La réponse est tout simplement : cela dépend. Pour une réponse plus élaborée, et plus intéressante, veuillez lire la suite.

Occupation de l’espace de bureau

L’occupation désigne le critère servant à établir si des espaces disponibles sont utilisés (occupés) ou vides à des moments différents. De toute évidence, un aperçu de l’occupation est crucial afin de déterminer l’espace dont votre bureau a réellement besoin pour favoriser son personnel. En fait, cet indicateur apporte une compréhension de l’utilisation de l’espace :

  • En comparaison avec la disponibilité (ex. salle occupée à 60 %, vide à 40 %)
  • En comparaison avec la capacité (ex. 2 ou 3 personnes seulement dans une salle de réunion qui peut en accueillir 10)
  • En périodes de pointe en comparaison avec l’utilisation moyenne
  • Par type d’espace (ex. postes de travail, grandes salles de réunions, « huddle rooms » et espaces de collaboration, « cockpits », « bubbles » ou cellules de concentration, espaces d’évasion et surfaces de socialisation).

 

occupation versus activités
Le déploiement de capteurs qui détectent l’occupation de manière continue vous donne la possibilité de contrôler les tendances et les évolutions. Ces données vous permettent de confirmer la bonne utilisation de votre environnement de travail actuel valideren.

La visualisation des données peut par exemple vous indiquer les espaces qui sont sous-utilisés et ceux dont le nombre est insuffisant. Imaginons que les données laissent apparaître un manque de salles de réunion de petite capacité. Une solution rapide consisterait à diviser une grande salle en deux à l’aide d’une cloison ; vous pourriez aussi examiner si la sous-utilisation peut être corrélée à des facteurs de confort tels la qualité de l’air, la performance acoustique ou le bien-être thermique. Dans un bureau au style de travail basé sur les activités, les données relatives à l’occupation peuvent également vous aider à établir ou à confirmer un ratio optimal entre le nombre de bureaux et d’employés.

Une mesure objective de l’occupation peut mettre en lumière des opportunités d’agrandissement ou de limitation de l’espace, vous permettant de réduire les coûts ou d’augmenter la productivité. Cependant, quoi que l’on en dise, les données d’occupation ne suffisent pas pour appuyer un nouveau concept d’environnement de travail.

Utilisation de l’environnement de travail

Afin de développer un concept d’environnement de travail optimal, vous devrez en réalité acquérir une parfaite compréhension de la manière dont travaille votre personnel. Ceci requiert des observations issues de données concernant les activités et les interactions au sein de l’environnement de travail, et ne se limite pas à l’occupation.

Si vous avez l’intention de louer un nouvel espace ou de transformer votre environnement de travail existant, il est dès lors essentiel de voir plus loin que les mesures d’occupation et de comprendre la manière dont les personnes utilisent l’environnement, avec qui elles interagissent, le type d’activités qu’elles exercent et la façon dont l’environnement favorise ou défavorise ces activités. Vous aurez besoin d’obtenir un aperçu de paramètres tels que ceux-ci : De quelle manière le niveau sonore se répercute-t-il sur la capacité des employés à effectuer un travail d’attention ? Quels sont les modèles de collaboration au sein d’une même équipe et entre celles-ci ? Quel est le degré de mobilité du personnel ? Comment les travailleurs utilisent-ils la technologie ? Existe-t-il des besoins spécifiques par équipe ?

C’est uniquement lorsque vous obtiendrez des réponses suffisamment détaillées à ces questions que vous serez en mesure de donner des instructions à un designer ou un architecte afin de créer un environnement de travail physique qui soit non seulement esthétique, mais également performant.

Une société telle que MCS Solutions utilise la collecte de données humaines (méthodologie ABOOT™) en combinaison avec des données issues de capteurs et des logiciels de gestion de l’espace pour :

  • mesurer l’occupation, les activités, les interactions et les niveaux sonores
  • visualiser ces données sur des plans d’étage et des tableaux de bord, et évaluer des ratios d’espace et d’occupation
  • calculer les besoins en termes d’espace, définir les types d’espace requis et déterminer leur proportion optimale

Combinée à des entrevues/ateliers de travail et des sondages soumis aux employés, cette méthode apporte les éléments constitutifs permettant de créer un environnement de travail fluide, performant et agréable.

Dans un prochain article, nous traiterons de la manière dont le feed-back concernant l’occupation peut être allié à des données de mesure au niveau micro pour étayer les décisions relatives à la conception de l’environnement de travail et en assurer la performance.

Vous avez des questions ou des commentaires ? N’hésitez pas à nous contacter.