Encore un autre locataire qui se plaint d’erreurs de facturation ? Vous perdez un temps précieux à récupérer les données dont vous avez besoin ? Ou vous êtes généralement surchargé par la gestion des contrats de crédit-bail ?

Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Une approche cloisonnée d’administration des baux, utilisant plusieurs feuilles de calcul ou des outils logiciels non intégrés nécessitant de nombreuses interventions manuelles ne peut qu’entraîner des erreurs et des lacunes.

Examinons les 5 problèmes essentiels que vous devez résoudre d’une manière intégrée, pour augmenter le rendement :

  1. Contrôle total sur le cycle de vie du contrat (création, renouvellement, ruptures de bail)

    Pour garder le contrôle en matière de gestion locative, vous devrez archiver et récupérer toutes les données contractuelles en un seul endroit et les gérer de manière centralisée. La gestion des contrats doit être prise en charge par un système sous-jacent avec des workflows configurables, des statuts et des notifications. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures de sauvegarde pour pouvoir être informé de l’échéance de contrats et intervenir sur cette notification (renouvellement, extension, mesurage énergétique, transfert, restitution du dépôt de garantie).

  2. Facturation de frais fixes et variables de location, d’indexation et de service

    Pour vous en sortir, il est important de rationaliser les données financières. Créez un processus de facturation automatique basé sur une répartition prédéfinie des coûts. Vérifiez que vous pouvez traiter un loyer fixe et variable, ce dernier pouvant être basé sur de nombreux critères différents, par exemple les recettes, l’affluence en boutique, etc. Automatisez le calcul et l’ajustement des paiements de loyer, par rapport à un taux de référence tel que l’indice des prix à la consommation. Automatisez le règlement des frais de service en séparant les propriétés en unités (par exemple, espace vacant, utilisable ou partagé) afin de déterminer la répartition des coûts entre les locataires et les propriétaires.

  3. Éviter les erreurs manuelles et les longs litiges

    Les erreurs humaines (factures de location, règlement de frais de service, etc.) engendrent des plaintes de la part du locataire. Si vous ne disposez pas d’un accès rapide aux informations pertinentes, de longues discussions peuvent être engendrées. Vous pouvez identifier et éliminer les risques potentiels et les erreurs humaines en automatisant les processus. Centraliser toutes les informations de contrat et simplifier la mise à jour et la récupération des données. Des données fiables, facilement accessibles permettront d’en finir avec des discussions interminables avec les locataires.

  4. Des tâches relatives au contrat exécutées de manière efficace (inventaire, mesurage énergétique, réparations, etc.)

    La gestion des bâtiments et l’administration des baux génèrent de nombreuses tâches. Une solution complète d’administration de baux doit donc vous permettre d’intégrer la gestion des ordres de travail. Des ordres de travail basés sur un modèle, configurables, accessibles sur des appareils mobiles et contenant des listes de contrôle personnalisées constitueront une aide précieuse pour votre équipe lors de l’exécution de toutes les tâches liées à la gestion des biens, telles que les réparations, l’inventaire, la mesure de consommation d’énergie, etc.

  5. Gestion de projets liée aux contrats (réinstallation, réfection)

    À la fin d’un contrat de location notamment, les tâches peuvent prendre l’ampleur de projets nécessitant une planification, un suivi et l’élaboration de rapports. La gestion immobilière doit donc relier la gestion des contrats à la gestion de projets, afin d’optimiser la planification et le suivi des projets de réfection ou la réinstallation d’un bâtiment à la fin du contrat de location.

En conclusion : La gestion immobilière intégrée, par l’automatisation et une meilleure visibilité des contrats, vous permettra de traiter avec succès bon nombre de contrats de location, en moins de temps, ce qui libère du temps pour des choses essentielles : l’optimisation du rendement et de l’occupation.

Vous souhaitez en savoir plus sur le suivi et la gestion de l’espace ? Venez rencontrer notre équipe MCS Solutions au Realty du 24 au 26 mai (stand 3113) ou retrouvez plus d’informations ici.