De nombreux projets ou initiatives de réorganisation pour améliorer les performances n’atteignent pas leurs objectifs initiaux en raison d’une mise en œuvre inefficace.

Cela vaut également pour la mise en œuvre des logiciels de gestion des services généraux. Lorsque les résultats sont décevants, cela est généralement dû à des « pertes » de valeur à différentes étapes du processus de mise en œuvre.

Pour tirer le meilleur parti du Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO), il est conseillé d’examiner les capacités de mise en œuvre des fournisseurs. Quels sont les facteurs de réussite essentiels ?

1. Mettre l’accent sur la valeur

Tout projet de mise en œuvre d’un FMAO doit commencer par une analyse des besoins et définir des objectifs stratégiques afin de s’assurer que l’ensemble des décisions relatives au projet apporte une véritable valeur à l’organisation. L’absence d’un cadre de valeurs clair peut conduire à un décalage stratégique, à une mentalité de cloisonnement et à des prises de décisions déconnectées. Trop souvent, la mise en œuvre du FMAO se retrouve n’être qu’un registre des actifs avec un service d’assistance.

Dans ce contexte, une cartographie « du projet à la valeur » est une ressource utile pour relier l’ensemble des décisions du projet à des objectifs organisationnels et à des indicateurs-clés de performance. Elle garantit que tous les objectifs sont correctement définis, compris et communiqués, tout en améliorant l’accent porté au projet. Elle sert également de base pour élaborer un tableau de bord des performances qui vous permet de suivre les indicateurs-clés de performance du projet et de prendre rapidement des mesures correctives le cas échéant.

Demandez à votre partenaire de mise en œuvre du FMAO d’apporter des listes d’indicateurs-clés de performance de valeur et de vous guider à travers le processus.

2. Contrôle de l’étendue

La gestion de l’étendue de projets est l’un des plus grands défis des projets de transformation. La situation « en l’état » combinée aux souhaits et attentes des différents acteurs peut conduire à un raz-de-marée d’exigences, sans tirer profit des nouvelles capacités offertes par les suites de FMAO modernes.

Commencez par passer en revue les systèmes existants, les sources de données et les processus ; mais cherchez également à examiner d’autres domaines qui pourraient bénéficier de l’automatisation. Déterminez les capacités et flux de travail pouvant être améliorés, et rationalisez les processus en vous appuyant sur les meilleures pratiques de l’industrie.

Travaillez graduellement afin d’éviter d’attendre trop longtemps avant d’en retirer les premiers avantages.

Vérifiez que le fournisseur dispose d’une connaissance approfondie du FM et, le cas échéant, que les meilleures pratiques ont été efficacement intégrées dans le logiciel.

3. Configuration du logiciel et non pas personnalisation

Les sociétés s’éloignent des modèles de livraison dépendants du fournisseur fortement personnalisés au profit d’un modèle en libre-service flexible. Il est important de trouver un logiciel standard qui dispose des meilleures pratiques intégrées et est configurable par l’utilisateur final. Si l’utilisateur pense que le logiciel est trop rigide et qu’il ne s’adapte pas à sa façon de travailler, il l’ignorera et continuera à utiliser des processus et outils obsolètes.

Des modèles et flux de processus configurables sont donc essentiels à la mise en œuvre réussie du FMAO. Évaluez vos exigences, car les capacités de configuration varient d’un fournisseur à l’autre.

4. Intégration

Pour tirer le meilleur parti du logiciel de gestion des services généraux, il est important d’obtenir l’intégration entre des domaines allant du FM à l’immobilier, à l’énergie, à l’espace et la maintenance. Vous pouvez vouloir mettre en œuvre le logiciel de FMAO par phases, en commençant par les principaux domaines d’intérêt et en développant la solution lorsque votre organisation sera prête pour le faire. Une plate-forme modulaire bien intégrée avec des applications mobiles connectées à celle-ci vous permettra de répondre à vos besoins actuels et futurs.

L’intégration avec des systèmes externes, tels que des outils de collaboration au sein de l’équipe, des logiciels financiers et ERP, des MIB et SIG, des systèmes de gestion des bâtiments (BMS) ou des réseaux de capteurs (IdO) est tout aussi importante. Une telle intégration permettra aux données de circuler entre les différentes plate-formes et points de contact et rendra l’expérience transparente pour tous les utilisateurs. Elle vous permettra également de bénéficier de rapports de performances fiables de bout en bout.

Lors de la comparaison des offres, vérifiez si les fournisseurs fournissent de puissantes capacités d’intégrations, telles que des services Web standards et une intégration du nuage (iPaaS).

5. Gouvernance des données

Lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de FMAO, d’importants volumes de données doivent être importés, et notamment des portefeuilles immobiliers, des actifs techniques, un catalogue de services, etc. La plate-forme doit fournir un outil de migration des données convivial pour importer un large éventail de données rapidement et de façon structurée.

Cependant, cela ne s’arrête pas à l’importation/exportation des données. Parmi les défis courants de la gestion des données, citons notamment des définitions de données incohérentes, une propriété des données peu claire et un impact non souhaité des modifications sur les processus liés ou sur la qualité des rapports.

Des données de faible qualité compromettent les performances et le suivi des résultats. Demandez à votre fournisseur de logiciel s’ils peuvent jouer un rôle de bonne gestion des données.

6. Adoption par les utilisateurs et gestion du changement

La mise en œuvre du FMAO est un processus de changement, aussi attendez-vous à de la résistance. Peu importe que votre solution soit formidable, elle n’offrira pas la valeur attendue si vous n’obtenez pas des gens qu’ils acceptent et l’utilisent correctement.

Prenez donc en compte la culture de la société et expliquez à tous pourquoi vous entreprenez ce projet, avant de le déployer aux utilisateurs. Soyez particulièrement attentifs aux utilisateurs principaux qui seront les ambassadeurs du nouveau système et la première ligne d’assistance. Montrez à tous les acteurs les bénéfices qu’ils pourront retirer du nouveau logiciel.

Une approche intelligente avec des modèles préconfigurés, des rapports prêts à être utilisés et une formation en ligne conviviale aideront les utilisateurs à être rapidement opérationnels et à réduire la profondeur et la largeur de la « vallée du désespoir ».

CYCLE DE CHANGEMENT

7. Formation et assistance continue

Assurez-vous de bien former les utilisateurs aux logiciels avant la date de mise en service afin d’éviter le rejet et l’utilisation non optimale du logiciel. Continuez à offrir des opportunités d’apprentissage flexibles de manière continue.

La formation en ligne interactive est un formidable outil pour améliorer l’adoption par les utilisateurs, pour leur permettre d’atteindre un haut niveau de maîtrise et pour éviter de perdre des connaissances.

Mettez en place une équipe d’assistance renforcée pour l’assistance des utilisateurs finaux après la mise en service. Communiquez clairement leur rôle de soutien et leur disponibilité aux utilisateurs pendant cette période cruciale. Organisez des sessions de retour d’informations et permettez aux utilisateurs de facilement exprimer leurs préoccupations et interrogations.

En conclusion, si vous êtes attentifs aux aspects précédents relatifs à la mise en œuvre et que vous choisissez votre fournisseur avec soin, votre investissement dans le logiciel de FMAO portera ses fruits plus rapidement, pour le bénéfice de l’organisation et des employés.

Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.