Ihren Namen auf einen Zettel zu schreiben oder in einer Excel-Datei einzutragen, wurde zu Recht in die Geschichte verbannt. Und obgleich Tools wie Outlook großartig sind, um zusammen zu arbeiten und Meetings zu planen, so bieten sie doch nur eine begrenzte Funktionalität für die Buchung von Räumlichkeiten, Dienstleistungen und Ressourcen.

Software für das Reservierungsmanagement bietet umfangreiche Vorteile in der Effizienz über Abteilungen hinweg. Mit der Explosion des Internet der Dinge (IoT) können moderne Systeme heute Live-Daten von Sensoren integrieren. Kabellose Sensoren in den Besprechungsräumen erfassen Belegungsdaten und Daten zum Komfort und zeigen diese Daten in Echtzeit auf Grundrissen an. Die Ausgabegeräte sind heute vielfältiger (Kiosks/Terminals, Apps, Konferenzraumdisplays) und die Benutzeroberflächen einfacher zu bedienen. Das Ergebnis ist eine intuitive und umfassende Lösung für das Reservierungsmanagement, die die Buchung von Besprechungsräumen zum Kinderspiel macht.

Besprechungschaos

Die altmodische Art, einen Besprechungsraum zu reservieren, kann ein logistischer Albtraum sein. Meetings beginnen oft mit Verspätung oder dauern länger als geplant. Dies verursacht einen Rückstand, der über den Tag hinweg immer schlimmer wird.

Einen Raum zu buchen, ist nicht immer eine Garantie, dass Sie ihn auch bekommen. Versehentliche Überlappungen sind ein gängiges Problem. Daher verschwenden viele Leute Zeit, indem sie vor den Besprechungsräumen stehen oder beim Herumlaufen, um einen geeigneten Raum zu finden, um ein Meeting abzuhalten, das bereits Wochen vorher gebucht wurde.

Die gute Nachricht ist, dass es nicht so sein muss. Eine Meeting- und Reservierungsmanagementlösung lässt sich nahtlos in Ihre bestehende FM-Architektur einbinden und automatisiert den gesamten Prozess. Für maximale Wirkung stellen Sie sich einmal ein Reservierungsmodul vor, das Teil einer modularen Facility Management Plattform ist. So profitieren Sie von der Standard-Prozessintegration mit Empfangsdiensten, Helpdesk, Arbeitsauftragsmanagement und vielem mehr.

Ob auf der Ebene der Buchung, Verwaltung oder bei der Erbringung von Dienstleistungen, die Organisation eines Meetings wird zu einem einfachen und reibungslos ablaufenden Vorgang. Und das Beste dabei, mit der Bereitstellung von zahlreichen Touchpoints gibt es für jeden Mitarbeiter und jede Situation eine Möglichkeit zum Buchen.

Auswahlmöglichkeiten

Unternehmen betrachten die Implementierung von Software oft als riskant. Moderne Reservierungsmanagement-Software ist jedoch für schnelle Inbetriebnahme und Akzeptanz konzipiert. Eine Reihe von Optionen sprechen unterschiedliche Anwender in unterschiedlichen Situationen an, oder den gleichen Anwender zu unterschiedlichen Tageszeiten. Zum Beispiel können Sie einen Besprechungsraum auf dem Weg zur Arbeit über eine App buchen. Oder Sie buchen einen freien Raum beim Betreten des Gebäudes über einen interaktiven Kiosk im Empfangsbereich.

Alternativ können Sie ein Collaboration-Tool wie Skype nutzen und einen Chatbot fragen, um einen passenden Raum für Sie und Ihre Gäste zu finden und zu buchen. Oder Sie buchen ganz kurzfristig über einen Bildschirm außerhalb des Besprechungsraums Ihrer Wahl. Natürlich können Sie auch immer noch an Ihrem Schreibtisch über die gute alte Web-Oberfläche buchen und Ihre Gäste können am Kiosk nachsehen, wo und welcher Besprechungsraum reserviert wurde.

