Les espaces de bureau représentent un investissement considérable pour bon nombre d’entreprises et, avec l’augmentation de la mobilité du personnel, leur gestion s’avère complexe. Si vous ne disposez pas d’un espace suffisamment grand ou s’il n’est pas adapté au domaine d’activité, la productivité sur le lieu de travail en pâtit. En revanche, si l’espace est trop important, vous perdez de l’argent en location, en énergie et en services. Par ailleurs, les espaces ne sont pas tous égaux : les espaces de bureau, par exemple, ont plus de valeur que les surfaces de circulation ou d’entreposage.

Comment évaluer la performance de vos bâtiments et déterminer si vous payez le prix juste pour un espace de bureau et les services y afférents ? Une méthode courante consiste à diviser les coûts par la surface : par ex. coût de nettoyage/m², coût de maintenance/m², coût locatif/m².

Comparer ce qui est incomparable ?

La façon dont les surfaces de plancher sont définies, catégorisées et mesurées varie cependant grandement, particulièrement dans un contexte international. Des parties prenantes différentes impliquent des définitions et des interprétations diverses, ce qui mène à des indicateurs qui ne sont tout simplement pas comparables. Il est dès lors essentiel d’utiliser une seule et même norme d’espace lors de l’établissement d’un benchmarking (évaluation).

Il n’existe pas de norme générale en termes d’espace de bâtiment, du moins pas encore. Cela dit, il est important de choisir une seule norme et de s’y tenir afin d’être en mesure d’évaluer la performance. En fonction de ce qui est le plus adapté à votre portefeuille de bâtiments, vous pourriez opter pour la norme EN, DIN, BOMA ou porter votre choix sur la norme la plus couramment utilisée sur votre marché.

 

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Exemple de classification de l’espace (EN 15221-6)

 

Dans un contexte européen, la Norme européenne EN 15221-6 de mesure de l’espace en facilities management constitue une base commune en termes de gestion des surfaces et des espaces, de planification et de conception, et d’évaluations financières. Dans la mesure où elle s’intègre parfaitement à d’autres domaines du FM, cette norme représente une stratégie durable d’amélioration continue.

Importance d’un bon référentiel

Revenons donc au coût de nos m². Partons du principe que vous désiriez évaluer vos coûts locatifs, car votre entreprise envisage un projet de déménagement ou de rénovation, ou parce qu’un bail arrive prochainement à terme. Pour commencer, vous payez probablement un loyer en fonction de la surface de plancher brute, qui englobe tous les espaces clos mesurés à partir de la façade extérieure des murs du bâtiment. Cependant, ce qui vous intéresse réellement, c’est le coût de l’espace praticable, afin de vous assurer que l’évaluation de votre marge de manœuvre repose bien sur des éléments effectivement comparables. Dans pareil cas, le ratio de la surface de plancher utile par rapport à la surface de plancher brute est généralement de mise. Imaginons que le ratio entre la surface de plancher utile et brute de votre bâtiment soit de 60 %. Comment comparer ce pourcentage avec d’autres bâtiments pertinents ? Une simple évaluation des données (benchmarking) ne sera pas suffisante. Vous avez besoin d’un cadre de référence.

À titre d’exemple, voici quelques points de repère basés sur notre expérience dans le domaine :

  • Surface de plancher utile vs surface de plancher brute
    • Meilleure performance : 82 %
    • Performance moyenne : 70 %
    • Mauvaise performance : 60%
  • Surfaces de circulation vs surface de plancher brute
    • Meilleure performance : 5%
    • Performance moyenne : 12%
    • Mauvaise performance : 20%

Deux bâtiments présentant à première vue exactement le même taux de location peuvent démontrer une performance très différente en raison de la proportion des parties communes et de lacunes de conception. Les ratios tels que ceux mentionnés ci-dessus permettront d’obtenir un aperçu du rapport qualité/prix qu’ils proposent.

Gestion des données

Avant même de pouvoir commencer à penser à un benchmarking, vous devez recueillir et gérer les données spatiales. Nombre d’entreprises utilisent encore pour ce faire des tableurs et des entrées manuelles des données, ce qui entraîne des erreurs, des informations dépassées et un manque de visibilité et de traçabilité. Certaines d’entre elles utilisent également un programme de dessin complémentaire. Une solution plus adaptée consiste à combiner un logiciel de CAO avec un programme de gestion des services généraux et de procéder à un échange de données entre ces deux programmes informatiques.

La solution la plus efficace et rentable reste néanmoins le Système de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS). Une solution performante est capable d’importer des dessins du logiciel de CAO et de les stocker sous la forme de données intelligentes dans un répertoire centralisé (dessins = données). D’après notre expérience, l’intégration de 5000 m² de CAO dans un IWMS nécessite environ un jour-personne.

Retour sur investissement

Une plate-forme intelligente IWMS vous permet de visualiser les données spatiales sous la forme de plans, d’évaluer les coûts et de mesurer la performance. Elle est inestimable, non seulement pour optimiser l’espace de l’environnement de travail, mais également pour stimuler les prestations de services axées résultats.

Une plate-forme logicielle intégrée facilite également le partage de données spatiales aux équipes de service, aux managers et aux autres intervenants sans que les utilisateurs aient besoin d’une formation CAO ou de licences. Vous pouvez segmenter l’utilisation du programme et contrôler les droits d’accès afin que les utilisateurs ne puissent voir que les informations pertinentes dans leur cas. Par exemple, vous pouvez autoriser l’accès à un niveau de « sécurité » uniquement à un nombre limité d’individus au sein de l’entreprise sur la base d’un principe de « besoin de connaître ». Les utilisateurs peuvent filtrer les données qu’ils visualisent, ce qui donne lieu à des analyses rapides et apporte une assistance à l’établissement de budgets de service. Pour les besoins de nettoyage par exemple, vous pourriez désirer obtenir un aperçu de « tous les espaces de plus de X m² revêtus de moquette » (ou un autre type de revêtement de sol bien entendu). Dans la mesure où les utilisateurs bénéficient d’une assistance afin de garder les informations à jour, leur motivation pour notifier tout changement augmentera considérablement.

Le programme IWMS peut également contribuer à mettre en place une norme en termes d’espace. Si vous envisagez d’investir dans un logiciel pour gérer un large portefeuille ou souhaitez être capable d’évaluer la performance selon des normes internationales, optez pour une solution intégrée. Et assurez-vous qu’elle soit conforme aux principales normes d’espace.

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