La mise en œuvre d’une solution logicielle unique pour plusieurs tâches permet d’économiser du temps sur différents aspects d’un bâtiment. Pour veiller au bon déroulement de la gestion de l’accueil, elle doit fusionner les applications qui autrefois fonctionnaient séparément: un outil pour la gestion des visiteurs et un autre pour la gestion des réservations. En optant pour une solution unique, vous pouvez automatiser les transitions et éliminer les incertitudes, ce qui permet à tout le monde de jouir des processus sensiblement plus simples.

Expérience du visiteur

À l’heure actuelle, l’accueil de visiteurs constitue un processus très ardu pour de nombreuses organisations, ce qui nécessite une communication entre plusieurs départements. Une personne ou un groupe peut arriver sans savoir où garer sa voiture, ou sans être capable de trouver une place libre. Ils peuvent ensuite avoir du mal à localiser la réception, et, une fois l’avoir trouvée, éprouver des difficultés à s’inscrire.

Le fait de devoir attendre à quelqu’un pour les accueillir pourrait aggraver le manque de reconnaissance. Plus encore, ils peuvent être obligés de trouver leur chemin vers la salle de réunion ou vers d’autres services sans directives claires. Cette expérience est trop répandue, mais constitue une source de frustrations tant pour le visiteur que pour l’organisation. Le visiteur se sent incompris, et le processus prend plus de temps qu’il aurait dû prendre, résultant en une perte de temps précieux.

Une bonne solution de gestion d’accueil devrait par conséquent viser d’être un élément de référence constant tout au long du processus de gestion des visiteurs et des réservations. L’utilisation d’une solution unique de bout en bout rend ce processus bien plus fiable.

Des procédures de réservation simplifiées

Lorsque vous créez un rendez-vous dans votre logiciel de courriel électronique (Microsoft Outlook, Google Calendar, Lotus Notes), la gestion des réservations devrait déjà jouer un rôle central. Grâce à l’intégration avec le logiciel de réservations, vous pouvez faire des réservations de salles à partir d’Outlook, par exemple. Vous pouvez organiser votre réunion et réserver un espace convenable et des équipements, sans devoir basculer entre les applications. Et si vous annulez la réunion dans Outlook, l’espace réservé sera automatiquement indiqué comme de nouveau disponible.

Cette approche transparente d’une solution unique offre un accès immédiat à toutes les informations relatives à la réservation pour tous ceux qui en ont besoin. L’organisateur et les visiteurs disposent de ces informations comme référence, tandis que la réception voit une liste d’arrivées prochaines.

L’utilisation de capteurs de stationnement permet à la réception de voir les places de parking occupés et d’attribuer une place aux visiteurs arrivants. La réception peut alors communiquer avec le visiteur arrivant pour le guider vers la place de parking désignée.

Le visiteur peut s’enregistrer via un kiosque public, ce qui informe la réception par le biais d’une notification et prévient l’hôte. Des portes-nom ou des badges sont imprimés sur place. Une signalétique interactive même permet d’orienter le visiteur de l’entrée vers la réception, l’étage ou la salle correcte.

Cette approche représente plus qu’un système de rappel simple. Le logiciel de gestion des réservations est un outil collaboratif qui implique plusieurs départements, ce qui permet à l’équipe d’accueil de travailler plus efficacement ensemble avec le personnel et les prestataires de services.

Captivants capteurs

Des capteurs indiquent lorsqu’une salle n’est pas utilisée et la rend à nouveau disponible à la réservation si personne n’arrive. Des programmes de nettoyage sont alignés à l’occupation de la salle et les facteurs liés à l’environnement sont changés en fonction des préférences personnelles. Des rafraîchissements ou des équipements peuvent être réservées conjointement avec une salle, et des instructions sont envoyées au bon moment afin de garantir que la salle soit prête pour utilisation.

Des processus qui se fondent normalement sur plusieurs personnes, nécessitant l’établissement de plusieurs lignes de communication, sont simplifiés et unifiés. Un manque potentiel de communication ou des moments d’oubli sont évités. De la réservation d’une salle à l’arrivée, à la fin de la réunion, l’ensemble du processus se déroulera comme sur des roulettes.

Une impression durable

Les avantages de cette approche intégrée à la gestion de l’accueil se font sentir partout. L’avantage le plus évident est le gain de temps: la communication entre les individus et les départements est automatisée et vous ne perdez aucun temps à rechercher une salle disponible, attendre à la réception ou obtenir un projecteur de rechange. Cela permet aux organisateurs d’une réunion, à la réception et au personnel de services de consacrer plus de temps à d’autres tâches.

Toutefois, les avantages non tangibles ne devraient pas être négligés non plus. Une visite qui se déroule bien est bénéfique au côté administratif de l’organisation et à son image dans son ensemble. Des facteurs qui ont des répercussions négatives sur l’expérience du visiteur, comme la lenteur de l’enregistrement ou le manque de places de parking, sont souvent perçus comme un élément « inévitable ».

Les éviter avec succès permet à vos équipes d’être extrêmement préparées, tandis que le logiciel vise à soulager le fardeau. Cela indique la voie à suivre pour les réunions à venir et influence radicalement votre relation avec un client. C’est la première impression qui compte. Fusionner la gestion des réservations avec celle des services d’accueil est essentiel pour un bon démarrage.

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