In enkele woorden: dat hangt ervan af. Lees verder voor een uitgebreider – en interessanter – antwoord.

Kantoorruimtebezetting

Bezetting leert ons of beschikbare ruimten op een bepaald moment in gebruik zijn (bezet) of leeg staan. Uiteraard is inzicht in bezetting cruciaal om te bepalen hoe groot uw kantoor echt moet zijn voor het personeel dat erin werkt. Deze statistiek biedt in feite een goed inzicht in het gebruik van ruimte:

  • wat de beschikbaarheid betreft (vb.: kamer is 60 % bezet, 40 % leeg)
  • wat de capaciteit betreft (vb.: slechts 2 of 3 personen in een vergaderruimte die plaats biedt aan 10 personen)
  • op drukke momenten vergeleken met het gemiddeld gebruik
  • per type ruimte (vb.: werkstations, grote vergaderzalen, lokalen voor kleine vergaderingen en om samen te werken, cockpits, bubbels of lokalen voor geconcentreerd werken, lokalen voor informele vergaderingen en ruimten voor een informeel gesprek)

 

bezetting versus activiteiten
Door de bezetting continu te registreren met sensoren kunt u trends en evoluties monitoren. Met die gegevens kunt u de effectiviteit van de ruimte en het courant gebruik van de werkplek valideren.

Door de gegevens te visualiseren, ziet u bijvoorbeeld welke ruimten onderbezet en welke overbezet zijn. Stel dat er volgens de gegevens te weinig kleine vergaderzalen zijn. Als snelle oplossing kunt u een groot lokaal in twee verdelen met een scheidingswand of investeren als de onderbezetting te wijten is aan comfortfactoren zoals de kwaliteit van de lucht, de akoestiek of de temperatuur. In een op activiteiten gebaseerd kantoor kunt u aan de hand van de bezettingsgegevens ook de optimale verhouding bureau/medewerker vaststellen of valideren.

Door de bezetting objectief te meten, kunt u zien of u eventueel moet upgraden of verkleinen om de kosten te verlagen of de productiviteit te verbeteren. Maar – en wat u ook wordt verteld bezettingsgegevens alleen volstaan niet voor een nieuw werkplekconcept.

Het gebruik van de werkplek

Om een optimaal werkplekconcept te ontwikkelen, moet u in feite perfect weten hoe uw personeel werkt. Daarvoor is inzicht in de werkplekactiviteiten en interacties op basis van gegevens nodig – niet alleen inzicht in de bezetting.

Als u overweegt om een nieuwe ruimte te huren of uw bestaande werkplek te verbouwen, is het dus van cruciaal belang dat u niet alleen de bezetting meet, maar ook begrijpt hoe mensen de werkplek gebruiken en hoe de werkplek die activiteiten ondersteunt of hindert. U moet dus inzicht krijgen in dingen zoals: Welke impact heeft lawaai op de concentratie van de medewerkers? Welke samenwerkingspatronen zijn er binnen en tussen teams? Hoe mobiel is het personeel? Hoe gebruiken medewerkers technologie? Zijn er teamspecifieke behoeften?

Alleen met nauwkeurige antwoorden op deze vragen kunt u een ontwerper of architect aanwijzingen geven om een fysieke werkplek te creëren die niet alleen esthetisch voldoet, maar ook doeltreffend is.

Een bedrijf zoals MCS Solutions verzamelt gegevens van mensen (ABOOT™-methode) in combinatie met sensorgegevens en software voor ruimtebeheer om:

  • bezetting, activiteiten, interacties en geluidsniveaus te meten
  • deze gegevens te visualiseren op plannen en dashboards en de verhouding ruimte/bezetting te benchmarken
  • ruimtebehoefte te berekenen, vereiste types ruimte te definiëren en een optimale mix daarvan te bepalen.

Dat leidt, in combinatie met interviews/workshops en enquêtes bij medewerkers, tot bouwstenen om een levendige, doeltreffende en aangename werkplek te creëren.

In een volgend artikel bekijken we hoe gebruikersfeedback kan worden gekoppeld aan het meten van gegevens op microniveau om een beslissing te onderbouwen en te zorgen voor een goede werkplek.

Vragen of opmerkingen? Neem gerust contact met ons op.