Le logiciel IWMS se concentre traditionnellement sur les meilleures pratiques en matière d’automatisation des processus pour garantir l’efficacité opérationnelle. Cela reste encore un élément essentiel de la gestion de services généraux. Mais comme les entreprises accordent désormais plus d’importance à l’agilité de l’environnement de travail et à l’expérience vécue par les collaborateurs, cela ne suffit plus. L’IWMS doit donc s’améliorer ou disparaître. Votre logiciel de gestion des services généraux est-il en voie d’extinction ? Ou fait-il partie de la prochaine génération de plateformes logicielles plus connectées et plus intelligentes ?

L'IWMS traditionnel doit s'améliorer

Pour ne pas devenir obsolètes, les logiciels de gestion des services généraux doivent répondre efficacement aux besoins d’un environnement de travail en mutation rapide. Voici six capacités essentielles qu’un IWMS doit posséder pour survivre à la grande révolution du bureau flexible :

#1 Information dynamique sur les plans d’étage

Un environnement de travail agile doit être prêt à intégrer le changement. Les organisations ont besoin, pour commencer, d’une information dynamique sur les plans d’étage. Saviez-vous que les logiciels avancés de gestion des services généraux sont aujourd’hui capables de transférer et de visualiser des données spatiales (3D) et des données d’équipements provenant de logiciels CAO et BIM, ainsi que des données d’occupation et de confort transmises par des capteurs ? Cela permet d’avoir une vue plus globale de l’environnement de travail et de mieux comprendre la manière dont les salariés utilisent les équipements et les espaces de travail.

Pour créer des plans d’étage interactifs, le logiciel doit être capable de convertir des dessins de CAO en données intelligentes. Ces données spatiales peuvent ensuite être utilisées et actualisées facilement sans connaissances spécialisées. De plus, les modifications d’équipements sont automatiquement intégrées dans les plans d’étage et vice versa.

La modélisation des informations du bâtiment (BIM) est de plus en plus répandue dans l’industrie de la conception et de la construction. Elle s’étend en outre progressivement à travers le cycle de vie du bâtiment pour soutenir la gestion des services généraux. Par conséquent, les capacités BIM des logiciels de gestion des services généraux prennent elles aussi de plus en plus d’importance. La BIM intégrée est une capacité puissante, car elle met directement des données géométriques 3D et des informations précieuses sur les équipements à la disposition des équipes de gestion des services généraux.

#2 Intégration de capteurs et de l’Internet des Objets (IdO) à l’IWMS

Les capteurs (de préférence sans fil) sont devenus omniprésents. En intégrant des réseaux de capteurs IdO au logiciel IWMS, les gestionnaires des services généraux et les leaders de l’environnement de travail peuvent exploiter des données granulaires pour :

Des applications mobiles intégrées dans un IWMS moderne

#3 Optimisation de l’espace

Il est désormais possible de combiner des données de réservation avec la détection des présences grâce à des capteurs. En analysant et en visualisant ces informations sur des plans d’étage, des cartes de densité et des tableaux de bord, il est possible d’identifier les problèmes de sous-utilisation et d’optimiser l’utilisation de l’espace. L’exécution d’analyses en vue de comprendre les données d’occupation permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles.

#4 Point de contact convivial pour autonomiser les travailleurs

Les équipes de gestion des services généraux et les opérateurs de services qui travaillent sur un site ou un bâtiment peuvent évidemment bénéficier grandement de l’utilisation d’outils mobiles spécialisés. Cela leur permet de gérer leurs flux travail en déplacement et d’accéder à des informations adéquates chaque fois qu’ils en ont besoin. Mais avec la généralisation du travail géré par activités, le logiciel de gestion des services généraux doit fournir ce niveau de flexibilité à TOUS les travailleurs. Les gens ont aujourd’hui l’habitude de pratiquement tout faire à partir d’un écran, qu’il s’agisse de celui d’un smartphone, d’un ordinateur portable ou d’une borne interactive. Ils s’attendent à bénéficier de la même interaction multicanal fluide avec leur environnement de travail. Vous devez donc veiller à garantir la productivité de votre personnel en mettant à sa disposition sur le lieu de travail des points de contact aussi conviviaux et connectés que ceux qu’il utilise quotidiennement. Cela inclut notamment des dispositifs de lecture de codes-barres ou la possibilité d’appuyer sur un bouton pour demander des services de routine comme le remplissage d’une machine à café ou une demande de nettoyage.

#5 Connaissance approfondie de l’utilisation de l’environnement de travail à partir de données

Un logiciel IWMS avancé est capable de traiter les données fournies par des capteurs et des points de contact utilisés par plusieurs utilisateurs sur le lieu de travail. Ces points de contact pratiques peuvent être, par exemple, un portail Web en self-service, des applications mobiles ou des écrans et des bornes interactives. Cela permet de connaître en détail la manière dont les gens utilisent leur lieu de travail et de déterminer le moyen de faire évoluer l’environnement pour mieux l’adapter aux nouvelles méthodes de travail.

#6 Services basés sur les activités

Dans un environnement de travail flexible, les services ne devraient plus être assurés en fonction d’horaires fixes, mais plutôt ciblés en fonction des besoins. Un IWMS prêt pour l’IdO est capable de corréler des données de capteur avec des données relatives à l’occupation, aux réservations, aux conditions météorologiques, etc. Les équipes de gestion des services généraux peuvent ainsi planifier et fournir des services de manière dynamique en se basant sur les activités et les réactions des utilisateurs. La fourniture de services devient plus efficace sans gaspillage de temps ou de ressources.

MCS Solutions s’efforce continuellement d’améliorer sa plateforme IWMS en la rendant plus intelligente, plus facile à utiliser et plus flexible. N’hésitez pas à nous demander une démonstration pour découvrir toutes les possibilités offertes.