Het is geen geheim dat onze werkplekken steeds slimmer worden. Mobiele technologieën, touchscreens, draadloze sensoren, beacons en big data-analyses veranderen ingrijpend de manier waarop werknemers met kantoorgebouwen omgaan en hun dagelijkse taken verrichten.

Het is het Internet of Things (IoT) dat voor een doorbraak heeft gezorgd. Door het creëren van een wereld die steeds meer geconnecteerd is, biedt het IoT enorme mogelijkheden om de werkplek op een slimme manier te sturen. Er zijn echter ook uitdagingen aan verbonden, en geen twee implementaties verlopen op dezelfde manier. Een slechte voorbereiding en implementatie kan daarom tot minder goede resultaten leiden en kan ervoor zorgen dat gebruikers de software weigeren.

Hier zijn 8 stappen die u kan doorlopen om de implementatie van reserveringssoftware compatibel met IoT tot een goed einde te brengen.

1. Focus op waarde

Begin met het bepalen van de doelstelling: bepaal pijnpunten van de werkplek, formuleer doelstellingen en prioriteiten voor verbetering. Zorg ervoor dat uw aanpak op de werkplekstrategie en HR is afgestemd. Denk eraan dat alle projectbeslissingen een werkelijke toegevoegde waarde voor het bedrijf betekenen.

Onze ervaring leert dat een project-to-value mapping in deze context een handig middel is om alle projectbeslissingen af te stemmen op de organisatiedoelstelingen en KPI’s. Deze mapping zorgt er ten eerste voor dat alle doelstellingen vastomlijnd, begrepen en bekendgemaakt zijn. Daarnaast verbetert het de projectfocus en maakt het het gemakkelijker om sneller correctieve maatregelen te nemen wanneer nodig.

2. Schets een helder beeld van uw portfolio

Breng uw werkplek in kaart. Het is belangrijk dat u een duidelijk beeld krijgt van de ruimtes en type ruimtes, hun gebruik, het aantal zitplaatsen, het aanbod aan uitrusting en diensten. Mobiele tools kunnen u ondersteunen bij het inventariseren van zalen en uitrusting. U dient ook de bedrijfsvoorschriften en -processen die momenteel van toepassing zijn op de verschillende locaties te identificeren en evalueren. Daarnaast dient u ook te bepalen welke reserveringsinterfaces en -methodes al gebruikt worden en door wie (eigen beheer, uitvoerende admin, enz.). Ga ten slotte de financiële situatie na (toewijzen van kosten).

3. Ga na wat u moet weten om verbetering na te streven

Leg de scenario’s vast die u van een sensorgebaseerde oplossing wil voorzien. Met betrekking tot de bezetting van een ruimte kan u bijvoorbeeld meten:

  • Of een ruimte al dan niet bezet is
  • Hoeveel mensen zich in de ruimte bevinden
  • Welke zitplaatsen ingenomen zijn
  • Wie waar zit

Deze 4 scenario’s hebben een impact op de keuze en kosten van hardware. Terwijl het eerste scenario al kan worden uitgevoerd met behulp van één enkele sensor, is het voor het laatste scenario noodzakelijk om beacons te configureren en installeren om de positionering van mensen binnen het gebouw in real time te visualiseren. Indoorpositionering kan uitermate nuttig blijken tijdens een evacuatie of eenvoudigweg om snel een teamlid te vinden in een omgeving zonder vaste werkplekken. Maar het kan echter ook aanleiding geven tot vragen omtrent privacy. Anders gezegd: er moet steeds nagekeken worden of de keuze van technologie en de gebruiksmodaliteiten voldoen aan het beleid en de regelgeving van de werkplek en HR.

Eens u hiermee klaar bent, kan u beginnen met het bepalen van uw IoT-oplossing en outputapparaten (mobiele apparaten, web, schermen buiten vergaderzalen, kiosken, chatbot, enz.).

