Dans la plupart des entreprises, la mission essentielle des Ressources humaines a toujours été d’assurer la gestion du personnel, des rémunérations et des avantages, le recrutement et la formation. La qualité de l’environnement de travail et la collaboration n’étaient pas au centre de leurs préoccupations, mais cela évolue. Un nombre croissant de professionnels des RH participent désormais aux décisions portant sur l’environnement de travail (physique et numérique).

Les principaux moteurs de cette évolution sont les suivants :

  • La guerre des talents – les entreprises peinent de plus en plus à recruter des collaborateurs talentueux possédant des compétences très recherchées. Un environnement de travail attractif devient donc un atout important pour recruter, fidéliser et motiver les talents.
  • Le changement de nature du travail – l’essor de l’économie à la tâche se traduit par le développement d’une approche par projet réunissant ponctuellement différents intervenants. Le travail s’effectue ainsi dans un écosystème dynamique non contraint par les limites d’une entité juridique.
  • L’évolution des attentes des collaborateurs – Le numérique offre à certains professionnels la possibilité de travailler partout, entraînant une évolution de la fonction du bureau qui devient avant tout un lieu où rencontrer des clients et collègues et travailler en collaboration. Les salariés cherchent un environnement de travail confortable et stimulant offrant des installations de qualité, à l’image de celles proposées par les espaces de coworking en pleine multiplication.

Qui amène le changement dans cette nouvelle ère pour la gestion de l’environnement de travail ?

Au cours des dernières années, l’idée qu’un responsable des services généraux devienne responsable de l’environnement de travail a pris racine. Nous constatons également que les fonctions RH s’intéressent de plus en plus à la qualité de l’environnement de travail. Dans une enquête récente réalisée auprès de 100 responsables RH, 80 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles prévoyaient que les RH s’impliqueraient davantage dans la gestion des bureaux à l’avenir.

Les spécialistes du FM et des RH peuvent travailler en tandem, apportant leurs éclairages spécifiques et exploitant les toutes dernières technologies pour créer un environnement de travail permettant aux effectifs d’apporter leur pierre à l’édifice et de réussir.

La productivité dans l’environnement de travail est faible et les employeurs sous-estiment le rôle joué par leurs locaux

L’édition 2017 de l’étude Gallup State of the Global Workplace montre clairement que les entreprises ne répondent pas assez rapidement aux nouveaux besoins. De trop nombreux collaborateurs ont le sentiment de ne pas être véritablement productifs parce qu’ils ne sont pas en mesure de travailler comme ils le souhaiteraient. Des changements sont donc indispensables. Une étude réalisée par Leesman fait également apparaître que bon nombre d’employeurs sous-estiment fortement l’impact de l’environnement de travail physique sur la productivité.

Alors qu’un salarié moyen passe environ 90 000 heures de sa vie au travail, il est pénalisé par l’environnement physique. Sachant cela, que pouvez-vous faire pour améliorer la qualité de l’environnement de travail proposé à vos collaborateurs ? L’essentiel est d’identifier ce dont les personnes ont besoin pour remplir leur mission et de déterminer en quoi l’environnement de travail facilite ou entrave leurs activités. Aujourd’hui, des technologies innovantes basées sur l’IdO permettent d’apprécier et d’améliorer les facteurs de qualité de l’environnement de travail.

qualité de l'environnement de travail

Facteurs de qualité de l’environnement de travail

Intéressons-nous de plus près à 4 facteurs clés jouant sur la qualité de l’environnement de travail aux yeux des collaborateurs :

1. Confort

De nombreuses études ont mis en évidence un lien entre le confort physique dans l’environnement de travail et la productivité. Il ne s’agit pas d’un facteur de motivation, mais d’une condition d’hygiène. Tout comme dans la pyramide des besoins de Maslow (alimentation, abri, sécurité), il convient de répondre aux besoins fondamentaux avant de s’intéresser à ceux du niveau supérieur. Identifier et résoudre les problèmes de confort dans l’environnement de travail – qualité de l’air, bruit et température – peut donc avoir un impact positif immédiat et non négligeable sur la productivité.

2. Praticité

Les bureaux à postes fixes caractérisés par un mode de travail en silo font progressivement place à des aménagements plus fluides favorisant la collaboration. Pour exploiter au mieux les locaux, les collaborateurs ont besoin d’une assistance intelligente accessible via divers points de contact (Internet, smartphone, kiosque, boutons de commande ou encore agent conversationnel). Ces dispositifs permettent de localiser facilement un membre de l’équipe, de réserver des espaces disponibles, de faire une demande de service ou de donner un feed-back instantané. Les collaborateurs doivent avoir le sentiment que les services généraux peuvent anticiper leurs besoins de manière proactive, voire les prédire.

Points de contact améliorant la qualité de l'environnement de travail

Interfaces à écran tactile améliorant la qualité de l'environnement de travail

3. Productivité

Selon une récente enquête, 4 employés de bureau sur 10 consacrent jusqu’à 60 minutes par semaine à chercher des collègues, un bureau libre ou une salle de conférence répondant à leurs besoins ou à leurs préférences personnelles.

En mettant en corrélation les réservations de salles et l’occupation effective, nous pouvons identifier les « défections » et rendre les pièces disponibles pour éviter la perte de temps et d’espace. Les technologies intelligentes pour l’environnement de travail peuvent aider en affichant, en temps réel, sur des plans d’étage interactifs les données collectées par les capteurs d’occupation. Les collaborateurs sont ainsi en mesure de visualiser immédiatement les espaces libres depuis leur smartphone (ou depuis un kiosque à écran tactile placé dans un endroit très fréquenté).

4. Collaboration

De nos jours, le travail en collaboration est la raison qui pousse les salariés à se rendre au bureau. C’est également le facteur clé qui explique que les RH commencent à s’intéresser à l’aménagement de l’environnement de travail. Le suivi de l’occupation de l’espace et des activités jette les bases requises pour créer des aménagements plus performants, améliorer la planification future de l’occupation et permettre le travail intelligent.

L’environnement de travail du futur et les RH

Un nombre croissant d’entreprises peinent à répondre aux défis liés à la pénurie de talents. Pour recruter et motiver les collaborateurs les plus performants, proposer un environnement de travail flexible et participatif est un atout clé. Une entreprise leader dans le domaine des services professionnels estime par exemple que l’environnement de travail est un outil qui permet d’améliorer de 20 % le taux de fidélisation moyen.

Dans la plupart des entreprises, il n’existe pas de « responsable attitré de l’environnement de travail ». Les responsabilités relatives à l’environnement de travail sont réparties entre différents départements (FM, Immobilier et Informatique). On constate par ailleurs que les responsables RH s’intéressent de plus en plus à l’aménagement et à la qualité de l’environnement de travail.

MCS Solutions est une entreprise de technologie et de conseil spécialisée dans l’optimisation de l’environnement de travail. Nous vous invitons à nous contacter pour de plus amples informations.