Trouver une salle de réunion libre est rarement une mince affaire pour bon nombre de bâtiments administratifs. Même lorsqu’une procédure officielle est établie, elle est souvent peu fiable. Les participants arrivent en retard, décalant alors les créneaux de réservation suivants. Et quand vous arrivez enfin dans le local, il arrive parfois qu’il manque les équipements nécessaires à votre réunion. La perte de temps précieux et la frustration causées peuvent être considérables. Et le souvenir d’une mauvaise réunion risque de perdurer dans les esprits des participants à l’extérieur de l’entreprise.

L’avènement de la réservation intelligente de locaux permet de résoudre ces problèmes et bien plus encore. Du processus de réservation de local initial jusqu’au moment de la réunion, cette solution de réservation et d’accueil offre un point de contact unique. La possibilité de tenir informés les occupants actuels et potentiels tout en intégrant d’autres services offre de vastes possibilités d’améliorer l’efficacité.

Réservation intelligente de locaux et expérience de l’utilisateur

De toute évidence, une procédure de réservation automatisée plus intelligente est plus avantageuse pour l’utilisateur final. La fourniture de différents points de contact assure une flexibilité au niveau de la réservation, tandis qu’une solution unique évite les conflits entre les réservations.

L’essentiel pour une solution de réservation intelligente de locaux est d’offrir aux utilisateurs la possibilité de réserver par le biais d’une appli mobile sur le chemin du travail. Dès leur arrivée, ils peuvent vérifier le statut du local sur un kiosque numérique. Ou ils peuvent réserver et envoyer les convocations simultanément depuis leur client de messagerie. Ils sont assurés que le local sera disponible au moment voulu et disposera des équipements demandés.

Et les avantages organisationnels à l’arrivée sont tout aussi importants. Les données recueillies à partir de ces réservations et de l’usage du local peuvent contribuer à proposer les services adéquats. Cela facilite également la prise globale de décisions pour les gestionnaires des services généraux et les groupes dirigeants.

L’impact immédiat s’observe sur les services complémentaires requis lors des réunions. Les organisateurs de réunions réclament souvent des services et équipements TI comme des projecteurs et des câbles. Les rafraîchissements sont également indispensables, qu’il s’agisse d’en-cas frais ou de carafes d’eau, voire d’une machine à café portable.

En plus d’améliorer l’expérience des utilisateurs, ils sont souvent essentiels à une réunion réussie. Pour des départements tels que les services de restauration et TI, l’harmonisation et l’automatisation de telles demandes sont très utiles.

La solution de gestion des réservations peut entraîner une commande de services à un moment déterminé précédant la réunion. L’envoi anticipé d’une commande permet aux services impliqués de se préparer. Les horaires de nettoyage peuvent également être adaptés en fonction de l’utilisation réelle, et prévoir un nettoyage plus fréquent les journées particulièrement chargées.

Gestion de l’accueil et fourniture de services

Le recours à une solution de gestion des réservations parallèlement à la gestion des visiteurs facilite aussi la tâche des réceptionnistes, et améliore l’expérience utilisateur des visiteurs. Une liste des arrivées et les annonces automatisées permettent au réceptionniste d’accueillir les participants. Un message textuel informatisé sera envoyé en même temps à l’organisateur de la réunion pour l’informer de leur présence. Vu que la procédure de présence est également disponible sur un kiosque, le réceptionniste est libre de fournir des instructions supplémentaires ou d’accomplir d’autres tâches.

La gestion des réservations représente également une aide précieuse pour le calcul des coûts. L’intégration avec les logiciels ERP existants permet d’exporter les données, ou peut être utilisée comme fonctionnalité indépendante du logiciel.

Les coûts peuvent être facturés automatiquement à la livraison, tandis que les niveaux des stocks sont calculés et mis à jour. Ce suivi des ressources permet de garder à jour le contenu du local, en consignant la destination des équipements et ce qu’il reste « en stock ».

Cette profusion de données est évidemment très utile aux gestionnaires de services généraux. Combinées aux données similaires recueillies par d’autres capteurs et entrées de bâtiments, elles peuvent être analysées afin de définir les coûts et modèles d’utilisation.

Gestion des espaces

Si un local est moins utilisé qu’un autre, il peut être intéressant d’en déterminer la raison. Un fait aussi anodin que des commandes répétées pour un projecteur ou un écran supplémentaire peut signifier le besoin de remplacer les équipements par défaut du local. Scénario plus courant : une salle de réunion adaptée pour 12 personnes est souvent réservée pour une réunion de 6 participants.

Ces données vous permettent d’observer les modèles globaux et d’expérimenter. Cela se révèle particulièrement utile pour la gestion des espaces. La solution de gestion des réservations propose un aperçu détaillé de l’évolution de l’occupation des locaux au fil du temps.

Les tendances et anomalies seront décelées en étudiant ces données. Les mesures prises en conséquence peuvent se résumer à encourager les collaborateurs à réserver des locaux d’une taille plus appropriée. Et à long terme, il peut apparaître plus judicieux de séparer un grand local en deux espaces de réunion plus petits.

Réservation intelligente de locaux

Une carte thermique pour visualiser l’occupation des salles de réunion

 

Les mêmes principes sont applicables aux données environnementales. Si la température d’un local est continuellement modifiée à un même niveau, cela risque de provoquer un changement plus important sur l’ensemble des infrastructures. Une salle de réunion généralement plus froide que les autres et également moins utilisée peut avoir besoin d’être mieux chauffée. Les résultats de satisfaction fournis à la sortie d’un local peuvent être corrélés avec une variété de facteurs à travers l’analyse de la gestion des services généraux et de l’apprentissage machine, et ainsi aboutir à d’intéressantes conclusions.

Certains de ces aspects peuvent être automatiquement repérés et modifiés en fonction des conditions. L’éclairage et le chauffage peuvent être éteints automatiquement lorsque les locaux ne sont pas utilisés, et il est possible d’émettre des recommandations quant aux équipements supplémentaires à commander pour répondre à la demande. La popularité variable d’un rafraîchissement en particulier peut entraîner une modification des stocks et la préparation de certains aliments, ou conduire à l’installation permanente d’une machine à café.

Travail intelligent

La combinaison des capteurs et des applications en direct a déjà révolutionné les méthodes de réservation et continue de promouvoir l’innovation en matière de gestion des services généraux. La technologie mobile, le suivi et la capacité d’analyser de grandes quantités de données sont tous sur le point de modifier radicalement la façon dont les collaborateurs interagissent avec un bâtiment et accomplissent leurs tâches quotidiennes.

Alors que « l’Internet des Objets » prend tout juste son envol et que les entreprises considèrent plus sérieusement la personnalisation des utilisateurs, un regain d’efficacité et de productivité encore plus important pourrait être observé dans un avenir proche.

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