Souvent, dans la gestion immobilière, les services de maintenance n’ont pas le respect qu’ils méritent. En effet, les dirigeants d’entreprise considèrent généralement que la maintenance présente une importance stratégique faible. Tant que tout fonctionne, les cadres dirigeants — ainsi que le personnel dans son ensemble — n’y prêtent guère attention.

Par ailleurs, nous avons, de manière générale, tendance à reconnaître davantage les efforts réactifs (réparer un objet cassé) que ceux qui sont proactifs (empêcher un problème de survenir). Lutter contre le feu est certes plus visible et peut sembler plus « héroïque », mais empêcher les incendies de se déclarer crée davantage de valeur.

Heureusement, une prise de conscience s’opère quant à la contribution significative que peuvent avoir la gestion stratégique d’actifs et la maintenance proactive dans la réussite d’une entreprise. Par conséquent, les dirigeants saisissent la nécessité d’intégrer la maintenance au processus de planification de la société et comprennent que les responsables de la maintenance doivent disposer des logiciels et des outils technologiques adaptés pour obtenir les meilleurs résultats.

La GMAO : intégration de la maintenance immobilière

Un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) permet aux entreprises de disposer de toutes les données pertinentes au sein d’un emplacement unique et de manière structurée, notamment le type et l’état des actifs, l’historique complet et les coûts liés à la maintenance, la localisation et la documentation relative à la conformité. Elle permet de renforcer la qualité de la planification et des données, ce qui, à son tour, contribue à l’optimisation du cycle de vie des actifs et des coûts.

L’intégration de la maintenance dans la gestion immobilière, des services généraux et de l’environnement de travail est une composante clé d’une stratégie proactive. Et les technologies qui permettent de le faire existent déjà. Dans le cadre d’un système de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS), la GMAO constitue une plateforme efficace d’échange d’informations entre les entreprises et permet d’aider les services de maintenance à se concentrer sur les objectifs adéquats.

Le mot clé, c’est l’intégration. De plusieurs façons, la maintenance est liée à d’autres processus et domaines d’activité, par exemple l’assistance aux utilisateurs, la prestation des services, le confort et la productivité de l’environnement de travail, la gestion immobilière et la préservation de l’énergie. Avec une approche cloisonnée, il est impossible de voir tous ces liens et de comprendre leur impact.

Maîtrise des coûts (efficience de la maintenance)

Les responsables de la maintenance qui manipulent des budgets considérables (main-d’œuvre, pièces, sous-traitants) et gèrent des priorités contradictoires, ont besoin d’un système de gestion d’actifs moderne pour planifier et mettre en œuvre des activités de maintenance rentables.

Le traçage des actifs et de leur état rend possible l’optimisation des intervalles de maintenance. Cela permet de résoudre des défaillances mineures avant qu’elles ne deviennent des problèmes d’envergure. La fin de vie d’un composant peu coûteux, par exemple, peut entraîner, par ricochet, la défaillance d’autres composants du système bien plus onéreux. Sans maintenance préventive, les coûts de réparation peuvent rapidement s’envoler.

La maintenance non planifiée, effectuée en hâte lorsque survient un problème, est plus coûteuse et de moins bonne qualité. Les petites réparations en temps opportun réduisent la nécessité de procéder à des remaniements et à des remplacements complets tout en permettant un suivi et une analyse des coûts. Il devient ainsi possible de décider de réduire les coûts en remplaçant un actif plutôt qu’en le réparant encore et encore.

Longévité des actifs (efficacité de la maintenance)

Les activités de maintenance bien conçues et planifiées permettent de prolonger la durée de vie utile des actifs en retardant le moment où des réparations ou des remplacements coûteux deviennent nécessaires. Elles permettent aussi de maximiser le temps de fonctionnement, ce qui soutient la productivité et améliore l’environnement de travail.

Maintenance proactive

Dans la plupart des cas, les activités de maintenance sans système de GMAO efficace sont réalisées de manière réactive (exécution jusqu’à la défaillance). Les logiciels de GMAO, en revanche, permettent de travailler de manière proactive à travers le suivi des actifs, des inspections et même des données issues de capteurs. Ils permettent en outre de renforcer l’efficacité de la communication entre l’équipe immobilière et les fournisseurs de services techniques.

