Nos postes de travail deviennent plus intelligents, ce n’est un secret pour personne. Technologies mobiles, écrans tactiles, capteurs sans fil, balises et analyse des big data révolutionnent la façon dont les collaborateurs interagissent avec les bâtiments de bureaux et effectuent leurs tâches quotidiennes.

C’est l’Internet des objets (IdO) qui a bouleversé la donne. Permettant de créer un monde plus connecté, il offre un formidable potentiel pour l’organisation d’espaces de travail intelligents. Mais il présente aussi des défis, et un déploiement n’est pas l’autre. Une mauvaise préparation et un déploiement raté peuvent dès lors déboucher sur des résultats en-deçà des attentes, voire sur un rejet de la part des utilisateurs.

Voici 8 étapes à suivre pour garantir une implémentation réussie de votre logiciel de réservation compatible IdO.

1. Mettez l’accent sur la valeur

Commencez en pensant à la fin : identifiez les points névralgiques de l’environnement de travail, déterminez les objectifs et définissez les priorités d’amélioration. N’oubliez pas d’aligner votre approche avec la stratégie d’environnement de travail et les ressources humaines. En particulier, gardez à l’esprit que toutes les décisions de projet ajoutent une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.

Dans notre expérience, une cartographie du projet à valeur constitue une ressource utile pour lier toutes les décisions de projet aux objectifs de l’organisation et aux ICP. Pour commencer, cela garantit que tous les objectifs sont bien définis, compris et communiqués. Cela renforce également l’orientation du projet et facilite la prise de mesures correctrices si nécessaire.

2. Obtenez une vue claire de votre portefeuille

Cartographiez votre espace de travail. Il est important d’avoir une image claire des locaux et types de locaux, de leur utilisation, du nombre de sièges, des équipements et des services fournis. Des outils mobiles peuvent vous aider à dresser l’inventaire des locaux et équipements. Vous devez également identifier et évaluer les règles et procédures de l’entreprise actuellement en place en différents emplacements. Ensuite, vous devez déterminer quelles interfaces de réservation et méthodes sont déjà utilisées et par qui (auto-gérés, admins exécutifs, etc.). Finalement, vous devez examiner les données financières (processus de répartition des coûts).

3. Déterminez ce que vous devez savoir pour stimuler l’amélioration

Identifiez les scénarios que vous voulez rendre possible avec une solution basée sur des capteurs. Pour ce qui est de l’occupation des locaux, vous pourriez par exemple mesurer :

  • Si un local est occupé ou non
  • Combien il y a de personnes dans le local
  • Quels sièges sont occupés
  • Qui est assis où

Ces 4 scénarios différents ont chacun leurs implications sur les choix de matériels et les coûts. Alors que le premier scénario peut être réalisé avec un capteur volumétrique unique, le dernier nécessite la configuration et l’installation de balises pour visualiser à tout moment l’emplacement des effectifs à l’intérieur. Le positionnement à l’intérieur peut être très utile pendant une évacuation ou simplement pour trouver rapidement un membre d’équipe dans un environnement sans places attribuées, mais cela peut également créer des problèmes en termes de respect de la vie privée. En d’autres mots, les choix technologiques et modalités d’utilisation doivent être envisagées à la lumière des politiques et réglementations d’environnement de travail et de ressources humaines.

Une fois que vous avez résolu ce problème, vous pouvez commencer à définir votre solution IdO et vos périphériques (mobile, web, écran tactile pour réservation de salle, kiosques, chatbox etc.).

4. Planifiez l’intégration

L’intégration stimule la valeur, ce qui signifie que vous ne devez pas créer de réseaux IdO isolés. Attendez-vous à ce que votre fournisseur vous fournisse des conseils à propos de la maximisation des systèmes existants et de l’utilisation des données déjà disponibles. Si votre bâtiment est équipé d’une GTB, vous pouvez l’intégrer dans votre plate-forme IdO pour obtenir des données plus riches. Vous pouvez également améliorer l’expérience des visiteurs en intégrant la gestion des visiteurs et la gestion des réservations. Mieux encore, envisagez d’opter pour un IWMS complet construit à partir de zéro pour offrir ce type d’intégration.

5. Effectuez des choix de matériels et procédez à leur installation physique

Les solutions IdO pour salles de réunion intègrent généralement un ensemble de périphériques et technologies et incluent une infrastructure back-end et une analyse des données. Recherchez conseil auprès d’un partenaire familiarisé avec l’écosystème IdO émergent, qui possède une solide expertise en matière de logiciels et comprend la dynamique de l’environnement de travail moderne. Il doit être en mesure de vous guider pour sélectionner la quantité et le type exacts de capteurs pour votre utilisation et pour les installer le mieux possible sur place. Saviez-vous que certains meubles de bureaux sont déjà prééquipés de capteurs ?

Pour augmenter vos chances d’une implémentation réussie, déployez une solution de bout en bout échelonnable. Utilisez des appareils standardisés fournissant une interface utilisateur continue et une expérience d’utilisateur à travers tous les points de contact.

6. Paramétrez l’élaboration des rapports

Paramétrez l’élaboration des rapports pour étayer la prise de décision avec des données. Cela va de l’élaboration de rapports opérationnels aux tableaux de bord haut de gamme pour CFO et autres cadres supérieurs. Vous pouvez utiliser des rapports standard pour tenir des onglets sur les paramètres essentiels de l’environnement de travail (p. ex. occupation des espaces, conditions ambiantes, satisfaction des utilisateurs). Si le résultat n’est à pas à la hauteur des attentes, analysez les causes fondamentales et réalisez les ajustements nécessaires. Les logiciels standard doivent également vous autoriser la flexibilité nécessaire pour créer rapidement des rapports sur mesure, taillés pour votre environnement de travail et vos besoins spécifiques.

logiciel de réservation compatible IdO - fournit les axes d'approche pour améliorer les services d'environnement de travail

Les données sur l’utilisation en temps réel fournissent les axes d’approche pour améliorer les services d’environnement de travail.

7. Préparez l’organisation à l’adoption

Préparer le déploiement et communiquez clairement les avantages de la mise en œuvre pour l’entreprise et l’utilisateur final. Expliquez avec tout le monde pourquoi vous faites ce projet avant de le déployer pour les utilisateurs. Étudiez la satisfaction des utilisateurs et organisez des séances de feed-back après la date du lancement, et faites en sorte que les utilisateurs puissent aisément formuler leurs inquiétudes et questions.

Une bonne solution de réservation présente une interface utilisateur intuitive nécessitant fort peu de formation des utilisateurs. Les utilisateurs clés, comme les assistants de direction peuvent bénéficier d’une assistance par eLearning. Des formations plus poussées doivent être données aux administrateurs gérant les données principales et configurant le système, généralement une combinaison de formation théorique et d’eLearning.

8. Stimulez l’amélioration continue

La programmation d’environnement de travail basée sur des capteurs permet aux effectifs de visualiser et de réserver de l’espace libre en temps réel depuis n’importe quel endroit. Cela bénéficie immédiatement aux utilisateurs finaux. Mais il ne faut pas perdre de vue les bénéfices à long terme. Une plate-forme d’analyse, cumulant les données dans le temps, permet une exploration des données et une reconnaissance de schémas allant au-delà de ce qui est attendu. Elle permet même des améliorations via l’apprentissage machine et l’intelligence artificielle.

Vous souhaitez en savoir plus à propos des logiciels de réservation compatibles IdO ? N’hésitez pas à nous contacter à tout moment.