Alors que les missions des gestionnaires des services généraux semblent changer rapidement, bon nombre de personnes considèrent encore ce rôle comme quelque chose de similaire à celui d’un pompier au cœur du brasier. Ce stéréotype qui consiste à voir la personne « les manches retroussées » peut avoir des répercussions sur votre réputation et votre standing. Il contraste par ailleurs avec l’analyse et l’application des données évolutives qui font partie du rôle. En réalité, le nouveau gestionnaire des services généraux peut jongler avec les deux, en fournissant des entrées de données aux dirigeants qui affectent tout le monde à un niveau plus intrinsèque.

Trop d’entreprises supposent encore que les dépenses en technologies de planification et recueil des données sont hors de prix, obligeant les gestionnaires des services généraux à adopter un style de gestion réactif. Cette mentalité de « présence sur le terrain » peut naturellement s’étendre aux gestionnaires des services généraux eux-mêmes, dont le rôle principal est souvent de participer aux interventions autour d’un complexe.

Il ne s’agit pas uniquement d’une mauvaise utilisation d’un logiciel évolué à la disposition des gestionnaires des services généraux mais d’une course qui risque de les laisser en retrait d’une technologie qui progresse. Les développements impliquant le BIM, l’Internet des objets et une demande de lieux de travail flexibles signifient que la gestion des services généraux est en train d’être repensée et modernisée.

Vous ne devriez pas attendre que soient formulées des réclamations. Les gestionnaires des services généraux devraient plutôt s’assurer qu’ils disposent des moyens nécessaires pour identifier de manière proactive les problèmes éventuels et être en mesure de proposer des solutions de manière anticipée.

Surréagir

L’approche la plus courante de la gestion des services généraux tend à s’occuper des problèmes lorsqu’ils atteignent une situation critique, permettant d’exploiter les systèmes jusqu’à l’épuisement. Cela peut sembler être une ligne de conduite nécessaire, dans la mesure où la plupart des gestionnaires des services généraux sont inondés d’appels les invitant à diverses missions. Il y a un sentiment persistant qui consiste à croire que le rôle devrait accorder la priorité à la gestion des problèmes, l’analyse des données étant reléguée au second plan.

L’ennui ici est que si les systèmes plantent au même moment, vous vous retrouvez à devoir sans cesse jouer au pompier. Et à chaque fois que les systèmes ne fonctionnent pas, la productivité est affectée, les problèmes les plus sérieux rendant un bâtiment entier (voire un portefeuille de propriétés) inopérant.

Sans évaluer tous les critères et données, il est possible que les problèmes éventuels ne soient pas aussi évidents. La maladie n’est pas quelque chose qu’un gestionnaire des services généraux prend nécessairement en compte tant qu’il n’observe pas une corrélation des données, telles que les congés maladie dans un espace de bureau et les conditions de cet espace.

Prenez l’exemple de la surveillance des grandes problématiques d’avenir telles que la résistance aux antibiotiques ou antibactérienne. Un courriel ou une publication sur un blog vous alertant de ce problème pourrait ne pas être pris au sérieux mais vos données pourraient bien prouver qu’il s’agit d’un facteur réel, nécessitant potentiellement de nouveaux programmes de nettoyage. La combinaison de la GTB et du BIM, ainsi que d’autres moyens d’acquisition de mégadonnées peuvent identifier ces tendances et vous permettre de mettre des mesures en place de manière anticipée.

Garder une trace

Le fait de consacrer du temps à la planification proactive et à l’évaluation des risques réduit ces appels constants, libérant davantage de temps à l’avenir pour d’autres tâches moins pratiques. Les économies potentielles sur les temps d’arrêt et la longévité du matériel peuvent se traduire par des économies significatives pour l’entreprise et vous simplifier énormément la vie.

Il est également important de noter que le fait d’être réactif aux problèmes ne signifie pas seulement l’être pour des problèmes physiques tels qu’une défaillance des machines ou des systèmes. D’autres facteurs environnementaux qui affectent directement la capacité des occupants à travailler, tels que l’éclairage ou l’insonorisation, sont également cruciaux.

L’objectif final implique la maîtrise d’une suite complète de solutions techniques. L’adoption et l’utilisation efficaces du BIM en conjonction avec votre GTB peuvent vous permettre de superposer les données sur une carte 3D, visualisant en direct les données sur les tuyaux ou les câbles de façon à simplifier l’entretien.

Les mégadonnées et l’apprentissage des machines vous permettront de tirer le meilleur de l’Internet des objets, en repérant les tendances des ensembles de données complexes. Il y a même de la place pour un simple retour d’informations de la part des occupants du bâtiment. Cette combinaison d’analyse des données et de retour d’informations direct améliorera votre capacité à programmer la maintenance par le biais du GMAO, en enregistrant l’usure progressive avec facilité.

Futur parfait

Jusqu’alors, la meilleure approche pour les gestionnaires des services généraux débordés était de rendre le changement plus graduel. Alors que vous apprenez à utiliser les nombreuses facettes d’une GTB complexe, l’installation de capteurs temporaires peut fournir un retour d’informations immédiat pour un changement concret.

Des solutions ad hoc simples telles que le microsondage – l’utilisation de tablettes ou de boutons comme on en voit dans les aéroports pour classer la satisfaction concernant un domaine ou un service particulier (par exemple, salles de bains) – sont simples mais efficaces. Faire preuve de créativité en matière de recueil de données peut permettre de réduire l’implication directe. Ne déambulez pas avec un bloc-notes dans les mains : laissez les données venir à vous !

Cela devrait faire partie d’un changement graduel. La plupart des gestionnaires des services généraux travaillent encore sur une approche fondée sur les données d’entrée, en s’appuyant sur les rapports entrants pour aller ensuite résoudre les problèmes. Le strict minimum est à présent une approche fondée sur les données de sortie, les systèmes recueillant les données et suggérant des solutions à l’avance.

L’objectif ultime est une philosophie fondée sur les résultats, où ces données peuvent être recueillies, analysées et appliquées au plus haut niveau pour atteindre les indicateurs-clés de performance. Une fois que vous n’employez plus tout votre temps à résoudre les problèmes, vous pouvez déployer davantage d’efforts à développer des moyens pour évaluer et améliorer l’expérience utilisateur, avec des avantages quotidiens visibles pour l’ensemble de l’organisation.

La formation à l’utilisation de ces nouvelles solutions logicielles comporte de nombreux avantages à court et long terme. Compte tenu de l’évolution de la gestion des services généraux vers une plus grande intégration des capteurs, de l’apprentissage des machines et de l’automatisation de certains éléments techniques, l’analyse et la planification des données constitueront l’essentiel du rôle à l’avenir. Arriver à comprendre ceci maintenant s’avérera utile pour les gestionnaires des services généraux, en plus d’avoir un sens actuel et pratique.