Noter votre nom sur un morceau de papier ou dans un document Excel pour réserver une réunion appartient depuis longtemps au passé. Et malgré l’utilité des outils bureautiques tels qu’Outlook pour la collaboration ou la programmation des réunions, ceux-ci n’offrent que des fonctionnalités limitées lorsqu’il s’agit de réserver des espaces, services et ressources physiques.

Les applications logicielles conçues pour gérer les réservations proposent des avantages importants pour assurer l’efficacité dans l’ensemble des départements. Avec l’explosion de l’Internet des Objets, les systèmes avancés peuvent désormais aussi intégrer des données en temps réel provenant de capteurs. Les capteurs sans fil dans les salles de réunion saisissent les données d’occupation et de confort et les affichent en temps réel sur les plans d’étage. Les dispositifs de sortie se sont diversifiés (kiosques, applications mobiles, écrans tactiles pour réservation de salle) et les interfaces utilisateur se sont simplifiées. Le résultat obtenu est une solution de gestion des réservations intuitive et complète qui permet de réserver des salles de réunion en un tournemain.

Réunion en pagaille

L’ancienne méthode de réservation d’une salle de réunion peut se révéler un véritable cauchemar logistique. Les réunions commencent ou finissent souvent plus tard que prévu, ce qui entraîne une accumulation de retard qui ne fait qu’empirer au cours de la journée.

Réserver un local ne vous garantit pas toujours son utilisation étant donné les conflits accidentels fréquents. Les participants perdent beaucoup de temps à attendre hors du local, ou finissent par partir en chasse d’un espace convenable pour mener une réunion qui a été réservée des semaines à l’avance.

La bonne nouvelle est que vous pouvez éviter ces situations. Une solution de gestion des réunions et des réservations peut s’intégrer facilement dans votre architecture existante de gestion des services généraux, automatisant ainsi tout le processus. Pour optimiser l’impact, imaginez un module de réservation qui ferait partie d’une plate-forme de gestion des services généraux. Vous pouvez, de cette façon, profiter d’un processus standard intégrant les services de réception, le bureau d’assistance, la gestion des bons de travail, et bien plus encore.

Que ce soit au niveau de la réservation, des démarches administratives ou de la fourniture des services, l’organisation d’une réunion devient un processus simple et fluide. Mieux encore, la mise à disposition de nombreux points de contact implique des possibilités de réservation dans chaque situation, et pour tout type de collaborateur.

Avoir le choix

Les entreprises considèrent souvent l’implémentation de logiciels comme un processus périlleux. Les logiciels modernes de gestion des réservations sont toutefois conçus pour être rapidement activés et adoptés. Une variété de canaux s’adresse aux différents types d’utilisateurs dans différentes situations, ou au même utilisateur à diverses étapes de la journée. Par exemple, vous pourriez réserver une salle de réunion sur le chemin du travail depuis une application mobile ; ou réserver un local libre en arrivant dans le bâtiment à l’aide du kiosque interactif dans la zone de réception.

Vous pouvez sinon utiliser un outil de collaboration tel que Skype, et demander à un agent conversationnel de rechercher et réserver un local adapté pour vous et les participants de votre réunion. Ou vous pouvez réserver directement depuis un écran à l’extérieur de la salle de réunion de votre choix. Bien sûr, vous pouvez toujours réserver depuis votre bureau grâce à la « bonne vieille » interface Web, et les participants pourraient consulter le kiosque pour localiser la salle de réunion.

Interfaces spécifiques pour les points de contact

Chacun de ces points de contact offre différents avantages, ainsi qu’une interface utilisateur adaptée au cas de chaque utilisateur. Un plan d’étage peut y être intégré si nécessaire. Les plans d’étage avec code couleur indiquent immédiatement quels locaux sont occupés, bientôt libres ou actuellement libres. En cliquant sur ces locaux, les utilisateurs peuvent afficher les données ambiantes spécifiques, ainsi qu’une image et un aperçu général de l’emplacement.

Les fonctions spécifiques aux points de contact proposent différents outils de recherche pour trouver plus facilement le local idéal. Les applications allègent le processus en conseillant des locaux sur la base de quelques critères clés. Un assistant Skype fournit des réponses plus simplifiées aux requêtes spécifiques, tandis qu’une interface Web propose un plus large éventail de données grâce à sa fonctionnalité de recherche avancée.

Pour les réservations à plus court terme, ou pour les participants qui arrivent à une réunion, des écrans individuels pour chaque local peuvent fournir un retour visuel immédiat. Les écrans tactiles pour réservation de salle affichent une liste des prochains évènements pour ce local, en plus de l’évènement en cours. Des DEL peuvent être installées sur les côtés de l’écran afin d’indiquer visuellement si une salle de réunion est disponible. Sans surprise, le vert indique que la salle est libre et le rouge qu’elle est occupée.

Un processus de réservation plus fluide

Le processus de réservation n’est pas qu’un gage de meilleure fiabilité pour les utilisateurs de salles de réunion. Il implique également la capacité de cataloguer et de suivre les ressources. De plus, il offre la possibilité de demander des équipements et de commander à manger pendant une réunion. L’enregistrement de ces commandes peut servir à définir les coûts, ainsi qu’à évaluer la distribution et l’achat des ressources.

Le logiciel envoie automatiquement ces commandes au département compétent en temps voulu. De cette manière, les ressources sont prêtes dès que vous en avez besoin. Vous pourriez réserver une salle de réunion sur le chemin du travail et la localiser en consultant l’écran du kiosque dès votre arrivée dans le bâtiment. Lorsque vous arriverez dans le local, des rafraîchissements vous y attendront déjà.

De plus, le logiciel de réservation ne se limite pas à la simple réservation d’un local et aux services associés. Le personnel peut tout aussi bien utiliser le logiciel pour réserver une place de stationnement, une voiture partagée ou d’autres équipements et services sans rapport avec les espaces de réunion.

Optimisation des espaces

Par ailleurs, les réunions qui commencent à l’heure permettent d’éviter des tensions, tandis que le temps gagné peut être mieux exploité. Les améliorations de l’expérience utilisateur en matière de réservation et de conduite de réunions contribuent à l’amélioration du bien-être des collaborateurs ; et une réunion plus confortable est aussi plus productive. L’intégration de la gestion des visiteurs simplifie également le processus pour les clients qui voient en l’entreprise une machine innovante et bien huilée.

Mais des avantages plus tangibles découlent aussi de la numérisation de ces informations. La capacité d’effectuer un suivi de l’utilisation facilite la gestion des espaces et des ressources, ainsi qu’un calcul détaillé des coûts liés à un domaine souvent négligé.

gestion des réservations
 
Les salles de réunion peuvent même servir de terrain d’expérimentation aux nouvelles optimisations et nouveaux équipements avant leur déploiement dans une structure plus large. Les logiciels de réservation constituent à de nombreux égards un microcosme des améliorations apportées par le IWMS/FMAO aux entreprises : offrir l’efficacité ultime.

Comment gérez-vous les réservations ? Avez-vous récemment vécu des situations où vos réservations de salles de réunion tournaient au cauchemar ? N’hésitez pas à nous contacter pour partager vos commentaires ou en savoir plus sur nos solutions de réservation.