Les logiciels de gestion des services généraux ne sont plus exclusivement réservés à l’équipe de base, mais sont de plus en plus utilisés par les autres collaborateurs pour saisir et recevoir des données relatives à un bâtiment. Toutefois, l’expérience de l’utilisateur est bien trop rarement prise en compte, et l’interface des logiciels est souvent fastidieuse et compliquée. Cela peut également être le cas pour la gestion des réservations, qui requiert une interface conviviale.

Au lieu de déverser directement toutes les données disponibles sur un écran, une approche interactive est beaucoup plus souhaitable. Un système de réservation efficace recourt à une combinaison d’informations en couche, à des options adaptées aux points de contact et à une conception visuelle intelligente. La réservation d’un local devient alors aussi simple qu’une interaction humaine tout en offrant les avantages d’un processus automatisé.

Fluidité d’utilisation des points de contact par l’utilisateur

L’Internet des Objets a remis l’accent sur l’expérience et la personnalisation de l’utilisateur. Les capteurs autour d’un bâtiment servent à recueillir davantage de données. Ces données peuvent alors être mises à disposition des utilisateurs du bâtiment. Ainsi, l’utilisateur final a de plus en plus accès aux actions quotidiennes telles que la réservation d’un local, l’indication de sa présence dans le bâtiment ou le réglage de la température et du taux d’humidité.

Un confort accru, ce qui est un plus. Toutefois, si ces technologies ne sont pas mises correctement en place, elles risquent de ne pas engendrer les résultats escomptés. Les technologies de vendeurs différents ne sont pas toujours compatibles, réfléchissez donc à deux fois avant de déployer un patchwork de solutions. Un manque d’intégration perturbera probablement le flux naturel et compromettra l’adoption par les utilisateurs. Par conséquent, les améliorations potentielles de l’efficacité sont perdues, et la satisfaction des utilisateurs diminue.

En optant pour une solution unique proposant diverses fonctionnalités établies pour chaque point de contact avec l’utilisateur final, vous pouvez couvrir toutes les situations. En plus de servir différents types d’utilisateurs dotés de différentes capacités TI, ces points de contact assurent également une flexibilité opérationnelle. Indépendamment de l’endroit du bâtiment où vous vous trouvez, vous trouverez une option qui vous conviendra. L’interaction avec un agent conversationnel est devenue de plus en plus populaire. Dans cet article, nous nous pencherons sur les réservations interactives par le biais d’écrans tactiles et de téléphones.

Réservations interactives sur la route

Pour les trajets vers et depuis le bureau, une appli mobile (Android/iOS/Windows 10) garantit un maximum de flexibilité. Ces applis sont créées pour distiller une grande quantité de données dans une interface conviviale. Cela en fait l’outil parfait pour une utilisation sur la route, ainsi qu’en cas de retard, pour décaler une réunion.

Les plans d’étage dotés d’un code couleur indiquent immédiatement quels locaux et bureaux sont libres ou occupés afin de permettre une réservation immédiate. Les utilisateurs peuvent zoomer vers l’avant ou l’arrière avec leurs doigts, et cliquer sur un local pour obtenir davantage d’informations. Une fonction d’assistant personnel effectue une recherche avancée pour trouver des locaux offrant des caractéristiques spécifiques et les éclaire sur la carte, tandis qu’un curseur intuitif et déplaçable permet aux utilisateurs de modifier rapidement la tranche horaire qu’ils cherchent à réserver.

réservations interactives: appli mobile

Différents affichages proposés par une appli mobile de réservation

 

Cette approche interactive de réservation offre un confort d’utilisation exceptionnel tout en convenant à diverses situations. Les utilisateurs d’applis peuvent rapidement décrypter les informations et réserver depuis n’importe quel endroit, à l’intérieur ou à l’extérieur du complexe.

