Bürofläche ist eine wichtige Investition für viele Organisationen und – mit der größeren Mobilität der Arbeitskräfte – schwierig zu handhaben. Wenn Sie nicht genügend Platz haben oder dieser für seinen Verwendungszweck nicht geeignet ist, leidet die Produktivität am Arbeitsplatz. Falls Sie aber zu viel Platz haben, verschwenden Sie Geld für Miete, Energie und Dienstleistungen. Außerdem sind nicht alle Räume gleich: Arbeitsbereiche sind beispielsweise wertvoller als Verkehrs- oder Lagerräume.

Wie können Sie die Leistung Ihres Gebäudes messen und herausfinden, ob Sie einen korrekten Preis für Büroraum und die dazugehörigen Dienstleistungen zahlen? Eine gängige Methode ist es, Kosten pro Fläche, z. B. Reinigungskosten/m ², Wartungskosten/m ² und Mietkosten/m ² zu unterscheiden.

Vergleichen Sie Äpfel mit Birnen?

Die Art und Weise, wie Grundflächen definiert, kategorisiert und gemessen werden, variiert allerdings ziemlich stark, vor allem im internationalen Kontext. Verschiedene Stakeholder haben unterschiedliche Definitionen und Interpretationen, die zu Messgrößen führen, die einfach nicht vergleichbar sind. Es ist daher wichtig, einen bestimmten Raumstandard als Benchmarking zu verwenden.

Ein wirklich globaler Raumstandard existiert jedoch, zumindest bisher, noch nicht. Aber es ist wichtig, dass Sie einen bestimmten Standard wählen und daran festhalten, damit ein Benchmarking in Bezug auf die Leistung gelingt. Je nachdem, wo der Schwerpunkt Ihres Gebäude-Portfolios liegt, könnten Sie sich für EN, DIN, BOMA entscheiden; oder einen anderen Standard wählen, der in Ihrem Markt am weitesten verbreitet ist.

 

Flächenstandards

Ein Beispiel für Raum-Klassifikation (EN 15221-6)

 

In einem europäischen Kontext, bildet die Norm EN 15221-6 Flächenbemessung im Facility Management eine gemeinsame Grundlage für das Flächen- und Raummanagement, Planung und Design sowie finanzielle Bewertung. Da er vollständig in andere FM Bereichen eingebunden ist, fördert der Standard eine nachhaltige Strategie der kontinuierlichen Verbesserung.

Gute Referenzen sind wichtig

Lassen Sie uns also zu unseren m ² Kosten zurückkehren. Angenommen, Sie wollen Ihre Mietkosten bewerten, weil Ihre Organisation eine Veränderung oder ein Sanierungsprojekt anstrebt oder, weil eine Unterbrechung des Mietvertrags ansteht. Für den Anfang werden Sie wahrscheinlich eine Miete basierend auf der Bruttogrundfläche zahlen, die alle geschlossenen Räume umfasst, wie von der Außenseite der Gebäudewände gemessen. Was Sie wirklich interessiert, sind jedoch die Kosten für die nutzbare Fläche, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Optionen auf einer ‚Äpfel mit Äpfeln‘ Basis bewerten können. Ein angewandtes Größenverhältnis ist in diesem Fall die nutzbare Fläche im Verhältnis zur Bruttogrundfläche. Nehmen wir an, Ihr Gebäude hat ein Verhältnis nutzbare Fläche zu Bruttogrundfläche von 60 %. Wie sieht das im Vergleich zu relevanten anderen Gebäuden aus? Benchmarking-Daten allein werden Ihnen das nicht sagen. Sie brauchen ein Bezugssystem.

Beispielhaft sind hier ein paar Bezugspunkte basierend auf unserer Branchenerfahrung:

  • Nutzfläche im Verhältnis zur Bruttogrundfläche:
    • Optimale Vorgehensweise: 82%
    • Durchschnittliches Ergebnis: 70%
    • Schlechte Performance: 60%
  • Verkehrsfläche im Verhältnis zur Bruttogrundfläche:
    • Optimale Vorgehensweise: 5%
    • Durchschnittliches Ergebnis: 12%
    • Schlechte Performance: 20%

Zwei Gebäude mit dem exakt gleichen Mietpreis können aufgrund von Faktoren der Gemeinschaftsfläche und Ineffizienzen im Design eine sehr unterschiedliche Performance haben. Kennzahlen wie die oben genannten ermöglichen einen Einblick in das Preis/Performance-Verhältnis.

Wie Sie all dies effektiv handhaben können

Bevor Sie überhaupt damit anfangen, über Benchmarking nachzudenken, müssen Sie Geodaten erfassen und verwalten. Viele Unternehmen machen dies noch mit Tabellenkalkulationen und manueller Dateneingabe, was zu Fehlern, veralteten Informationen und einem Mangel an Transparenz und Rückverfolgbarkeit führt. Einige verwenden auch nebenher ein Zeichenprogramm. Eine bessere Lösung ist die Kombination eines CAD-Programms mit Facilities Management Software und der Austausch von Daten zwischen den beiden Softwareprogrammen.

Die effizienteste und effektivste Lösung ist jedoch ein integriertes Arbeitsplatz-Management-System (Integrated Workplace Management System bzw. IWMS). Eine leistungsstarke Lösung kann Zeichnungen von CAD importieren und sie als intelligente Daten an einem zentralen Aufbewahrungsort speichern (Zeichnungen = Daten). Nach unserer Erfahrung dauert es etwa einen Manntag, um 5000 m² von CAD in ein IWMS (integriertes Arbeitsplatz-Management-System) zu übertragen.

Investitionsrentabilität

Mit einer intelligenten IWMS-Plattform können Sie Raumdaten auf Grundrisszeichnungen visualisieren, Kosten beurteilen und Performance messen. Dies ist von unschätzbarem Wert, nicht nur um die Arbeitsplatzfläche zu optimieren, sondern auch um ergebnisorientierte Leistungserbringung voranzutreiben.

Eine integrierte Software-Plattform erleichtert außerdem den Austausch von Raumdaten zwischen Service-Teams, Managern und anderen Beteiligten, ohne dass die Nutzer hierfür ein CAD Ausbildung oder Lizenzen benötigen. Sie können Ebenen verwenden und Zugriffsrechte verwalten, so dass den Anwendern nur die Informationen angezeigt werden, die für sie relevant sind. Beispielsweise können Sie eine „Sicherheitsstufe“ nur einer begrenzten Anzahl von Personen innerhalb der Organisation auf Need-to-Know-Basis zugänglich machen. Benutzer können die Daten während der Visualisierung filtern und so schnelle Analysen ermöglichen sowie Unterstützung für den Aufbau von Service-Budgets erhalten. Zu Reinigungszwecken, zum Beispiel, könnte man daran interessiert sein, einen schnellen Überblick von „allen Räumen größer als X m² mit Teppichboden“ (oder natürlich auch einer anderen Art von Bodenbelag) zu bekommen. Da Benutzer einen Anreiz haben, die Informationen aktuell zu halten, wird ihre Motivation, alle Änderungen zu melden, viel höher sein.

IWMS-Software kann außerdem helfen, einen Raum-Standard zu realisieren. Wenn Sie erwägen, Software für die Verwaltung eines großen Portfolios oder für die Erstellung von Benchmark-Ergebnissen nach internationalen Standards zu erwerben, dann sollten Sie nach einer integrierten Lösung suchen. Und stellen Sie sicher, dass sie mit den wesentlichen Raum-Standards übereinstimmt.

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