Un logiciel de gestion centralisée des réservations est un moyen logique d’améliorer l’efficacité des réservations de salles de réunion. Mais alors que les avantages à court terme s’adressent largement aux utilisateurs, l’objectif à long terme reste la réalisation de gains d’efficacité plus importants.

Par conséquent, les capteurs volumétriques représentent souvent un aspect clé de la planification future, car ils permettent d’optimiser l’occupation et l’utilisation de l’espace grâce à la collecte de diverses données. Imaginer des scénarios et des résultats souhaités est essentiel à l’adoption des dispositifs IdO (Internet des Objets). Et cela entraîne de nouveaux progrès passionnants dans le domaine de l’analyse des données et de l’apprentissage machine.

Toutefois, ce que de nombreuses entreprises ne réalisent pas, c’est la facilité avec laquelle elles peuvent mettre en place une multitude de scénarios. Les avantages d’un type de capteur peuvent facilement être déployés à plus grande échelle avec la même infrastructure, garantissant ainsi un retour des investissements nettement plus important avec peu de dépenses supplémentaires.

La nécessité des capteurs volumétriques

De la gestion des espaces aux économies énergétiques, optimiser l’occupation est l’une des priorités en matière de gestion des services généraux. Une amélioration à ce niveau implique une étape nécessaire et délicate à savoir le déploiement de capteurs volumétriques. Les logiciels FMAO riches en fonctionnalités et l’art en constante évolution de la science des données permettent d’enregistrer et d’analyser ces données plus efficacement que jamais, en mettant en évidence des modèles et en fixant des objectifs clairs.

Les solutions de gestion des réunions et des réservations devraient en bénéficier largement. La mise en place de capteurs pour assurer le suivi des données liées aux locaux permet de disposer d’informations essentielles pour la réservation de locaux à distance et sur place. Des informations telles que l’état d’occupation actuelle ou les conditions ambiantes du local peuvent influencer considérablement les décisions des utilisateurs. Elles aident aussi les responsables d’environnements de travail à optimiser les espaces de réunion.

Grâce aux progrès dans les domaines de la technologie sans fil, des micropuces et de la consommation énergétique, les entreprises peuvent installer des capteurs volumétriques puissants et compacts partout. Ces capteurs recueillent et transmettent différentes données en temps réel. Cependant, la collecte de données sans fil de ces données requiert de nouvelles normes de réseaux, optimisées pour une transmission de données réduite au strict minimum, permettant une plus grande autonomie du capteur.

types de capteurs volumétriques

1- Caméra activée par les pas et mesurant le trafic entrant et sortant.
2- Capteur individuel d’espace de stationnement sans fil détectant l’occupation.
3- Capteur de la taille d’un timbre mesurant la proximité et les événements tactiles.
4- Compteur de porte enregistrant le nombre d’ouvertures de porte.
5- Capteur à infrarouges passifs (IRP) mesurant l’occupation générale du local.

Connexion entre les individus et les dispositifs

Les nouvelles normes de technologie sans fil ont été spécialement établies pour cette toile de dispositifs mis en réseau, connue sous le nom d’Internet des Objets (IdO). La technologie du réseau étendu à faible consommation énergétique (LPWAN) permet de transmettre des données sur une longue distance à l’aide de capteurs sur batterie, avec une consommation d’énergie minimale.

Alors que les murs épais et les interférences électroniques peuvent empêcher l’utilisation du WiFi, les signaux basse fréquence des réseaux LPWAN sont capables de transmettre de petites quantités de données à partir d’une multitude de dispositifs connectés sans ligne de visibilité directe. De plus, ils garantissent une communication sécurisée et bidirectionnelle. Il est ainsi possible, par exemple, de définir des seuils qui déclenchent des alertes une fois dépassés.

La technologie LoRa (faible puissance – longue portée) constitue l’un des choix de prédilection pour les réseaux IdO sans fil de bâtiments après des alternatives telles que Sigfox, Ingenu, la connexion cellulaire et le WiFi. Chaque cas d’utilisation de l’IdO est en fait un compromis entre distance de communication, vitesse de transfert, consommation d’énergie et autres facteurs. Les entreprises accorderont la priorité à ces critères de manière différente selon les scénarios IdO, ce qui peut se traduire par diverses technologies offrant les solutions les mieux adaptées.

L’éventail des approches est vaste en matière de connectivité des objets. N’oubliez pas qu’une plate-forme IdO évolutive doit être flexible afin de pouvoir s’adapter aux diverses options de matériel informatique.

Scénarios multiples

En pratique, cela se traduit par un nouveau réseau sans fil pouvant prendre en charge plusieurs types de capteurs volumétriques. Le réseau sera tout à fait capable de surveiller simplement un seul indicateur, comme les données d’occupation d’un ensemble de salles de réunion. Des données de qualité seront ainsi fournies pour ce scénario, qui permettront de procéder à des observations sur la base de l’usage. Cependant, sans données de capteurs supplémentaires (par ex. la température) pour croiser les informations, certaines formes d’utilisation risquent de ne pas être immédiatement évidentes.

L’avantage de l’installation de matériel informatique qui supporte des capteurs sans fil est la simplicité de mise en place de scénarios supplémentaires. La technologie et l’infrastructure utilisées pour mesurer l’occupation sont également capables de collecter des données liées à la température ou à l’humidité. Les capteurs supplémentaires sont relativement bons marché et faciles à installer, et vous pouvez aisément configurer la plupart des logiciels FMAO pour qu’ils détectent et interprètent correctement les nouvelles sources de données. On observe aussi une tendance croissante qui consiste à installer en série des capteurs sur le mobilier de bureau (bureaux, chaises, etc.). Même les paillassons sont désormais équipés de capteurs pour mesurer le trafic.

Positionnement à l’intérieur

Le positionnement à l’intérieur – suivre les mouvements des individus ou des biens par connexion WiFi ou Bluetooth par exemple – ajoute une nouvelle dimension. Cela permet d’activer des scénarios supplémentaires pour les utilisateurs finaux comme la localisation rapide de collaborateurs dans un environnement de places assises libres ou la réception d’une notification lorsqu’un membre de l’équipe entre dans le bâtiment. Cette fonction permet aux équipes de gestion des services généraux de proposer des services basés sur l’emplacement, et se révèle une aide très précieuse lors de situations ou d’évacuations d’urgence. Bien sûr, les organisations devraient déployer des solutions de positionnement à l’intérieur, dans le respect des préoccupations et des règlements relatifs à la vie privée. Chaque collaborateur devrait avoir la possibilité de refuser d’y être inclus ou de rendre ses données anonymes.

Un environnement favorable à la productivité

En plus de fournir de nouveaux renseignements aux gestionnaires de services généraux, les données recueillies peuvent être visibles à travers tout un éventail de points de communication avec l’utilisateur final. Fournir aux utilisateurs un aperçu en temps réel des conditions du local enrichit l’expérience de l’utilisateur final et contribue à une transition plus en douceur entre la réservation et l’arrivée dans la salle de réunion. Les gestionnaires peuvent glaner des informations tirées des analyses et adapter les espaces de travail pour s’accorder à la dynamique de l’équipe et aux modèles de collaboration.

La technologie des capteurs garantit au personnel un travail plus flexible et plus efficace, que ce soit au bureau ou à l’extérieur. Les collaborateurs peuvent choisir de travailler chez eux un jour où l’occupation de l’environnement de travail est particulièrement importante. Ou vérifier la disponibilité d’un espace de stationnement ou de salles de réunion avant même d’arriver sur les lieux. Ils peuvent rechercher à distance le local le plus confortable, voir à quel moment il se libère ou même régler sa température.