L’envoi de notifications et la génération de bons de travail pour les activités de maintenance planifiées sont automatisés dans la GMAO : plus de risque d’oubli. En outre, les bons systèmes de GMAO sont dotés d’outils de planification dynamique permettant une affectation des ressources sur la base des compétences, ce qui facilite l’attribution des tâches sur la base de la localisation des techniciens, de leur disponibilité et des aptitudes requises ainsi que de la disponibilité des pièces nécessaires à la réalisation des travaux.

Par ailleurs, ces logiciels permettent aux entreprises de réaliser des budgets et des planifications sur une base pluriannuelle ainsi que d’anticiper les investissements en capital nécessaires.

Maintenance réactive

Tous les travaux de remplacement ou de réparation ne doivent pas être réalisés de manière proactive. La partie des activités de maintenance qu’il vaut mieux assurer de manière réactive peut toutefois être améliorée grâce à une intégration étroite avec le service d’assistance et la gestion des pièces détachées.

L’utilisation de logiciels de services d’assistance faciles à utiliser qui centralisent toutes les demandes et fournissent des modèles de meilleures pratiques par type permet de renforcer les taux de résolution à la première demande et de réduire considérablement le temps de rotation des tickets.

En outre, un module de gestion des stocks permet de gérer les stocks de maintenance de manière centrale, d’en assurer le suivi, de maintenir des niveaux appropriés et de faciliter l’accès des techniciens au matériel dont ils ont besoin. Tout cela peut même avoir lieu à partir d’un smartphone.

Enfin, le suivi automatisé des accords de niveau de service permet de vérifier que les sous-traitants respectent les paramètres de performances convenus.

Utilisation d’un système de GMAO pour automatiser les activités et rationaliser le flux de travail

Utilisation d’un système de GMAO pour automatiser les activités et rationaliser le flux de travail

Productivité des techniciens sur le terrain

La gestion de la maintenance est l’un des domaines où les outils mobiles font le plus avancer les choses. Les applications mobiles intégrées au système de GMAO stimulent la productivité grâce aux éléments suivants :

  • La possibilité d’un accès direct, en déplacement, à toutes les informations pertinentes à partir d’un smartphone ou d’une tablette
  • Le remplacement des opérations « sur papier » par des fonctionnalités numériques pour l’évaluation de l’état des actifs, le contrôle des dommages, l’inventaire, la gestion des stocks et bien plus encore
  • Une fonctionnalité de création de tickets et de bons de travail sur le terrain permettant d’accélérer la résolution des problèmes
  • La mise en place d’orientations et de procédures de travail normalisées fondées sur les meilleures pratiques du secteur
  • La possibilité de suivre les données en temps réel (temps, coûts…), ce qui renforce la précision et élimine les doubles emplois
  • Un accès rapide aux informations sur les actifs (localisation, images, spécifications, etc.) au moyen de codes QR
  • L’amélioration du contrôle de la qualité, par exemple au travers de coordonnées GPS et de la signature numérique des clients

Suivi et conformité des actifs

Les outils de GMAO offrent la possibilité de localiser les actifs et d’interagir avec eux à travers le CAD ou le BIM ainsi que de les affecter à certains lieux, services, événements, etc. Ils permettent d’assurer un suivi de toutes les données liées aux actifs au sein d’une source unique et fiable, de faciliter l’accès aux résultats des contrôles et des inspections ainsi que de rationaliser les rapports de conformité.

Intégration des données de capteurs issues de BMS ou d’IoT dans le système de GMAO

Désormais, les entreprises peuvent facilement installer des capteurs sans fil dans leurs bâtiments et les intégrer au système de GMAO. Ces capteurs fournissent, en temps réel et au niveau micro, des données sur les conditions environnementales et l’état des équipements capables de déclencher des alertes et de générer des bons de travail. De plus, au fil du temps, les données ainsi recueillies permettent de dégager des tendances et des motifs qui participeront à l’amélioration des activités de maintenance.

Rapports et amélioration continue

Les systèmes de GMAO permettent de recueillir des données systématiquement (activités, coûts, temps, consommations, qualité, temps de fonctionnement…), de les transformer en informations exploitables et de tirer profit des résultats pour optimiser la gestion des actifs.

Le suivi automatisé des ICP facilite le contrôle des accords de niveau de service et permet la mise en œuvre d’une stratégie de maintenance axée sur les résultats. L’intégration des meilleures pratiques, des normes, des rapports et des journaux de bord permet de gagner en visibilité, d’établir des repères et de renforcer les performances.

Grâce à une synergie entre des avis spécialisés et des logiciels innovants, MCS aide les entreprises à optimiser leurs performances en matière d’immobilier. Contactez-nous pour de plus amples informations.