De temps à autre, lorsque cette fameuse réunion qui vous tracasse a lieu, vous connaissez les thèmes qui seront abordés, les questions difficiles qui seront posées, par exemple :

  1. Quelle est la superficie m² de votre entreprise ?
  2. De quelle superficie m² avons-nous réellement besoin ?
  3. Quel est le coût lié à cet espace et peut-il être réduit ?

Les réponses sont d’une importance capitale, malgré l’augmentation du travail à distance et l’intégration croissante de paramètres physiques et virtuels, l’immobilier reste l’une des ressources les plus coûteuses. Et de nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à aligner leurs portefeuilles de bâtiments et sites sur des stratégies commerciales en perpétuelle évolution et les nouvelles façons de travailler.

Certes, faire preuve de flexibilité constitue un défi. Néanmoins, afin de rester compétitifs, les gestionnaires de l’immobilier d’entreprise doivent garantir que leurs bâtiments répondent aux besoins de l’activité principale de leur entreprise et restent flexibles.

Par où commencer ?

Il convient tout d’abord de connaître la superficie (m²) dont vous disposez, ce qui constitue déjà un défi, non seulement à cause de l’écart qu’il existe souvent entre les surfaces officiellement louées et les surfaces réelles mais également parce que les sociétés internationales, généralement, n’utilisent pas un seul espace standard ; l’élaboration de rapports est impossible lorsque plusieurs normes relatives à l’espace sont utilisées.

Connaître vos surfaces implique donc que toutes les données sur l’utilisation des espaces soient saisies de manière standardisée (par exemple, ISO, EN), archivées en un seul endroit (une source fiable) et gérées de manière centralisée.

Pour acquérir une compréhension approfondie de l’occupation de l’espace, la visualisation des données est capitale ; elle peut être effectuée en convertissant des plans CAO en données spatiales (pouvant être visualisées sur des plans de niveau) et pour aller plus loin, en les intégrant aux MIB (Modélisation des informations du bâtiment), SIG (Systèmes d’Information Géographique) et réseaux de capteur.

Comment évaluer vos besoins en termes d’espace ?

Une fois que vous savez ce dont vous disposez, comment déterminer objectivement ce dont vous avez besoin ?

Cela nécessite la combinaison de différents types d’informations :

– Mesure de l’occupation : effectuer le suivi des salles de réunion, des postes de travail, etc.
– Planification des effectifs et des postes de travail prévus en fonction de la stratégie RH
– Ratios de bureau partagé : une stratégie de travail intelligent vise à réduire ce ratio sans réduire le confort et la productivité
– Espace attribué par poste de travail qui dépend principalement du type de conception de bureau choisi

En intégrant l’ensemble de ces données, les gestionnaires de l’immobilier d’entreprise peuvent effectuer un suivi et optimiser les besoins et l’utilisation en termes d’espace de l’entreprise.

Avoir une meilleure vision du coût d’exploitation

À présent, vous connaissez l’espace dont vous disposez et dont vous avez besoin, mais combien coûte cet espace (au total) ?

En convertissant les données recueillies en ratios tels que m² utilisable brut/net et coût/ETP, les gestionnaires de l’immobilier peuvent objectivement analyser et évaluer les coûts liés à l’espace.

Le coût total de vos bâtiments est bien évidemment supérieur aux seuls passifs de l’espace loué, il comprend la location, les charges, les services, l’énergie, la maintenance, les projets, etc. Seule une prise en compte de l’ensemble de ces coûts vous permettra de déterminer le coût d’exploitation. L’étape suivante consiste à évaluer les résultats avec les bâtiments jugés conformes au marché, ce qui vous permettra d’estimer la performance du bâtiment.

Ces informations vous permettront de vous pencher sur le potentiel d’amélioration de la performance au sein du portefeuille actuel, d’examiner et d’évaluer également les autres possibilités du marché.

Vous souhaitez en savoir plus sur le suivi et la gestion de l’espace ? Venez rencontrer l’équipe MCS au Realty du 24 au 26 mai (stand 3113) ou en savoir plus ici.