Plans d’étage interactifs en temps réel

En arrivant dans une infrastructure ou à un étage, la première étape pourrait consister à consulter un kiosque. Cette unité autonome est conçue pour être installée dans les zones de passage fréquent tel le palier d’un ascenseur ou une zone de réception. Ses fonctions sont multiples : en plus de permettre aux utilisateurs de visualiser et de réserver des salles de réunion, le kiosque peut également servir aux entreprises pour automatiser le processus de déclaration de présence pour les visiteurs.

réservations interactives - écran kiosque

Kiosque : réservation directe sur un grand plan d’étage interactif, idéal pour les zones de passage fréquent

 

En plus d’être très efficace sur le plan visuel, le kiosque offre aussi des avantages pratiques. L’écran plus grand affiche des cartes plus grandes et plus détaillées sans qu’il faille zoomer. Et le clavier tactile sur l’écran facilite les recherches. Il est ainsi possible de combiner des fonctions de bureau et tactiles, ce qui en fait un outil de réservation immédiat et efficace.

Un kiosque à écran tactile est pratique non seulement pour les collaborateurs qui pénètrent dans le bâtiment, mais également pour les participants qui cherchent à vérifier une réservation existante. Tandis que l’affichage public peut servir à signaler les prochaines réunions, le kiosque fournit des informations supplémentaires concernant l’état du local et son occupation actuelle. Cette fonctionnalité est idéale pour les arrivants qui souhaitent vérifier si une réunion a déjà commencé et quels participants sont déjà arrivés.

Réservation sur place

Lorsque vous arriverez à la salle de réunion, vous pourrez être accueilli par un écran tactile pour réservation de salle. Cet écran est installé directement à l’extérieur de chaque salle de réunion. Par défaut, il affiche la liste des prochaines réunions, avec les créneaux horaires représentés par un code couleur pour indiquer les réservations. Les DEL colorées sur le côté de l’écran indiquent immédiatement si le local est actuellement libre ou non.

réservations interactives - écran tactile

Les écrans à l’extérieur des salles de réunion sont parfaits pour les réservations à court terme

 

Cet écran est conçu pour constituer un point de référence immédiat, idéal pour les réservations à court terme. Si l’organisateur et les participants de la réunion ne se présentent pas, le système libèrera l’espace après 5 minutes (ou toute autre durée configurable). Grâce à la possibilité de repérer les espaces libres, les clients de dernière minute peuvent trouver plus facilement les locaux qu’ils recherchent, sans risquer d’être confrontés au problème de surréservation.

Langage visuel cohérent

Le style et le schéma de couleurs des réservations basées sur un plan d’étage sont les mêmes pour tous les écrans : rouge pour un local réservé ou occupé, orange pour un local réservé, mais vide, et vert pour un local libre. Quid si un local est occupé sans avoir été réservé ? Les capteurs d’occupation sont capables de repérer ce type de situation et de l’indiquer sur le plan d’étage à l’aide d’un symbole supplémentaire : une silhouette à l’emplacement du capteur.

Ce concept et ce mélange uniques de fonctionnalités sont conçus pour rendre naturel l’échange des points de contact. Les utilisateurs qui ont appris à utiliser un point de contact seront presque immédiatement capables d’utiliser une multitude d’autres options, et pourront réserver depuis n’importe quel emplacement.

Optimisation des espaces

L’écran tactile s’est désormais fermement imposé en tant qu’interface utilisateur conviviale, tant pour les téléphones portables que pour les paiements en espèces et autres tâches quotidiennes. Grâce à un langage visuel cohérent entre tous les points de contact, l’écran tactile sera donc rapidement adopté pour les systèmes de réservation, mettant un terme aux conflits et interruptions de réunions. Cela ne fera pas qu’améliorer la productivité de l’environnement de travail ; les données transmises fournissent également aux équipes de services généraux et aux responsables d’environnements de travail les informations dont ils ont besoin pour mieux cibler la fourniture des services et optimiser l’utilisation des espaces disponibles.

Vous désirez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter l’équipe MCS.