Une flexibilité suprême

L’avantage ne se limite toutefois pas à la simple collecte de données. Les technologies d’appui peuvent contribuer à normaliser et à étayer ces nouvelles informations. Les écrans tactiles pour la réservation de salles indiquant l’occupation actuelle et ultérieure peuvent également servir à recueillir des avis supplémentaires grâce à un système à base d’émoticônes. Les entreprises peuvent alors mettre en corrélation la satisfaction ou l’insatisfaction des utilisateurs avec les informations relatives à l’occupation, et ainsi déceler des problèmes plus généraux à résoudre.

Cette combinaison de dispositifs sans fil s’appuyant sur un même réseau offre une excellente flexibilité. Un écran tactile pour réservation de salle peut afficher des informations en direct concernant le local auquel il est lié, mais peut également servir à émettre un billet de nettoyage ou d’entretien.

N’importe quel écran, depuis le kiosque de réception jusqu’aux écrans numériques muraux, peut être modernisé afin de recevoir les données en temps réel à travers ce réseau sans fil. De telles informations peuvent inclure le menu du déjeuner à la cantine, ou les informations météorologiques ou de trafic pour l’après-midi.

Les capteurs de salles de réunion « savent » lorsqu’un local réservé est vide. Vous pouvez alors aisément configurer le logiciel pour qu’il libère le local si les capteurs ne détectent personne. Avant cela, l’organisateur de la réunion recevra une notification directe (ou un e-mail) pour l’informer que sa réservation est sur le point d’être annulée.

Dans un avenir proche, il se peut que les capteurs soient capables de détecter les substances renversées et de modifier automatiquement le calendrier de nettoyage en conséquence, ou d’émettre un billet d’entretien pour une pièce de matériel cassée. L’installation d’une technologie qui prend en charge les capteurs volumétriques vous permettra de profiter d’une belle avance pour le déploiement d’autres scénarios.

Une valeur exploitée au maximum

Le retour sur investissement potentiel de la mise en place d’un réseau sans fil de dispositifs est triple. Le retour le plus immédiat est la productivité et la satisfaction des utilisateurs. Les collaborateurs profitent d’un outil leur permettant de visualiser l’occupation du local, et de simplifier le processus de recherche et de réservation d’une salle de réunion adaptée. L’ensemble des mises en œuvre potentielles en matière de confort d’un local ainsi que l’impact ultérieur des données personnalisées des utilisateurs pour les futures réservations tendent à améliorer la productivité et le bien-être.

capteurs volumétriques pour les scénarios IdO
 
Le retour à moyen terme  concerne l’impact sur les services. Les organisations, grâce à la collecte et l’application de données concernant l’utilisation du local, peuvent optimiser les calendriers de nettoyage et d’entretien, et aussi automatiser la livraison de rafraîchissements et d’équipements. Le gain d’argent et de temps perdu à vérifier les équipements ou à nettoyer les locaux trop peu utilisés est considérable.

Les avantages à long terme concernent les tendances globales observées à partir de vastes ensembles de données. L’application de l’apprentissage machine, des algorithmes et de l’analyse permet d’établir des modèles et de proposer des solutions. Un local peut être moins utilisé le matin en raison d’une température par défaut trop basse. Ou vous pourriez décider de séparer en deux un grand local généralement réservé pour des petits groupes. Alors que l’utilité pour un seul scénario est déjà évidente, des scénarios supplémentaires fournissent davantage de données permettant d’établir des modèles entre les différents indicateurs.

L’introduction d’un réseau IdO pour un scénario unique est par conséquent très précieuse tant à court qu’à long terme. Une fois que les utilisateurs se sont familiarisés avec le logiciel, la mise en place aisée de nouveaux dispositifs IdO est extrêmement rentable. Les capacités toujours plus étendues de ces capteurs et la connectivité longue portée du standard LPWAN devraient bientôt nous permettre de réaliser différents types de gains d’efficacité dans le futur.

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