Ayant peu évolué pendant des décennies, la gestion de l’environnement de travail et des services généraux est devenue un principe de prise de décision pour les organisations à l’échelle mondiale. Pourtant, de nombreuses entreprises sont toujours en retard dans la mise en œuvre des systèmes nécessaires pour tirer le plus grand parti du rôle des services généraux.

Le problème réside dans l’inefficacité des procédures manuelles à l’ère du numérique

Les technologies modernes nous permettent de numériser et d’automatiser de nombreux processus impliqués dans la gestion d’un bâtiment. Bien que d’autres domaines d’activité reconnaissent depuis longtemps l’avantage de mettre à niveau le matériel et de revoir les habitudes, la gestion des services généraux est trop souvent négligée.

Les demandes d’intervention sont souvent faites par téléphone et enregistrées manuellement sur papier ou sur une feuille de calcul rudimentaire. Les bons de travail et les opérations de routine sont également imprimés ou dictés, alors que les pannes exigent qu’un ingénieur examine la zone avant de régler le problème.

Non seulement les équipes des services généraux y consacrent trop de temps, mais c’est aussi un gaspillage des informations qu’ils pourraient réunir. En suivant les actifs, les ressources et les opérations de façon centralisée, les gestionnaires des services généraux peuvent bien plus efficacement exécuter les opérations et produire des rapports.

L’apparente réalité terre-à-terre qu’est celle de la surveillance d’une propriété a un impact plus direct sur les performances des entreprises que ce que l’on veut bien admettre. La gestion efficace des services généraux peut permettre des améliorations quantifiables selon un large éventail de paramètres.

Le système FMAO améliore la productivité grâce à des données centralisées

La caractéristique importante d’un système FMAO est de permettre la collecte automatisée des données dans une base de données centrale. Sans logiciel FMAO, l’information est généralement dispersée dans l’organisation. Les données peuvent être contradictoires, l’élaboration de rapports erronée et les processus incohérents et inefficaces.

Le système FMAO stocke et structure ces données et fournit aux organisations une « source unique de vérité ». Les gestionnaires des services généraux gagnent en visibilité sur l’inventaire des actifs, leur utilisation et leur condition, et peuvent prendre de meilleures décisions pour la maintenance et le remplacement de ces actifs. Le logiciel permet également de plus efficacement planifier et attribuer les ressources, avantages immédiats non négligeables en termes de productivité et d’effectifs. La réservation numérique ainsi que les alertes et les rappels automatisés réduisent les heures manuelles pour l’administration et améliorent l’efficacité des employés sur le terrain.

Maintenance proactive

La plupart des travaux de maintenance menés sans système FMAO efficace sont réalisés de manière réactive (opération jusqu’à panne). Le logiciel FMAO, toutefois, permet d’effectuer la maintenance de façon proactive grâce au suivi des actifs, aux inspections et même aux données des capteurs. Il soutient également une communication plus efficace entre l’équipe des services généraux et les fournisseurs de services techniques.

La possibilité pour le personnel de maintenance de gérer le travail tout en étant en déplacement à l’aide d’une application mobile augmente considérablement la productivité. Le suivi des activités en temps réel sur un appareil mobile et non plus en les enregistrant ultérieurement est également source de données de meilleure qualité.

L’intégration de BIM permet de visualiser des modèles 3D détaillés dans le logiciel FMAO qui affiche des informations dynamiques au-dessus du modèle. Il est ainsi facile d’identifier les zones à problème et de localiser les actifs et les obstacles à l’échelle locale sans avoir à se rendre sur place pour examiner la zone. Les problèmes avec les systèmes peuvent être détectés et résolus de façon précoce grâce à l’analyse des données et la mise en corrélation avec les facteurs de l’environnement, et ne risquent pas de se transformer en une avalanche pénible sur le plan de la maintenance.

Intégration de BIM avec FMAO

L’intégration de BIM permet de visualiser des modèles BIM 3D détaillés dans le logiciel FMAO

Le fait de suivre l’utilisation des actifs et les appels de réparation permet d’optimiser les intervalles de maintenance. Outre le gain de temps, l’impact évident d’une maintenance plus efficace est l’augmentation de la longévité des actifs. Faire de plus petites réparations lorsque cela est nécessaire peut permettre de limiter le remplacement à grande échelle et les coûts peuvent être enregistrés et mesurés. Il est ainsi plus facile de décider s’il est plus rentable de remplacer un actif plutôt que de le réparer.

Meilleur aperçu des performances

L’idée d’utiliser une plate-forme unique pour gérer plusieurs flux de données ouvre de nombreuses possibilités pour l’analyse de données. L’apparition du big data et l’introduction de l’Internet des Objets (IdO) et d’autres dispositifs en réseau s’ajoutent à cela. Les données des capteurs en direct dans les salles, les vérifications et les postes de travail fournissent une foule d’informations qui peuvent non seulement être utilisées pour améliorer l’environnement de travail, mais aussi pour éclairer la prise de décision des cadres dirigeants.

L’utilisation du big data conjointement à l’apprentissage par machine permet aux systèmes FMAO de trier et d’analyser les données de manière plus intelligente, en détectant des tendances à côté desquelles l’homme pourrait passer. Outre identifier rapidement les problèmes, l’analyse des données de construction au fil du temps peut permettre de prédire l’utilisation future, en optimisant à l’avance l’utilisation des ressources.

