La planification et la programmation efficaces des techniciens pour la maintenance ou d’autres interventions relatives aux services généraux peuvent s’avérer être un casse-tête.

Cela commence par une bonne compréhension des exigences sur site, afin d’éviter de multiples allers et retours pour évaluer la situation. Un système de création de tickets fondé sur des modèles améliorera le taux de résolution dès la première fois, car il permet d’identifier plus précisément les problèmes.

L’étape suivante consiste à planifier et à programmer les ressources nécessaires à la tâche.

Planification du travail

Un planificateur de travail calculera le temps nécessaire pour exécuter les tâches et définira les compétences requises. Il effectuera une analyse des tâches/risques afin de déterminer les mesures qui devront être prises pour garantir l’exécution du travail en toute sécurité. Il réservera également les pièces de rechange, matériaux et ou outils adéquats, et commandera des pièces supplémentaires qui ne sont pas en stock.

Cela nécessite d’avoir une vue intégrée sur les stocks disponibles et les dates de livraison prévues. Le logiciel de gestion des stocks peut apporter de la visibilité en matière de quantités et de dates d’échéance de livraison, c’est-à-dire quand les matériaux sont disponibles à la vente.

Après que le processus de planification ait défini le « quoi » et le « comment », un planificateur peut déterminer quand et par qui le travail sera effectué.

Programmation : disponibilité, compétences et emplacement

Trouver la bonne personne pour la tâche est guidé par :
– La disponibilité
– Les compétences requises
– L’emplacement

Pour évaluer la disponibilité pour une intervention, les planificateurs doivent disposer d’une visibilité actualisée des heures de travail des techniciens, des périodes d’indisponibilité (vacances, congés maladie, etc.) et doivent savoir s’ils ont déjà été programmés pour d’autres tâches. Un retour d’informations en direct depuis le terrain est également extrêmement utile pour les planificateurs. Grâce à des applications mobiles dotées d’une interface conviviale (par. ex., un seul bouton « début/fin de tâche »), les travailleurs sur le terrain peuvent indiquer la progression actuelle en temps réel et de façon automatisée.

Les connaissances concernant les compétences des techniciens sont idéalement automatisées pour chaque personne et maintenues à jour, en se reliant à votre système de gestion des RH ou des formations. Comme chaque tâche nécessite un ensemble de compétences très spécifiques, l’utilisation de modèles de tickets standards (liés aux tâches) permet de rapidement déterminer quels sont les techniciens disposant des compétences pour réaliser la tâche ; ou pour des tâches et projets plus complexes, pour combiner les ressources afin de bâtir une équipe avec les compétences nécessaires.

Lorsqu’il s’agit de l’emplacement, il se peut que vous ayez besoin de composer avec une équipe dédiée sur site ou des techniciens mobiles travaillant à plusieurs endroits. Il peut s’agir de vos propres équipes ou de techniciens sous-traitants externalisés. Le logiciel de programmation doit pouvoir vous permettre de gérer sans difficulté les calendriers des différentes équipes. Avec des travailleurs mobiles, vous pouvez utiliser un système d’information géographique (SIG) afin d’optimiser les itinéraires et de faire correspondre l’emplacement en temps réel des techniciens à celui où les interventions sont nécessaires.

Réduire les temps d’arrêt

La maintenance doit travailler de concert avec l’exploitation pour réduire les perturbations.

Il est logique d’essayer de programmer la maintenance courante des machines et des installations en dehors des heures d’exploitation normales ; mais lorsque cela n’est pas possible, vous pouvez programmer plusieurs activités de maintenance pour qu’elles aient lieu au même moment, afin de réduire les temps d’arrêt.

Planification dynamique

Dans un monde idéal, les équipes de FM doivent pouvoir être en mesure de prendre en compte toutes les dimensions précédentes, de façon dynamique.

En raison de la complexité du processus décisionnel multidimensionnel, les planificateurs ont besoin d’outils de planification et de programmation visuels centralisés qui leur permettent d’affecter tous types de ressources et de les informer immédiatement en cas de modification, y compris des retours d’informations en temps réel fournis par les techniciens grâce aux applications mobiles.

Le système doit être entièrement intégré avec la gestion des stocks pour garantir que les pièces sont disponibles, récupérées et prêtes à être utilisées par les techniciens. En outre, l’intégration avec le SIG permet la géo-optimisation des programmes des techniciens mobiles.

Si vous voulez en savoir plus sur le logiciel de planification des ressources, contactez l’équipe de MCS Solutions ou demandez une démonstration gratuite.