4. Bereid integratie voor

Integratie bevordert waardecreatie. Zet dus geen geïsoleerde IoT-netwerken op. Uw leverancier dient u te adviseren over het maximaliseren van bestaande systemen en het benutten van de gegevens die al voorhanden zijn. Indien uw gebouw over een BMS beschikt, kan u het integreren met uw IoT-platform om rijkere gegevens te verkrijgen. U kan de bezoekersbelevenis ook verhogen door bezoekersbeheer en reservatiebeheer met elkaar te integreren. Of nog beter: overweeg te opteren voor een uitgebreid IWMS dat volledig nieuw ontworpen is om een dergelijke integratie te kunnen garanderen.

5. Maak keuzes over hardware en voer de fysieke installatie uit

IoT-oplossingen voor vergaderzalen integreren doorgaans verschillende soorten apparaten en technologieën en omvatten back-endinfrastructuuur en gegevensanalyses. Vraag advies aan een partner die kennis heeft van het opkomende IoT-ecosysteem, over gedegen software-expertise beschikt en de dynamiek van de moderne werkplek begrijpt. Hij moet u advies kunnen geven over het juiste aantal en de soorten sensoren die bij uw doelstelling aansluiten en over de beste manier om ze bij u te installeren. Wist u dat sommige kantoormeubelen al met sensoren zijn uitgerust?

Gebruik een schaalbare, globale oplossing om uw kansen op een succesvolle implementatie te verhogen. Gebruik gestandaardiseerde apparaten die alle touchpoints van een consistente gebruikersinterface en gebruikersbelevenis voorzien.

6. Voer rapportage in

Voer rapportage in om aan de hand van gegevens beslissingen te nemen. Dit gaat van operationele rapportage tot algemene dashboards voor CFO’s en andere leidinggevenden. U kan standaardrapportage gebruiken om essentiële werkplekparameters (bijv. bezetting van de ruimte, omgevingscondities, gebruikerstevredenheid) te monitoren. Wanneer de resultaten van de verwachtingen afwijken, analyseer dan de onderliggende oorzaken en voer de nodige aanpassingen door. Standaardsoftware dient u ook de flexibiliteit te geven om snel op maat gemaakte rapporten te genereren, afgestemd op uw bedrijfsomgeving en specifieke behoeften.

reserveringssoftware compatibel met IoT - verschaft inzichten die tot effectievere werkplekdiensten leiden

Realtime-gebruiksgegevens verschaffen inzichten die tot effectievere werkplekdiensten leiden

7. Stoom de organisatie klaar voor lancering

Bereid de uitrol voor en communiceer duidelijk de voordelen van de implementatie voor het bedrijf en de eindgebruikers. Laat aan iedereen weten waarom u in dit project stapt, vooraleer u de software aan de gebruikers ter beschikking stelt. Monitor de gebruikerstevredenheid en organiseer feedbacksessies na de lanceringsdatum. Zorg ervoor dat gebruikers gemakkelijk met problemen en vragen terechtkunnen.

Een goede reserveringsoplossing beschikt over een intuïtieve gebruikersinterface waarvoor eindgebruikerstraining slechts in beperkte mate nodig is. De voornaamste gebruikers, zoals directiemedewerkers (de eerste gebruikers van e-mailprogramma’s) kunnen door eLearning worden ondersteund. Voor admins die de stamgegevens beheren en het systeem configureren, dient een uitgebreidere opleiding te worden voorzien, doorgaans een combinatie van klassikale training en eLearning.

8. Streef naar continue verbetering

Het sturen van de werkplek door middel van sensoren zorgt ervoor dat het personeel vanaf eender welke locatie in real time een vrije ruimte kan boeken. Dit is onmiddellijk voelbaar voor de eindgebruiker. De voordelen op lange termijn mogen echter niet over het hoofd worden gezien. Een analyseplatform dat gegevens mettertijd verzamelt, maakt het mogelijk om gegevens te analyseren en patronen te herkennen, hetgeen verder gaat dan de verwachte resultaten en dat zelfs vatbaar is voor verbeteringen door middel van machine learning en artificiële intelligentie.

Wilt u graag meer te weten komen over reserveringssoftware compatibel met IoT? Neem gerust contact met ons op.