Un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) bien configuré et utilisé est un outil puissant pour les organisations qui souhaitent améliorer l’efficacité de la maintenance. Pour réussir, il est important de choisir une solution logicielle qui répond à vos besoins. Mais il ne suffit pas de s’y arrêter. Tout aussi important est le processus de mise en œuvre de la GMAO.

Un manque de préparation et de mise en œuvre du logiciel de maintenance peut entraîner de la frustration et conduire à un rejet par les utilisateurs. Ces problèmes se traduiront par des données imprécises et une élaboration de rapports peu fiables.

Afin de profiter au maximum de votre GMAO, il est par conséquent conseillé d’explorer les capacités de mise en œuvre des fournisseurs. Quels sont les facteurs de réussite essentiels ?

1. Mettre l’accent sur la valeur

Tout projet de mise en œuvre d’une GMAO doit commencer par une analyse des besoins et doit définir des objectifs stratégiques afin de s’assurer que l’ensemble des décisions relatives au projet apporte une véritable valeur à l’organisation. Cela nécessite la définition de votre concept de maintenance, la préparation de normes et procédés écrits adaptés à votre organisation, et l’explication des rôles et responsabilités, ainsi que l’établissement des objectifs quantifiables et l’identification d’indicateurs de performance adéquats.

L’absence d’un cadre de valeurs clair doté des bonnes mesures, la mise en œuvre de la GMAO se retrouve trop souvent n’être qu’un registre des actifs avec un service d’assistance pour la maintenance réactive. D’après notre expérience, une cartographie « du projet à la valeur » est une ressource utile pour relier l’ensemble des décisions du projet à des objectifs organisationnels et à des indicateurs-clés de performance. Elle garantit que tous les objectifs sont correctement définis, compris et communiqués, tout en améliorant l’accent porté au projet. Elle sert également de base pour élaborer un tableau de bord des performances qui vous permet de suivre les indicateurs-clés de performance du projet et de prendre rapidement des mesures correctives le cas échéant.

Pensez vaste, agissez ciblé : travaillez de façon progressive afin d’éviter une longue période de première valeur. Demandez à votre partenaire de mise en œuvre de la GMAO d’apporter des listes d’indicateurs-clés de performance de valeur et de vous guider à travers le processus.

2. Contrôle de l’étendue

La gestion de l’étendue de projets est l’un des plus grands défis des projets de transformation. La situation « en l’état » combinée aux souhaits et attentes des différents acteurs peut conduire à un raz-de-marée d’exigences, sans tirer profit des nouvelles capacités offertes par les suites de GMAO modernes.

Commencez par passer en revue les systèmes existants, les sources de données, les contrats de maintenance et les processus. Mais cherchez également à examiner d’autres domaines qui pourraient bénéficier de l’automatisation. Déterminez les flux de travail pouvant être améliorés, et rationalisez vos processus en vous appuyant sur les meilleures pratiques de l’industrie. Vérifiez que le fournisseur dispose d’une connaissance approfondie de la maintenance et, le cas échéant, que les meilleures pratiques ont été efficacement intégrées dans le logiciel.

Il est conseillé de définir l’étendue du projet avant d’acheter une solution, car elle pourrait avoir des effets sur le processus de sélection. Demandez-vous ce dont vous avez besoin aujourd’hui, mais pensez également aux exigences futures et aux besoins d’intégration.

3. Collecte de données

Des données d’actifs incomplètes et inexactes empêchent la réalisation des objectifs d’une GMAO. Il est donc crucial de bien faire les choses lors de la collecte de données. Analysez ce dont vous disposez déjà à présent, ce qui manque et comment vous allez le capturer. Dressez un plan de projet et bouclez le budget afin d’importer toutes les données dans le système avant la mise en service du logiciel. N’oubliez pas : votre stratégie d’actifs ne sera aussi bonne que les données que vous exploitez en premier lieu.

Demandez à votre fournisseur de logiciels s’il peut vous fournir des orientations et des outils. Lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel GMAO, d’importants volumes de données doivent être importés. La plate-forme doit fournir un outil de migration des données convivial pour importer un large éventail de données (actifs, ressources, emplacements, contrats, etc.) rapidement et de façon structurée depuis Excel. Vous devez également importer des données, aménagements et de la géométrie de CAO/BIM. Si les informations relatives aux actifs sont incomplètes ou obsolètes – ce qui est presque toujours le cas – les applications mobiles peuvent réduire le temps passé à l’entrée de données (inventaire et condition d’actifs, inspections, niveaux des stocks) et améliorer sa précision.

Cependant, le travail ne se limite pas à une importation/exportation de données unique. Chaque jour, les opérations de maintenance et les actifs génèrent de larges volumes de données. Permettez aux techniciens et utilisateurs finaux de facilement signaler des défauts et de suivre les données opérationnelles en déplacement à partir d’un smartphone ou d’une tablette. Vous pouvez vouloir attacher des codes QR ou des codes-barres aux actifs et emplacements. En scannant ces derniers avec une application mobile, vos techniciens sur le terrain et des tierces parties autorisées auront un accès direct aux informations sur les actifs et peuvent les mettre à jour en temps réel. Les interventions peuvent facilement être enregistrées et les niveaux des stocks peuvent automatiquement être ajustés.

4. Intégration de la GMAO

Pour tirer le meilleur parti du logiciel GMAO, l’intégration est un élément clé. Si votre module GMAO fait partie d’une plate-forme globale de FMAO/IWMS, une intégration profonde avec d’autres modules tels que la gestion de l’énergie et des services généraux est considérée comme courante.

Il est important que votre fournisseur puisse aussi garantir une intégration avec des systèmes externes, tels que des logiciels financiers et ERP, des systèmes de gestion des bâtiments (BMS) ou des réseaux de capteurs IdO. Une telle intégration permettra aux données de circuler entre les différentes plate-formes et points de contact et rendra l’expérience transparente pour tous les utilisateurs. Elle vous permettra également d’acquérir une compréhension approfondie du cycle de vie complet des actifs et de bénéficier de rapports de performances fiables de bout en bout.

Si vous externalisez les travaux de maintenance à une tierce partie, le contractant devrait idéalement être connecté à une GMAO. Ainsi, toutes les parties peuvent échanger des informations via une seule plate-forme. Cela pourrait faire partie du processus de négociation lors de la sélection d’un contractant.

5. Configuration du logiciel (et non pas personnalisation)

Les sociétés s’éloignent des modèles de livraison dépendants du fournisseur fortement personnalisés au profit d’un modèle en libre-service flexible. Les professionnels de la maintenance préfèrent un logiciel standard qui dispose des meilleures pratiques intégrées et est configurable par l’utilisateur final. Si l’utilisateur pense que le logiciel est trop rigide et qu’il ne s’adapte pas à sa façon de travailler, il l’ignorera et continuera à utiliser des processus et outils obsolètes.

Des modèles et flux de processus configurables sont donc essentiels à la mise en œuvre réussie de la GMAO. Évaluez vos exigences, car les capacités de configuration varient d’un fournisseur à l’autre.

6. Adoption par les utilisateurs et gestion du changement

La mise en œuvre de la GMAO est un processus de changement, aussi attendez-vous à de la résistance. Peu importe que votre solution soit formidable, elle n’offrira pas la valeur attendue si vous n’obtenez pas des gens qu’ils acceptent et l’utilisent correctement.

Prenez donc en compte la culture de la société et expliquez à tous pourquoi vous entreprenez ce projet, avant de le déployer aux utilisateurs. Soyez particulièrement attentifs aux utilisateurs principaux qui seront les ambassadeurs du nouveau système et la première ligne d’assistance. Montrez à tous les acteurs les bénéfices qu’ils pourront retirer du nouveau logiciel.

Une approche intelligente avec des modèles préconfigurés, des rapports prêts à être utilisés et une formation en ligne conviviale aideront les utilisateurs à être rapidement opérationnels et à réduire la profondeur et la largeur de la « vallée du désespoir ».

 

CMMS implementation - change cycle

CYCLE DE CHANGEMENT

 

7. Formation et assistance continue

Assurez-vous de bien former les utilisateurs aux logiciels avant la date de mise en service. Ceci est important pour éviter le rejet et l’utilisation non optimale du logiciel. Continuez à offrir des opportunités d’apprentissage flexibles de manière continue.

La formation en ligne interactive est un formidable outil pour améliorer l’adoption par les utilisateurs, pour leur permettre d’atteindre un haut niveau de maîtrise et pour éviter de perdre des connaissances.

CMMS Implementation: eLearning

La formation en ligne permet d’améliorer l’adoption par les utilisateurs et d’éviter de perdre des connaissances

Si vous êtes attentifs aux aspects précédents relatifs à la mise en œuvre, votre investissement dans le logiciel de GMAO portera ses fruits plus rapidement.

MCS Solutions adopte une approche intégrée en matière de maintenance technique grâce à des experts en maintenance internes, du logiciel selon les meilleures pratiques éprouvées et des ingénieurs de projet dynamiques. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.