De onderhoudsfunctie in facility management krijgt niet altijd de waardering die het verdient. Bedrijfsleiders beschouwen onderhoud doorgaans als een element van laag strategisch belang. Zolang alles functioneert, schenkt het C-level – en het personeel in het algemeen – er weinig aandacht aan.

Bovendien lijken we vaker reactief onderhoud (iets dat stuk is repareren) te erkennen dan proactief onderhoud (een probleem halt toe roepen nog voor het zich kan voordoen). Toegegeven, het “blussen van brandjes” is beter zichtbaar en mag er misschien “heldhaftiger” uitzien, maar het in eerste instantie voorkomen van “brandjes” levert meer waarde op.

Gelukkig groeit het inzicht dat strategisch assetmanagement en proactief onderhoud een aanzienlijke bijdrage kunnen leveren aan het succes van een bedrijf, dat het management deze elementen daarom in het planningsproces van het bedrijf moet opnemen, en dat onderhoudsbeheerders de juiste software en technologische tools nodig hebben om de beste resultaten te boeken.

CMMS: het integreren van facilitair onderhoud

Een onderhoudsbeheersysteem (CMMS) stelt organisaties in staat om alle relevante gegevens op een gestructureerde manier op één plek te bundelen. Hieronder vallen het type en de conditie van assets, een volledige onderhoudshistoriek en kosten, locatie en nalevingsdocumentatie. Het bundelen van gegevens op één plek zorgt voor een betere planning en betere gegevens, waardoor de levenscyclus en kosten van assets worden geoptimaliseerd.

Het integreren van onderhoud in facility management, vastgoed- en werkplekbeheer vormt een onmisbaar component van een proactieve strategie. De technologie om dit allemaal te verwezenlijken is voor handen. Een onderhoudsbeheersysteem dat deel uitmaakt van een geavanceerd geïntegreerd managementsysteem voor werkplekken (IWMS) biedt een effectief platform voor het delen van informatie binnen de gehele organisatie en helpt bij het richten van het onderhoud op de juiste doelstellingen.

Integratie is hier het sleutelwoord. Onderhoud is op verschillende manier aan andere processen en activiteiten gelinkt. Enkele voorbeelden: helpdeskondersteuning, dienstverlening, werkplekcomfort en -productiviteit, vastgoedbeheer en energiebesparing. Een afgeschermde benadering maakt het onmogelijk om al deze connecties te zien en hun impact te begrijpen.

Kostenbeheer (onderhoudsefficiëntie)

Onderhoudsbeheerders die met aanzienlijke budgetten (arbeid, onderdelen, contractanten) en uiteenlopende prioriteiten moeten omgaan, hebben behoefte aan een modern assetmanagementsysteem om kostenefficiënt onderhoud te plannen en te realiseren.

Het opvolgen van assets en hun conditie maakt het mogelijk om onderhoudsintervallen te optimaliseren. Hierdoor worden geringe gebreken aangepakt nog voor ze op ernstigere problemen uitdraaien. Het stukgaan van een goedkoop onderdeel kan bijvoorbeeld aanleiding geven tot het defect raken van andere duurdere systeemonderdelen. Zonder preventief onderhoud kunnen de herstellingskosten al snel hoog oplopen.

Ongepland onderhoud dat in allerijl wordt uitgevoerd wanneer problemen zich voordoen is duurder en van mindere kwaliteit. Het tijdig uitvoeren van herstellingen op kleine schaal vermindert de noodzaak aan volledige moderniseringen en vervangingen, terwijl de kosten geregistreerd en geanalyseerd kunnen worden. Dit maakt het gemakkelijker te beslissen of kosten gedrukt kunnen worden door een asset te vervangen in plaats van het te blijven herstellen.

Levensduur van assets (onderhoudseffectiviteit)

Weldoordachte en goed geplande onderhoudsactiviteiten verlengen de levensduur van assets en stellen de noodzaak aan dure vervangingen of moderniseringen uit. Daarnaast wordt ook uitvaltijd geminimaliseerd, waardoor de productiviteit ondersteund wordt en de beleving van de werkplek verbetert.

Proactief onderhoud

De meeste onderhoudswerkzaamheden waaraan geen effectief onderhoudsbeheersysteem (CMMS) is verbonden, worden reactief uitgevoerd (laten stukgaan). CMMS-software daarentegen maakt proactief onderhoud mogelijk door middel van assetmonitoring, inspecties en zelfs sensorgegevens. Daarnaast ondersteunt de software doeltreffende communicatie tussen het facilitair team en de technische dienstverleners.

