieses Klischee kann Auswirkungen auf ihren Ruf haben und steht ganz im Gegensatz zu der Rolle mit einer sich entwickelnden Datenanalyse und deren Anwendung. In Wirklichkeit kann der moderne Facility Manager mit beidem jonglieren, während er Daten in die C-Suite eingibt, die jeden auf einer mehr intrinsischen Ebene trifft.

Zu viele Unternehmen vermuten immer noch, dass der Aufwand für die Technik zur Datenerfassung und Planung unerschwinglich sein wird und zwingen damit Facility Manager in einen reaktiven Führungsstil. Und diese Denkweise kann sich natürlich auf die Facility Manager selbst erstrecken, deren wesentliche Aufgabe oft darin besteht, sich um kurzfristige Störungsmeldungen in einem Komplex zu kümmern.

Dies ist nicht nur ein Missbrauch der hochentwickelten Software, die Facility Managern zur Verfügung steht, es ist auch eine Richtung, die riskiert, dass sie im technischen Fortschritt abgehängt werden. Entwicklungen rund um BIM, IoT und die Forderung nach flexiblen Arbeitsplätzen bedeuten, dass die Rolle des Facility Managers überarbeitet und aufgewertet werden muss.

Sie sollten nicht auf eine Reklamation warten müssen. Stattdessen sollten Facility Manager darauf achten, dass sie befugt sind, potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren und dass sie frühzeitig in der Lage sind, Lösungen zu bieten.

Überreaktion

Der übliche Ansatz im Facility Management ist es, Probleme dann anzugreifen, wenn sie einen kritischen Punkt erreichen, sodass Systeme an die Wand gefahren werden. Diese Vorgehensweise kann notwendig erscheinen, da die meisten Facility Manager mit zahllosen Aufgaben überflutet werden. Da ist das anhaltende Gefühl, dass man den Umgang mit Problemen von untergeordneter Bedeutung mittels Datenanalyse priorisieren sollte.

Das Problem dabei ist, dass man nur mit Feuerlöschen beschäftigt ist, wenn Systeme gleichzeitig versagen. So lange Systeme nicht arbeiten, ist die Produktivität betroffen, denn die schwerwiegendsten Probleme können ein komplettes Gebäude (oder ein Gebäude-Portfolio) funktionsunfähig machen.

Ohne eine Bewertung aller Kriterien und Daten sind potenzielle Probleme möglicherweise nicht so offensichtlich. Krankheiten sind nichts, was ein Facility Manager unbedingt mit berücksichtigen würde; bis er die Datenkorrelation sieht, bspw. Krankmeldungen und den Zustand dieser Fläche.

Nehmen Sie das Beispiel der Kontrolle zukünftiger Probleme wie Keime, die gegen Antibiotika resistent sind. Eine E-Mail oder ein Blog-Beitrag, die Sie auf dieses Thema hinweisen, werden möglicherweise nicht ernst genommen, aber Ihre Daten könnten Sie darauf hinweisen, dass dieses Problem existiert und eventuell neue Reinigungsabläufe erfordert. Das BMS mit dem BIM zu verbinden und andere Formen der Big-Data-Erfassung können solche Trends erkennen und ermöglichen es Ihnen, frühzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Nachverfolgung

Zeit in ein proaktive Planung und Risikobewertung zu investieren, wird die Zahl der ständigen kurzfristigen Störungsmeldungen reduzieren und Zeit für weniger praktische Arbeit geben. Die möglichen Einsparungen durch verringerte Ausfallzeiten und eine längere Lebenserwartung der Hardware könnten zu erheblichen Kosteneinsparungen des Unternehmens führen und Ihnen das Leben deutlich leichter machen.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass eine Reaktion auf Probleme sich nicht auf physische Probleme wie Maschinen- oder Systemausfälle beschränkt. Genauso wichtig sind Umgebungsbedingungen, wie Beleuchtung oder Schalldämmung, die direkt die Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen.

Das Endziel beinhaltet die Beherrschung einer ganzen Reihe von technischen Lösungen. Die Einführung und der effiziente Einsatz von BIM in Verbindung mit Ihrem BMS ermöglicht es Ihnen, Daten auf einer 3D-Karte als Overlay-Daten anzuzeigen und damit Live-Daten zu Rohrleitungen und Kabeln so anzuzeigen, dass die Wartung erleichtert wird.

Big Data und Machine Learning lassen Sie das Meiste aus dem IoT herausholen, indem Sie Trends in komplexen Datenbeständen erkennen. Es gibt sogar einen Platz für einfache Rückmeldungen der Gebäudenutzer. Diese Kombination aus Datenanalyse und direktem Feedback verbessert Ihre Möglichkeiten, Wartungen über das CMMS zu planen und zunehmenden Verschleiß einfach zu protokollieren.

Für die zukunft gerüstet

Bis dahin wird es für vielbeschäftigte Facility Manager am Besten sein, die Umstellung schrittweise anzugehen. Während Sie lernen, wie man die vielen Facetten eines komplexen BMS benutzt, kann die Installation von temporären Sensoren ein unmittelbares Feedback für umsetzbare Veränderungen liefern.

Einfache ad-hoc Lösungen wie Klein-Umfragen, die Nutzung von Tablets im Flughafen-Stil oder Schaltflächen, um die Zufriedenheit in einem bestimmten Bereich oder Dienst (bspw. Toiletten) zu bewerten, sind einfach aber effektiv. Kreativ bei der Datenerfassung zu sein, kann die direkte, persönliche Beteiligung minimieren. Mit einem Klemmbrett herumzulaufen, ist nicht erlaubt – lassen Sie die Daten zu sich kommen!

Das sollte alles Teil eines allmählichen Übergangs sein. Die meisten Facility Manager arbeiten noch mit einem eingabebasierenden Ansatz und verlassen sich darauf, dass Meldungen eingehen, woraufhin sie dann gehen und die Probleme beseitigen. Das absolute Minimum ist heute ein ausgabebasierendes Modell, mit Systemen die Daten sammeln und Lösungen bereits im Voraus vorschlagen.

Das ultimative Ziel ist eine ergebnisorientierte Philosophie, wo diese Daten gesammelt, analysiert und auf höchsten Niveau eingesetzt werden, um die KPIs zu erreichen. Wenn Sie dann Ihre Zeit nicht mehr damit verbringen, Dinge nur zu reparieren, können Sie mehr Aufwand in die Entwicklung von Verfahren stecken, die Anwendererfahrung zu bewerten und zu verbessern, mit täglichen Vorteilen für das ganze Unternehmen.

Schulungen, um diese neuen Softwarelösungen benutzen zu können, bieten viele kurz- und langfristigen Vorteile. So wie Facility Management sich in Richtung einer immer größeren Integration von Sensoren, Machine Learning und der Automatisierung von bestimmten technischen Elementen entwickelt, werden die Datenanalyse und Planung zukünftig den größten Teile der Arbeit einnehmen. Damit klar zu kommen, bringt Facility Manager in eine gute Position und ist auch sinnvoll.