L’optimisation de l’espace de l’environnement de travail constitue un défi de taille pour la plupart des entreprises. Et l’émergence de nouveaux modes de travail, l’amélioration de la mobilité et l’introduction de nouvelles règles comptables sur les locations (IFRS 16) ne font que compliquer ce défi.

Dans le monde entier, les entreprises sous-utilisent en moyenne 30 à 40 % de leur espace de bureaux durant une journée de travail ordinaire. Le potentiel d’amélioration et d’économies est, par conséquent, immense. En termes de loyer, d’énergie et de services.

Comment surveiller les ICP liés à l’espace de l’environnement de travail et évaluer sa performance

Mais ce n’est pas tout : une règle d’or immobilière suggère que les coûts typiques de la masse salariale au mètre carré, par an, sont dix fois plus élevés que ceux du loyer, qui sont eux-mêmes dix fois plus élevés que ceux des services publiques. Cela signifie qu’un gain de 1 % au niveau de la productivité des employés exerce un impact financier bien plus important qu’une réduction du loyer ou qu’une augmentation de l’efficacité énergétique du même pourcentage. Il est par conséquent crucial d’optimiser l’efficacité de l’environnement de travail et les entreprises devraient en faire une priorité au moment de définir les ICP liés à l’espace de l’environnement de travail. Passons en revue les meilleures stratégies pour atteindre cet objectif.

Poser tout d’abord des bases solides : un inventaire spatial actualisé

La première chose dont vous aurez besoin est un inventaire précis et actualisé de tous vos espaces. Cela pourrait vous paraître fastidieux, mais c’est désormais bien plus facile grâce à l’intégration de dessins CAO dans le logiciel de gestion des services généraux (FMAO/IWMS). Le logiciel de gestion avancée de l’espace transforme les dessins en données spatiales. Les gestionnaires d’environnements de travail peuvent donc avoir rapidement accès à des plans d’étage interactifs et dynamiques. De plus, ces cartes peuvent être facilement partagées et actualisées par les équipes FM sans nécessiter de formation CAO ni de licences.

Il est également important de définir et de mesurer l’espace selon une norme spatiale comme, par exemple, la norme européenne EN 15221-6. Sans standardisation, les comparaisons ne seront pas fiables et l’évaluation sera impossible.

Définir des ICP liés à l’espace de l’environnement de travail afin de favoriser les améliorations

Ensuite, vous devrez définir des ICP (indicateurs clés de performance). Pour définir les meilleurs ICP possibles, gardez bien à l’esprit vos objectifs et le degré d’agilité de votre environnement de travail. Les ratios traditionnels tels que l’espace brut/utilisable, le coût/m² ou le nombre de m²/bureau peuvent constituer une base de mesure et vous aider dans le cadre des négociations de contrats mais leur utilité au niveau de la stimulation du changement est limitée. Vous pourriez avoir du mal à trouver un espace moins cher et augmenter le nombre de bureaux dans votre espace actuel pourrait s’avérer contre-productif.

Aujourd’hui, les bureaux ne sont, en réalité, pas utilisés toute la journée, tous les jours et la plupart des gens – occasionnellement ou fréquemment – travaillent à partir de lieux différents. Dans ce contexte, remplacer des postes de travail dédiés par un mélange d’espaces partagés utilisés par les employés selon les besoins (c.-à-d., le concept ABW : Activity Based Working) peut permettre de réduire les coûts plus efficacement que la multiplication de bureaux dédiés dans un seul et même espace. Dans un environnement agile, il est important de garder un œil sur l’occupation et d’analyser le coût de l’espace par personne. La satisfaction des employés est un autre indicateur clé à surveiller.

Capturer des données et calculer des ratios

Une fois que vous connaissez les ICP liés à l’espace de votre environnement de travail, vous pouvez définir les données dont vous avez besoin et la manière dont vous allez les capturer. Afin de recueillir des données optimales, vous devrez très certainement collecter et corréler des données issues de sources différentes :

  • Ressources humaines (données relatives aux employés, résultats d’enquêtes)
  • Logiciel (performance du bâtiment, données spatiales, réservations)
  • Détecteurs et dispositifs mobiles (données décrivant en temps réel l’occupation et le confort, avis instantanés des utilisateurs)

Suivre ces données (big data) sur un traceur est quasiment impossible. Le logiciel IWMS compatible IdO vous permet d’automatiser les processus suivants :

  • La capture de données en temps réel dans une seule plate-forme
  • Le calcul de ratios (par ex. occupation moyenne, utilisation maximale et fréquence des pics)
  • La visualisation sur les plans d’étage et les tableaux de bord

Évaluer et améliorer la performance spatiale

Pour l’évaluation des ratios calculés par le logiciel, des points de référence sont nécessaires. Si vous gérez un vaste portefeuille de bâtiments, vous pouvez procéder à une évaluation interne afin de déceler les points névralgiques et les opportunités d’amélioration. Vous pourriez également bénéficier de nos conseils d’experts qui vous aideront à développer votre stratégie pour votre environnement de travail et à définir vos KPI et vous permettront de travailler à partir d’un cadre de référence plus global. N’oubliez pas qu’il n’existe pas de solution universelle et que vos objectifs pourraient dépendre des paramètres suivants :

  • Votre concept d’environnement de travail
  • Votre secteur d’activité (style de travail et degré d’agilité)
  • Vos types d’espaces (bureaux ou locaux spécifiques)
  • Bâtiments (nouveaux ou rénovés)

Nos experts en environnement de travail peuvent également vous aider à définir un plan d’action et vous assister dans le cadre de la gestion du changement.

MCS Solutions met ses conseils d’experts, son logiciel IWMS et ses technologies intelligentes au service de l’optimisation de l’environnement de travail, dans l’intérêt des employés et de leur entreprise. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus.