Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd in Leesman Review #23 (juni 2017)

We lezen veel over de beschikbaarheid van gegevens, maar de beste resultaten krijgen we als verschillende gegevensreeksen elkaar mogen overlappen.

Onze ervaring leert ons dat zaakvoerders functioneel effectieve en inspirerende werkplekken steeds vaker een essentieel element vinden voor de concurrentiekracht. Maar grote organisaties willen hun beslissingen over het ontwerp van een werkplek ook laten ondersteunen door gegevens. De subjectieve reacties die Leesman verzamelt, van gebruikers van kantoren tot de realiteit ter plaatse, blijven van essentieel belang. Maar in combinatie met gegevensinput op basis van sensoren en automatische algoritmen beschikken klanten en hun adviseurs nu over meer feedback dan ooit om te beslissen.

Een mix van gebruikersperceptie en meetgegevens leidt tot een krachtige diagnose om een werkplek te optimaliseren, zowel wat de kosten betreft als op het vlak van comfort. Dat kan ook gedetailleerd inzicht in de diepere oorzaken van de ontevredenheid opleveren. Een lage tevredenheidsscore voor vergaderzalen vertelt niet of er te weinig vergaderzalen zijn, of er een gebrek aan apparatuur is, noch of het er te warm of te koud is. En een activiteit zoals ‘geplande meetings’ kan laag scoren als gevolg van een omslachtig reserveringssysteem, een gebrek aan geschikte ruimten, of zelfs omdat het personeel het gevoel heeft dat die meetings tijdverspilling zijn.

Gegevensverzameling en -analyse

Gegevens op microniveau kunnen uit verschillende bronnen worden gehaald:

  • De inzameling van menselijke gegevens kan de bezetting, de activiteiten, de interacties en de geluidsniveaus meten. De ABOOT™-methode, waarop MCS een octrooi heeft, meet deze parameters frequent in alle formele en informele werk- en meetingruimten.
  • Instrumenten voor het ‘internet van de dingen’ kunnen permanent variabelen monitoren zoals:
    • het ruimtegebruik (met PIR-bezettingssensoren, passagecamera’s om personeel te tellen of via indoorpositionering);
    • werkplekcomfortparameters: temperatuur, licht, luchtkwaliteit, geluidsniveaus, enz.;
    • energieverbruik.
  • Onmiddellijke gebruikersfeedback kan worden verzameld via knoppen of touchscreens ‘tevreden/niet tevreden’.

Opgeslagen in een platform voor big data, waar alles kan worden verwerkt, geanalyseerd en gevisualiseerd om verbanden en patronen aan het licht te brengen, wordt de output snel in een context geplaatst en geeft een gedetailleerder inzicht in de manier waarop de werkplek voldoet aan de gebruikersbehoeften.

beslissen op basis van gegevens

 

Gezondheidscheck van de werkplek

De meeste studies gebeuren momenteel rond een kapitaalproject en zijn ontworpen om nieuwe ontwerpprojecten te ondersteunen. Deze vluchtige, tijdsgebonden onderzoeken zijn nuttig, maar zouden nog nuttiger zijn als de relevante instrumenten ook daarna behouden bleven. Aangezien de kosten voor sensortechnologie dalen, zou het gebruik daarvan voor specifieke kapitaal- en ontwerpprojecten moeten toenemen. Door een verdere toename zullen medewerkers langzaam aanvaarden dat sensoren niet worden gebruikt om hen te meten, maar om de omgeving te meten en hoe goed de omgeving hen ondersteunt. Weinig of geen organisaties zijn als statisch te beschouwen. Ze ontwikkelen nieuwe diensten, vereenvoudigen procedures, vergroten afdelingen en laten andere verdwijnen.

Maar hoe vaak wordt getoetst of de ruimte nog voldoet aan de functionele behoeften van elke bedrijfstak? We geloven dat we steeds vaker zullen zien dat dit jaarlijks gebeurt als onderdeel van een controle van de gezondheid op de werkplek. We denken dat toonaangevende bedrijven vervolgens geleidelijk zullen overgaan tot een voortdurende, real-time monitoring, met organisaties die willen investeren in instrumenten die de functionele doeltreffendheid van de werkplek optimaliseren en helpen bijdragen aan verdere prestaties van het bedrijf.

Over de auteur:

Steven Lambert | COO | MCS Solutions

Steven heeft 20 jaar ervaring in het leiden van operationele transformatieprojecten voor Fortune 1000-bedrijven in Europa en in de VS. Nadat hij in 2001 afstudeerde aan de Wharton Business School, werkte hij met toonaangevende technologiebedrijven om hun dienstverlening te hervormen. Sinds 2012, is Steven COO en partner van het software- en technologiebedrijf MCS Solutions waar hij de wereldwijde activiteiten in FM-adviesdiensten en invoering van IWMS-software leidt. Steven.Lambert@MCSsolutions.com