Tijd is geld voor serviceproviders. Van zodra een nieuwe klant een contract ondertekent, dient u als serviceprovider in staat te zijn om de software in een aantal weken – en niet maanden – operationeel te krijgen. Hiertoe is een snelle implementatie van servicemanagementsoftware en configuratie volgens de contractuele bepalingen en SLA’s nodig. Goede softwareaanbieders zullen daarom inzetten op expertise en tools waarmee serviceorganisaties de software in tal van klantenomgevingen snel kunnen implementeren.

activatie van servicemanagementsoftware

Wat zijn dus de kritische succesfactoren bij het implementeren van FM-servicemanagementsoftware?

1.  Focus op waarde

Leg de belangrijkste doelstellingen vast alvorens u een project opstart, aangezien dit van invloed zal zijn op de configuratie. Door alle projectbeslissingen aan organisatorische doelstellingen (bijv. bedrijfsefficiëntie, naleven van contractuele verbintenissen en een vlotte facturatie) te koppelen, zorgt u ervoor dat de focus verbetert en dat ontgoocheling in een latere fase wordt vermeden. Een project-to-value-mapping is een handige resource om dit te bereiken. Uw partner die instaat voor de software-implementatie dient een coöperatieve benadering toe te passen, KPI-lijsten voor te leggen en u doorheen het proces te loodsen.

2. Snel van start gaan met gebruiksklare processen

Om onmiddellijk aan de slag te kunnen gaan, dienen serviceproviders van een gestandaardiseerde sjabloon uit te gaan. Deze sjabloon is een vooraf geconfigureerde versie van de software en omvat:
– Vooraf geconfigureerde processen – op basis van best practices van experten uit de sector – die eenvoudig op de voorwaarden van een contract met een klant kunnen worden afgestemd.
– Standaarddashboards en rapportages voor het monitoren van KPI’s, alsook het opvolgen van het budget en SLA-naleving

Het platform dient ook over krachtige tools te beschikken die alle relevante gegevens (assetinventaris, ruimtelijke gegevens uit CAD of BIM) efficiënt kunnen uploaden om in de software te gebruiken.

Het implementeren van nieuwe tools kan FM-managers en technici afschrikken. Een juiste verhouding tussen klassikale training en zelfstudievideo’s helpt gebruikers om zich vlug in te werken.

3. Configureerbare software, geen maatwerk

Bedrijven kiezen steeds minder voor op maat gemaakte softwareplatforms die erg gebonden zijn aan ondersteuning door de leverancier. In plaats daarvan dient FM-software flexibel genoeg te zijn opdat de serviceprovider de software zelf kan aanpassen aan zijn behoeften.

Als serviceprovider zal u het meeste baat hebben bij standaardservicemanagementsoftware waarin best practices zijn geïntegreerd EN die eenvoudig door de eindgebruiker geconfigureerd kan worden Want wanneer de software niet aan uw manier van werken kan worden aangepast, zullen de gebruikers de software links laten liggen en manuele processen blijven toepassen. Ga na of de configuratiemogelijkheden (bijv. classificatie van assets, dienstencatalogus, werkbonworkflow, rapportage) op uw wensen aansluiten. Dat kan namelijk per IWMS-aanbieder verschillen.

Het opteren voor een cloudgebaseerd SaaS-model (Software as a Service) kan eveneens een goed idee zijn, aangezien er in dat geval geen bijkomende hardwareresources nodig zullen zijn.

4. Integratie van servicemanagementsoftware

Om een eenvoudige integratie met uw bestaande softwareomgeving te kunnen garanderen, is het belangrijk dat het FM-softwareplatform een reeks standaardwebdiensten aanbiedt.

Een modulair, geïntegreerd FM-platform stelt u eveneens in staat om klein te beginnen en later, naargelang behoeften veranderen, nieuwe modules (bijv. BIM, Smart Buildings) toe te voegen.

5. In fases uitrollen

Serviceproviders vangen doorgaans aan met reactieve diensten (bijv. helpdesktickets, monitoren van SLA’s) en gaan daarna over naar meer geplande diensten (bijv. plannen en uitvoeren van onderhoud) en voegen daar uiteindelijk CAD-tekeningen en BIM-modellen aan toe om deze diensten verder te ondersteunen.

U kan ook een migratie in fases uitvoeren door het nieuwe systeem eerst in bepaalde locaties of bedrijfsonderdelen te implementeren. De informatie die uit deze beginfases van implementatie wordt verkregen, kan daarna gebruikt worden om het verdere proces te sturen. Richt een klein expertteam op dat de softwareconfiguratie beheert en kennis uit elke contract dat live gaat, toepast.

6. Rapportage en SLA-conformiteit

Leveringsmodellen voor diensten stappen steeds meer over van traditionele invoergebaseerde contracten naar uitvoergebaseerde en resultaatgerichte modellen. Vanwege deze nieuwe modellen is het belangrijk om:
– de klant inzicht te verschaffen in de performantie door middel van KPI-rapportages en -dashboards
– SLA’s proactief te monitoren om sancties tot een minimum te beperken

7. Gebruiksvriendelijkheid en gebruikerservaring

Gebruik de software om naar een resultaatgericht servicemodel over te schakelen. Betrek de eindgebruikers door middel van diverse touchpoints waarmee ze bijkomende diensten kunnen aanvragen (bijv. onmiddellijke schoonmaak) of onmiddellijk feedback kunnen geven door middel van ‘tevreden of niet’-knoppen en -apps. Door het gebruiksgemak en de productiviteit gedurende de werkdag te verhogen zal de klantloyaliteit stijgen.

Ook voor teams die in het veld werken is het belangrijk dat de tool gebruiksvriendelijk is. Gebruik mobiele apps die met het platform geconnecteerd zijn en zorg voor 24/7 toegang tot alle relevante gegevens en mogelijkheden. Zorg er bovendien ook voor dat gebruikersinterfaces en instructies uitermate visueel en gemakkelijk te begrijpen zijn door schoonmakers en onderhoudstechnici.

Tot slot: snellere time-to-value dankzij slimme activatie

Indien u de bovengenoemde implementatieaspecten respecteert en uw aanbieder zorgvuldig selecteert, zal uw investering in servicemanagementsoftware sneller renderen. U zal uw concurrentie ook gemakkelijker kunnen voorbijstreven door dienstenniveaus aan te bieden waarmee zij niet kunnen wedijveren.

Vond u dit artikel nuttig? We stellen uw feedback erg op prijs. Neem gerust contact met ons op.