La centralisation de toutes ces données est extrêmement utile. À l’heure actuelle, différents services (et même les personnes au sein de ces services) utilisent souvent des sources de données distinctes, alors que les entrepreneurs peuvent avoir leurs propres dossiers. Un logiciel FMAO approprié offre une solution unique pour toutes les parties, en suivant tous les changements et les écrasements de données. La source d’information qui en résulte est fiable et fait autorité, ce qui facilite considérablement le processus d’élaboration de rapports.

Efficacité du processus grâce à l’automatisation

Un logiciel FMAO bien intégré soutient le processus de bout en bout, des demandes de service à la création des bons de travail, la planification et la programmation des ressources, la gestion des stocks, le suivi des temps et des coûts, en passant par le suivi de la qualité et l’élaboration des rapports de conformité. Il vous permet de gérer les stocks des services généraux, par exemple, avec des notifications et des demandes d’achat automatisées, vous évitant d’être surstocké ou sous approvisionné. Le logiciel FMAO surveille et communique également concernant les indicateurs-clé de performance (ICP) et la conformité aux accords de niveaux de services (SLA) pour les services en sous-traitance.

Cela ne veut pas dire que le logiciel fera le travail du personnel à sa place. Les avantages ne seront ressentis que si tout le monde adhère à l’expérience d’efficacité impliquée par l’automatisation. Les meilleures pratiques intégrées au logiciel définissent la norme que les utilisateurs finaux devront adopter et à laquelle ils devront se conformer.

Productivité du milieu de travail

Le logiciel FMAO permet également d’améliorer la rétention du personnel et l’expérience dans le milieu de travail. La réservation de salles par l’intermédiaire du Web, à l’aide d’appareils mobiles, par Skype, ou avec des kiosques à écran tactile permet aux individus de gagner du temps pour trouver un espace de réunion.

FMAO et IdO

Le logiciel FMAO peut intégrer les données des capteurs afin d’améliorer le rendement immobilier et la productivité dans le milieu de travail

Les candidats interviewés qui visitent un bâtiment visiblement bien organisé considéreront plus positivement l’entreprise. Ils seront de ce fait plus enclins à accepter un poste. Les boutons permettant de saisir les réactions des utilisateurs (satisfait ou non ?) illustrent comment le logiciel des services généraux se préoccupe de la satisfaction des employés.

Coûts

Les coûts du logiciel FMAO sont décomposés de la manière suivante :

  • Licences : achat/location/Software as a Service (SaaS) – une distinction peut être faite entre les utilisateurs experts (équipe des services généraux) et les autres utilisateurs
  • Matériel : ce coût peut être évité grâce aux services hébergés/solutions cloud (SaaS)
  • Projet de mise en œuvre : configuration, chargement de données et formation

Vous devrez peut-être également prévoir dans le budget l’intégration du logiciel avec les systèmes d’autres services ou le système ERP de l’entreprise. Il est important de ne pas simplement mettre l’accent sur les coûts immédiats, mais d’examiner aussi le coût des changements futurs. Envisager un système FMAO hautement personnalisé peut susciter des inquiétudes concernant l’obsolescence et les mises à niveau coûteuses. Il est donc recommandé de choisir une solution standard que vous pouvez configurer selon vos besoins. Pour être prêt pour les tendances à venir, il est essentiel de sélectionner un logiciel FMAO qui peut s’intégrer à l’Internet des Objets et à BIM.

Certains éléments de l’établissement des coûts et du retour sur l’investissement pour le logiciel FMAO sont intangibles. Les améliorations qualitatives accessoires pour l’environnement de travail, telles que le confort et l’amélioration des services généraux, peuvent permettre d’améliorer l’efficacité et la rétention, mais il est difficile de quantifier la corrélation. D’autres facteurs tels que la réduction des maladies et une plus grande efficacité des routines de nettoyage et de maintenance seront plus facilement quantifiables.

De façon réaliste, pour vendre le retour sur l’investissement à votre directeur financier, vous devez mettre en évidence les économies dictées par les données. Un logiciel FMAO efficace permet d’améliorer l’efficacité des tâches sur le terrain. Il y parvient en déléguant, en remettant des données utiles et en accélérant la gestion au jour le jour.

Risques

Un système FMAO modifie fondamentalement le rôle du gestionnaire des services généraux et la façon dont le personnel travaille. Le fait de bien ajuster les choses pour votre organisation vous permettra d’atténuer les risques et de garantir une mise en œuvre en douceur.

Les installations logicielles ont la réputation d’être une source de perturbations. Il y aura inévitablement des tests et de la formation. Outre les obstacles à court terme impliqués par le déploiement et l’adoption à grande échelle, vous devez aussi mesurer l’impact à plus long terme d’un système inconnu. Il est important de sélectionner un fournisseur qui peut vous offrir des conseils tout au long de ce processus, en veillant à ce que les gestionnaires des services généraux soient à l’aise avec la configuration des processus et l’analyse des données du système FMAO.

Gartner désigne MCS comme étant un fournisseur FMAO/IWMS représentatif. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus.