De nombreuses équipes des services généraux continuent de suivre les problèmes et d’organiser le travail en utilisant le courrier électronique, des tableurs et des outils autonomes qui ne sont pas conçus pour la gestion des bâtiments et des services généraux. Le suivi et le contrôle des tickets et l’exécution du travail en deviennent laborieux et les performances sont difficiles à mesurer.

Le logiciel FM intégré (alias FMAO) traite ces points sensibles. Ci-dessous, nous brossons un tableau des composants courants des logiciels de Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO) et les problèmes qu’ils permettent de résoudre :

SUIVI DES ACTIFS

  • Garder trace de votre base installée n’est pas facile avec les changements qui se produisent constamment sur le terrain.
  • Avoir des applications mobiles pour non seulement maintenir à jour l’inventaire des installations mais aussi évaluer leur état actuel peut être une contribution précieuse pour planifier la maintenance et préparer les budgets.

CENTRE D’ASSISTANCE

  • La saisie des tickets et des demandes prend plus de temps. Le processus de saisie des tickets est médiocre et traîne avant que le travail puisse en réalité démarrer.
  • Le fait d’utiliser un portail Internet / mobile de demande basé sur un modèle améliore la précision et permet de gagner du temps afin que les tickets soient résolus plus rapidement.

BONS DE TRAVAIL

  • Les bons de travail sont envoyés sans informations suffisantes ou sans qu’il soit possible d’accéder aux données pertinentes. Le fait de dépendre des connaissances sur le vif du personnel FM entraîne des erreurs humaines et les employés sur le terrain qui ne disposent pas d’outils mobiles planifient leur travail d’après des informations qui ne sont pas à jour.
  • Le fait d’envoyer les tâches aux techniciens en interne et en externe grâce à une application mobile, avec des listes de contrôle, permet de travailler plus efficacement et plus vite. Vous pouvez également suivre les horaires des lieux de travail et gérer les coûts liés au service à partir d’un catalogue central.

ALLOCATION DE RESSOURCES

  • La planification du travail et l’ordonnancement en plusieurs endroits peuvent être complexes. Comment rester bien informé avec des ressources et des compétences qui évoluent, les horaires d’ouverture des bâtiments et la proximité géographique des lieux de travail qui peuvent changer ?
  • Avec des outils avancés de planification des ressources, toutes ces informations peuvent être traitées automatiquement et les planificateurs ont la possibilité de trouver les ressources optimales pour chaque tâche.

GESTION DES STOCKS

  • En l’absence d’une bonne visibilité sur les stocks des différents sites, il est difficile de maintenir les approvisionnements à un niveau suffisant et les techniciens perdent du temps parce que les pièces de rechange ne sont pas disponibles quand ils en ont besoin.
  • Le logiciel de gestion des stocks permet aux équipes des services généraux de centraliser le suivi et la gestion des stocks avec des tâches d’administration minimes pour donner aux techniciens un accès facile aux matériaux dont ils ont besoin. En déployant une application mobile, nous pouvons aussi étendre la méthode à des entrepôts sans personnel ou virtuels comme les camionnettes de techniciens.

CONFORMITÉ

  • Afin de répondre aux exigences de conformité, les techniciens doivent suivre des procédures normalisées. Trop souvent les organisations s’appuient sur les connaissances des techniciens.
  • Fournir des listes de contrôle standard préformatées, faciles à utiliser par les techniciens sur le terrain, permet de mieux rester conforme aux réglementations, aux normes et aux meilleures pratiques.

SURVEILLANCE DE LA QUALITÉ

  • Un problème majeur est de ne pouvoir suivre l’exécution des prestations d’après les conditions d’accords de niveaux de services (SLA).
  • Le logiciel FMAO vous permet de configurer et de surveiller les ICP ainsi que les accords de niveaux de services et de préparer des rapports pour suivre les performances et la conformité aux SLA.

COMMENTAIRES DES UTILISATEURS

  • Les gestionnaires des services généraux manquent de commentaires cohérents des utilisateurs. Les enquêtes annuelles sommaires sur la satisfaction ne permettent pas de bien suivre l’expérience des utilisateurs et de traiter les problèmes ponctuels.
  • Les gestionnaires des services généraux peuvent obtenir plus souvent les réactions des utilisateurs grâce à des applications mobiles de type « satisfait ou non » et des écrans tactiles répartis dans tout le bâtiment.

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