Kantoorruimte is voor veel organisaties een zware investering en – door de toenemende personeelsmobiliteit – moeilijk te beheren. Als u niet over voldoende ruimte beschikt of als de ruimte niet geschikt is voor het doel, dan lijdt de productiviteit daaronder. Maar als u te veel ruimte hebt, verspilt u geld aan huur, energie en diensten. Niet alle ruimten zijn hetzelfde: werkplekken zijn bijvoorbeeld meer waard dan circulatie- of opslagruimten.

Hoe meet u de prestaties van uw gebouwen en hoe bepaalt u of u een correcte prijs betaalt voor kantoorruimte en aanverwante diensten? Een veelgebruikte methode is het opsplitsen van de kosten per vloeroppervlakte, vb. schoonmaakkosten/m², onderhoudskosten/m², huur/m².

Appelen met peren vergelijken?

De manier waarop vloeroppervlakten worden gedefinieerd, ingedeeld en gemeten, varieert echter, vooral in een internationale context. Verschillende beheerders hanteren verschillende definities en interpretaties die leiden tot maatstaven die gewoon niet te vergelijken zijn. Het is dus heel belangrijk om een unieke ruimtenorm te gebruiken als basis voor benchmarking.

Op dit moment bestaat er nog geen algemene norm voor kantoorruimten. Maar het is belangrijk dat u een norm kiest en aanhoudt als u de prestaties wilt benchmarken. Afhankelijk van de plaats waar uw gebouwenportefeuille het grootst is, kunt u opteren voor EN, DIN, BOMA of een andere norm kiezen die doorgaans wordt gebruikt in uw markt.

 

Oppverlaktestandaarden

Voorbeeld van ruimteclassificatie (EN 15221-6)


 

In een Europese context vormt de EN-norm 15221-6 Metingen van oppervlakte en ruimte in Facility Management een gemeenschappelijke basis voor ruimte en ruimtebeheer, planning en ontwerp en financiële beoordelingen. Aangezien die norm volledig geïntegreerd is met andere FM-domeinen, ondersteunt hij een duurzame strategie van continue verbetering.

Goede referenties zijn belangrijk

We bekijken eerst onze kosten per m². U wilt bijvoorbeeld uw huurkosten schatten omdat uw organisatie een verhuizing of een renovatie overweegt of omdat uw leasing op zijn einde loopt. Om te beginnen, betaalt u waarschijnlijk huur die gebaseerd is op de brutovloeroppervlakte. Dat is de volledige afgesloten ruimte, gemeten op basis van de buitenkant van de muren van het gebouw. Maar wat voor u echt belangrijk is, is de kostprijs van de bruikbare ruimte. Zo bent u zeker dat u uw opties beoordeelt op basis van elementen die daadwerkelijk met elkaar vergelijkbaar zijn. In dit geval is de toepassing van een courante verhouding te verkiezen boven een brutovloeroppervlakte. Stel dat de verhouding bruikbare oppervlakte/bruto-oppervlakte van uw gebouw 60 % is. Hoe verhoudt zich dat tot andere relevante gebouwen? Benchmarkgegevens alleen zullen u dat niet vertellen. U hebt een referentiekader nodig.

Als voorbeeld geven we enkele referentiepunten gebaseerd op onze ervaring in de sector.

  • Bruikbare vloeroppervlakte vs. brutovloeroppervlakte:
    • Best practices: 82 %
    • Gemiddeld resultaat: 70 %
    • Zwakke prestaties: 60 %
  • Circulatieoppervlaktes vs. bruto-vloeroppervlakte:
    • Best practices: 5 %
    • Gemiddeld resultaat: 12 %
    • Zwakke prestaties: 20 %

De prestaties van twee gebouwen met precies dezelfde huurverhouding kunnen verschillend zijn als gevolg van courante ruimtefactoren en een inefficiënt ontwerp. Verhoudingen zoals hierboven kunnen inzicht geven in de prijs-kwaliteitverhouding.

Hoe beheersen?

Voordat u aan benchmarken denkt, moet u gegevens over de ruimte inzamelen en beheren. Veel organisaties gebruiken hiervoor nog steeds spreadsheets en voeren gegevens manueel in. Dat leidt tot fouten, achterhaalde informatie en een gebrek aan transparantie en traceerbaarheid. Sommige organisaties gebruiken daarnaast ook een tekenprogramma. Een CAD-programma combineren met FM-software en gegevens uitwisselen tussen beide softwareprogramma’s is een betere oplossing.

De meest efficiënte en doeltreffende oplossing is echter een Geïntegreerd managementsysteem voor werkplekken of Integrated Workplace Management System (IWMS). Een efficiënte oplossing kan tekeningen importeren vanuit CAD en die opslaan als slimme gegevens in een centrale databank (tekeningen = gegevens). Onze ervaring leert ons dat ongeveer een werkdag nodig is om 5.000 m² CAD in een IWMS in te voeren.

Rendement op investering

Met een slim IWMS-platform kunt u ruimtegegevens op plannen visualiseren, kosten bepalen en prestaties meten. Dat is van onschatbare waarde, niet alleen om werkplekruimte te optimaliseren, maar ook om op resultaat gebaseerde dienstverlening te sturen.

Met een geïntegreerd softwareplatform kunt u ook gemakkelijk ruimtegegevens met serviceteams en andere betrokkenen delen zonder dat de gebruikers een CAD-opleiding of licenties nodig hebben. U kunt niveaus gebruiken en toegangsrechten beheren zodat personeel alleen de informatie kan zien die voor hen relevant is. U kunt bijvoorbeeld een ‘veiligheidsniveau’ creëren dat op een ‘need-to-know’-basis toegankelijk is voor een beperkt aantal personen in de organisatie. Gebruikers kunnen gegevens filteren tijdens het bekijken. Dat zorgt voor snelle analyses en ondersteuning om servicebudgetten vast te stellen. Voor de schoonmaak bijvoorbeeld, wilt u misschien snel een overzicht hebben van ‘alle ruimten groter dan X m² met kamerbreed tapijt’ (of een andere vloerbedekking natuurlijk). Gebruikers zullen gemotiveerder zijn om eventuele wijzigingen mee te delen omdat ze een reden hebben om de informatie up-to-date te houden.

IWMS-software kan ook nuttig zijn om een ruimtenorm in te voeren. Als u overweegt om software te kopen om een grote portefeuille te beheren of als u streeft naar het benchmarken van resultaten volgens internationale normen, zoek dan een geïntegreerde oplossing. En zorg ervoor dat die compatibel is met de meeste ruimtenormen.

Was dit artikel nuttig? Feedback is welkom. Neem gerust contact met ons op.