Nul doute que l’environnement de travail (l’immeuble de bureaux) a un effet sur la santé, le bien-être et la productivité de ses occupants. Les recherches Sodexo/RICS de 2015 par exemple, ont confirmé qu’un meilleur environnement de travail a un impact positif direct sur la productivité des collaborateurs.

Avec des frais de personnel représentant généralement 90 % du coût d’exploitation d’activité, tout ce qui peut favoriser la productivité des employés doit être une préoccupation majeure pour toute entreprise. Aussi évident que cela puisse paraître, la réalité est bien souvent différente, avec des postes de travail non adaptés, sans parler des nouvelles attentes des salariés des temps modernes en termes de flexibilité, de collaboration et de services.

Il existe un certain nombre de problèmes qui peuvent avoir des répercussions sur la performance d’un collaborateur au travail. Ne pas pouvoir trouver un local approprié pour passer un appel confidentiel ou rechercher des collègues dans le bâtiment sont des problèmes qui peuvent être évités et se traduisent par du temps perdu et une baisse de la productivité. La température, la qualité de l’air, le bruit et l’éclairage constituent d’autres préoccupations pour ceux qui occupent les lieux. Le World Green Building Council (Conseil mondial du bâtiment durable) a publié un rapport en 2014, indiquant que ces éléments avaient une incidence importante sur l’expérience utilisateur et la satisfaction dans l’environnement de travail. L’exposition aux bruits parasites, par exemple, entraîne une baisse des performances de 66 %.

Accent mis sur l’expérience utilisateur

Pour optimiser l’expérience utilisateur, il est capital que les gestionnaires des services généraux, anticipent de manière proactive ces problèmes pour les résoudre, plutôt que d’adopter une attitude réactive. La conception de l’environnement de travail, la prestation de service, les outils utilisateur et les interactions constituent trois domaines clés à cibler et à améliorer.

Pour y parvenir, il est conseillé aux gestionnaires de suivre trois étapes, commençant par la mesure du degré de satisfaction de l’utilisateur pour déterminer les domaines où des améliorations s’imposent. Un certain nombre d’outils permettent d’atteindre cet objectif : les enquêtes menées sur l’environnement de travail (par exemple, Leesman Index), l’examen des plaintes par un bureau d’assistance et les micros-trottoirs, à savoir encourager les personnes occupant les bâtiments à faire part instantanément de leur expérience relative à leur environnement de travail avec une mention « J’aime » ou « Je n’aime pas », via des boutons de commande, façon Facebook.

Suite à l’analyse des informations dont il dispose, le personnel des services généraux doit alors lancer la gestion des éléments de satisfaction. En installant des capteurs sans fil, ils recueillent des données en temps réel, leur permettant de cibler la prestation de service en fonction de l’utilisation et des activités au sein du bâtiment et d’optimiser la façon dont les gens utilisent l’espace. Par exemple, un capteur présentant l’utilisation d’une salle de réunion peut déclencher un ordre de travail pour le nettoyage de cette salle à la fin de la réunion.

Afin de continuer à mettre l’accent sur l’expérience utilisateur et d’optimiser la transparence, les entreprises doivent mettre en place des applications mobiles et Web, des écrans intelligents et des kiosques interactifs. Ces outils interactifs permettent aux utilisateurs d’accéder aux informations collectées par les capteurs et de les utiliser pour trouver un siège vacant dans le bâtiment ou une salle de réunion prête.

Enfin, une fois cette approche implémentée, les gestionnaires doivent utiliser des analyses approfondies et la visualisation de données pour corréler les données du capteur et du back-office et travailler de manière proactive pour optimiser l’expérience utilisateur.

Avantages multiples

L’utilisation de capteurs optimise considérablement non seulement la satisfaction utilisateur mais également les coûts de gestion des bâtiments. Les capteurs permettent aux entreprises de réduire de 15 % les coûts de nettoyage, alors que les systèmes d’occupation d’environnement de travail aidant les collaborateurs à rechercher rapidement des sièges vacants permettent à une entreprise d’économiser l’équivalent de 10 000 € de perte de productivité par an.

Pour l’avenir, nous prévoyons des avancées notables en matière de gestion de l’expérience utilisateur, grâce aux assistants virtuels privés, mis en place par des gestionnaires des services généraux, analysant les modes de comportement de chacun et donnant des indications sur la meilleure façon de répondre aux besoins et de les anticiper. Ce type de technologie intelligente permettra d’optimiser un bâtiment pour des utilisateurs comme jamais auparavant.

Pour en savoir plus sur les capteurs de gestion des environnements de travail MCS et sur la façon dont ils améliorent l’expérience utilisateur, veuillez consulter notre site à l’adresse : http://www.mcssolutions.com/fr/gestion-de-lenvironnement-de-travail/.