La culture du bureau paysager a dominé pendant des décennies. Représentez-vous des rangées de postes de travail non cloisonnés dans un environnement percé de rares fenêtres et éclairé par des néons agressifs.  Ces bureaux insipides et démoralisants – conçus pour limiter les coûts d’occupation – ont favorisé l’apparition de modes de travail monotones. Qui plus est, les outils technologiques qui prévalaient à cette époque (ordinateurs de bureau, téléphones filaires) enchaînaient les salariés à leur bureau.

Les emplois routiniers disparaissent aujourd’hui rapidement, le travail repose de plus en plus sur le numérique, et la créativité et la collaboration ont gagné en importance. Première réponse à l’évolution de la nature du travail, les bureaux paysagers présentent de sérieux inconvénients. Alors même que les plateaux ouverts ont été conçus pour encourager la collaboration et la créativité, les personnes qui y travaillent souffrent du niveau sonore et peinent à se concentrer sur les tâches à accomplir en raison d’interruptions fréquentes. Elles sont submergées par des stimuli auxquels elles ne peuvent se soustraire, ce qui est particulièrement problématique pour les introvertis. Si l’on y réfléchit, à quoi bon recruter (et rémunérer) des talents remarquables si c’est pour les installer dans un espace dans lequel ils sont constamment dérangés et ne parviennent pas à travailler efficacement ?

Face à ce constat, de nombreuses entreprises se tournent vers un environnement de travail basé sur l’activité. Ce modèle « hybride » propose divers cadres de travail adaptés à des activités et modes de travail différents.

Activity-based working and smart tech

L’environnement de travail basé sur l’activité : définition

Commençons par préciser ce qui ne relève pas de l’environnement de travail basé sur l’activité :

  • Travailler dans des bureaux neufs et tendance équipés de nombreux gadgets,
  • Travailler dans des bureaux paysagers ou bureaux partagés (bien que certains aspects de ces solutions puissent être présents),
  • Faire télétravailler un maximum de collaborateurs,
  • Entasser autant de personnes que possible dans des espaces aussi réduits que possible.

Les espaces de travail partagés reposent sur un concept central : les collaborateurs ne sont plus prisonniers d’un bureau. En lieu et place d’un poste de travail attitré, ils peuvent choisir parmi différents espaces dédiés celui qui offre les conditions les plus adaptées à un éventail d’activités.

Ce système rappelle un peu ce qui se passe chez vous. Les différentes pièces de votre domicile sont consacrées à des activités spécifiques. Certaines pièces sont des espaces de tranquillité, certaines sont privées, d’autres permettent de réaliser des tâches particulières (préparation des repas par exemple), d’autres enfin sont des lieux de convivialité et d’échanges.

À l’image de votre chez-vous, un environnement de travail bien conçu doit être adapté à vos activités régulières tout au long de la journée. Il est donc important de proposer des espaces différents, par exemple :

  • Des espaces ouverts pour encourager les interactions avec les collègues,
  • Des salles de concentration pour travailler sans être dérangé(e),
  • Des « bulles » pour les réunions d’équipe impromptues (permettant généralement d’accueillir jusqu’à cinq personnes),
  • Des salles de réunion plus grandes pour les réunions programmées,
  • Des alcôves pour téléphoner,
  • Des zones « détente » permettant de se réunir de manière informelle à l’écart de l’agitation de l’environnement de travail (envisagez un aménagement conduisant les participants à rester debout pour éviter que ces réunions se prolongent excessivement),
  • Des espaces confortables pour se détendre et échanger avec les collègues de façon informelle.

Parallèlement à un environnement de travail physique, les collaborateurs ont également besoin d’un espace de travail virtuel performant, offrant un accès instantané à toutes les informations utiles, partout et à tout moment. Il ne faut pas non plus négliger les outils permettant aux collègues de collaborer efficacement, où qu’ils se trouvent.

Consommateurs d’espaces

L’environnement de travail basé sur l’activité permet aux collaborateurs de choisir parmi un éventail de possibilités. Ils deviennent donc des consommateurs d’espaces, comparant l’offre et cherchant le lieu le plus adapté à leur travail. Des outils technologiques intuitifs et conviviaux contribueront à renforcer les performances d’un environnement conçu pour le travail par activité et la satisfaction des utilisateurs. Plus précisément, les entreprises déploient déjà des technologies reposant sur l’IdO pour optimiser la manière dont les personnes interagissent avec les environnements de travail flexibles.

Optimisation de l’espace

Lorsque les collaborateurs travaillent à des étages différents et dans des espaces variés, il est quasiment impossible d’obtenir une représentation claire et objective de l’occupation effective de l’espace au fil du temps. Il existe fort heureusement aujourd’hui des capteurs sans fil discrets qui détectent la présence en temps réel. L’envoi des données de ces dispositifs vers le cloud et leur visualisation sur des plans d’étage et tableaux de bord permet de comprendre l’utilisation effective des espaces de travail.

Grâce à cette solution, les entreprises peuvent trouver un juste équilibre entre disponibilité des bureaux et optimisation de l’espace et adapter l’environnement lorsque les effectifs diminuent ou augmentent. Regardez une vidéo pour découvrir comment le géant international de l’assurance AXA utilise le suivi de l’utilisation des espaces dans l’environnement de travail par activité de son siège bruxellois.

Confort de l’environnement de travail

Les preuves démontrant un lien entre le confort thermique et la qualité de l’air et le bien-être et la productivité s’accumulent. L’IdO peut, là aussi, être utile pour assurer un suivi des conditions ambiantes et détecter les anomalies. Les capteurs sans fil ne se contentent pas de mesurer la température, l’humidité et le CO2, ils peuvent aussi évaluer la concentration en COV (composés organiques volatils) dans l’environnement de travail. Couplés à des outils de visualisation et d’analyse, ces systèmes aident les responsables à préserver le confort et la santé de chacun.

Assistance dans l’environnement de travail

Une fois que les entreprises ont mis en place des capteurs d’occupation, elles peuvent rendre leurs données disponibles en temps réel pour offrir une assistance personnalisée.  Au travers de différents points de contact, tels que des kiosques ou des applications mobiles, les utilisateurs du bâtiment peuvent immédiatement repérer les espaces libres sur des plans d’étage interactifs. Cela leur permet de se déplacer dans les locaux sans perdre de temps, en particulier lorsque les bureaux sont répartis sur plusieurs niveaux.

Activity Based Working and workplace assistance

Une culture de l’autonomisation

Les entreprises optent de plus en plus pour le travail par activité, afin de créer des conditions stimulantes pour les travailleurs du savoir. Ce faisant, elles cherchent à accompagner au mieux un large éventail d’activités, de la réflexion approfondie au partage des connaissances en passant par la collaboration. Cette démarche permet de faire émerger des idées plus intéressantes, de prendre des décisions plus judicieuses, de résoudre plus rapidement les problèmes et, au final, d’améliorer la satisfaction client.

Vous envisagez de passer d’un modèle d’environnement de travail à postes attitrés à un environnement de travail agile ? Vous avez déjà mis en place un mode de travail flexible et souhaitez améliorer l’environnement de travail actuel ? Suivez l’exemple d’entreprises telles qu’AXA et faites le choix de l’agilité soutenue par des technologies intelligentes.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.