Een CMMS verstuurt kennisgevingen en genereert werkbonnen voor gepland onderhoud op een geautomatiseerde manier: geen risico op vergeten… Goede CMMS-software biedt ook dynamische planningstools met de mogelijkheid voor resourcetoewijzing op basis van vaardigheden. Hierdoor is het eenvoudig om taken toe te wijzen op basis van de locatie, beschikbaarheid en vereiste vaardigheden van technici, evenals de beschikbaarheid van onderdelen die nodig zijn om de werkopdrachten uit te voeren.

Bovendien stelt de software organisaties in staat om een meerjarenbudget en -planning op te stellen en op de nodige kapitaalinvesteringen te anticiperen.

Reactief onderhoud

Niet alle herstellingen of vervangingen kunnen of moeten proactief gebeuren. Het aandeel onderhoudsactiviteiten dat het best reactief wordt doorgevoerd, kan worden verbeterd door nauwe integratie met de helpdesk en met het voorraadbeheer van reserveonderdelen.

Gebruiksvriendelijke helpdesksoftware, die alle aanvragen centraliseert en best practice-sjablonen per type aanvraag biedt, kan het percentage geslaagde reparaties verhogen en de tijd voor het afhandelen van tickets aanzienlijk verkorten.

Daarnaast maakt een voorraadbeheermodule het mogelijk om onderhoudsvoorraad centraal te beheren, beoogde voorraadniveaus te monitoren en aan te houden, en om technici eenvoudig toegang te verlenen tot het materiaal dat ze nodig hebben. Dit alles is zelfs mogelijk vanaf een smartphone.

Tot slot kan u door middel van geautomatiseerde SLA-monitoring nagaan of contractanten de overeengekomen prestatieparameters naleven.

Het gebruik van een CMMS voor het automatiseren van activiteiten en het stroomlijnen van workflows

Het gebruik van een CMMS voor het automatiseren van activiteiten en het stroomlijnen van workflows

Productiviteit van technici in het veld

Er zijn slechts een paar domeinen waar mobiele tools een nog groter verschil maken dan binnen onderhoudsbeheer. Mobiele apps die in een CMMS geïntegreerd zijn verhogen de productiviteit door:

  • Directe toegang tot alle relevante informatie terwijl u onderweg bent, vanaf een smartphone of tablet
  • Het vervangen van manuele handelingen met pen en papier door digitale mogelijkheden voor conditiemeting, schade-inspecties, opstellen van de inventaris, voorraadbeheer, etc.
  • Mogelijkheden in het veld voor de aanmaak van tickets en werkbonnen, waardoor problemen sneller kunnen worden opgelost
  • Aansturing, oriëntatie en gestandaardiseerde werkprocedures op basis van best practices van de sector
  • Realtime loggen van gegevens (zoals tijd en kosten), waardoor de nauwkeurigheid verbetert en dubbel werk wordt vermeden
  • Snelle toegang tot assetinformatie (locatie, afbeeldingen, specificaties, etc.) dankzij het scannen van QR-codes
  • Verbeteren van kwaliteitscontrole, onder meer door middel van GPS-coördinaten en de digitale handtekening van de klant

Lokalisatie van assets en naleving

Dankzij CMMS-software is het mogelijk om assets in CAD en BIM te lokaliseren en ermee te interageren, en om assets toe te wijzen aan locaties, afdelingen, events, etc. Met de software kan u alle assets en de daaraan verbonden gegevens monitoren in een ‘single source of truth’ en kan u de resultaten en audits van inspecties eenvoudig achterhalen en nalevingsrapportage stroomlijnen.

Integratie van sensorgegevens van gebouwbeheersysteem of IoT met CMMS

Organisaties kunnen nu eenvoudig draadloze sensoren in gebouwen installeren en ze integreren met het CMMS. Zulke sensoren bieden realtimegegevens op microniveau over omgevingscondities en de status van uitrusting, die waarschuwingen kunnen triggeren en werkbonnnen kunnen genereren. Na verloop van tijd vertonen de verzamelde gegevens trends en patronen die het facilitair onderhoud kunnen verbeteren.

Rapportage en continue verbetering

Met een CMMS kan u systematisch gegevens verzamelen (bijv. activiteiten, kosten, tijd, verbruik, kwaliteit, bedrijfstijd, …), deze gegevens in bruikbare informatie omzetten en de resulterende inzichten gebruiken om assetmanagement te optimaliseren.

Geautomatiseerde KPI-monitoring vereenvoudigt het opvolgen van service level agreements en helpt u bij het implementeren van een resultaatgerichte onderhoudsstrategie. Door het verwerken van best practices en standaarden, zullen CMMS-rapportages en dashboards u inzicht verschaffen, u in staat stellen te benchmarken en de performantie te verbeteren.

MCS helpt organisaties bij het verbeteren van de vastgoedperformantie dankzij synergieën tussen deskundig advies en innovatieve software. Neem contact met ons op voor meer informatie.