Touchpoint-spezifische Schnittstellen

Jeder dieser Touchpoints bietet unterschiedliche Vorteile und hat eine an den Anwendungsfall angepasste Oberfläche. Wenn es sinnvoll ist, kann ein Grundriss integriert werden. Farbige Grundrisse zeigen auf einen Blick, welche Räume belegt sind, kurz davor stehen, wieder frei zu werden oder sogar verfügbar sind. Durch Anklicken oder Tippen auf diese Räume können Benutzer spezifische Umgebungsdaten sowie ein Bild und einen allgemeinen Überblick über den Standort angezeigt bekommen.

Touchpoint-spezifische Funktionen bieten verschiedene Suchtools, um den perfekte Raum leichter zu finden. Apps optimieren den Prozess indem Sie Räume auf Basis einiger wichtiger Kriterien vorschlagen. Ein Skype-Assistent bietet stärker vereinfachte Antworten auf spezifische Fragen, während ein Web-Interface, mit seinen erweiterten Suchfunktionen, ein breiteres Spektrum an Daten bietet.

Für kurzfristigere Buchungen oder diejenigen, die für ein Meeting eintreffen, bieten individuelle Displays für jeden Raum ein unmittelbares, visuelles Feedback. Konferenzraumdisplays zeigen eine Liste bevorstehender Veranstaltungen für den betreffenden Raum an sowie die aktuelle Veranstaltung. An den Kanten des Bildschirms können sie LEDs haben, die optisch anzeigen, ob ein Besprechungsraum verfügbar ist. Wie man es erwarten würde, grün zeigt an, dass der Raum frei ist, rot, dass er belegt ist.

Ein reibungsloserer Ablauf des Reservierungsmanagements

Der Reservierungsprozess verbessert nicht nur die Zuverlässigkeit für diejenigen, die die Besprechungsräume benutzen, er bietet auch die Möglichkeit, Ressourcen zu katalogisieren und zu verfolgen. Darüber hinaus bietet er die Möglichkeit, Geräte anzufordern und Essen zusammen mit einem Meeting zu bestellen. Die Erfassung dieser Bestellungen kann dazu dienen, die Kosten zu bestimmen sowie die Verteilung und den Kauf von Ressourcen zu beurteilen.

Die Software schickt diese Bestellungen rechtzeitig vollautomatisch direkt an die entsprechende Abteilung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressource vorhanden ist, wenn Sie sie brauchen. Sie können ein Meeting auf dem Weg zur Arbeit buchen und den Raum auf dem Display des Kiosks anzeigen lassen, sowie Sie das Gebäude betreten. Bei Ihrer Ankunft warten Erfrischungen schon auf Sie.

Darüber hinaus beschränkt sich Reservierungssoftware nicht auf die Buchung von Räumen und den dazugehörigen Diensten. Mitarbeiter können die Software genauso gut benutzen, um Parkplätze, ein Pool-Fahrzeug oder andere Geräte und Dienstleistungen zu reservieren, die nichts mit Besprechungsräumen zu tun haben.

Flächenoptimierung

Bei Meetings, die pünktlich beginnen, ist eine Verärgerung weniger wahrscheinlich und die eingesparte Zeit kann woanders sinnvoller eingesetzt werden. Verbesserungen bei Buchungen und Meetings für den Nutzer verbessern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter und ein reibungsloseres, komfortableres Meeting ist produktiver. Die Integration der Besucherbetreuung macht den Ablauf auch für die Gäste reibungsloser, sodass das Unternehmen wie eine innovative, gut geölte Maschine aussieht.

Die Digitalisierung dieser Daten bietet aber auch handfestere Vorteile. Die Möglichkeit, die Nutzung zu verfolgen, bietet die Chance, Flächen und Ressourcen zu managen sowie detaillierte Kalkulationen dazu, was vernachlässigbar sein kann.

Besprechungsmanagement

Besprechungsräume können sogar eine Testfeld für neue Optimierungen und Geräte sein, bevor diese über einen ganzen Komplex ausgerollt werden. Reservierungssoftware ist in vielerlei Hinsicht ein Mikrokosmos der Verbesserungen, die ein IWMS/CAFM-System Unternehmen bietet: Ultimative Effizienz.

Wie managen Sie Reservierungen? Haben Sie in dem Bereich in letzter Zeit einige Alpträume erlebt? Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie mehr über unsere Reservierungslösungen erfahren möchten.